Automatisierung der Poststelle

Langsame Prozesse in der Poststelle? Digitalisierung ist die Antwort.

Fehler passieren nun einmal. Post wird verlegt oder verschwindet unter einem Haufen Unterlagen auf dem Schreibtisch des Vorgesetzten. So gelangen Terminsachen nicht rechtzeitig an ihren Bestimmungsort. Die meisten Poststellen haben mit uralten Problemen zu kämpfen. Doch diese lassen sich vermeiden.

Schnellere Kommunikation durch Automatisierung

Automatisieren Sie die Poststelle und erhalten Sie Informationen, sobald diese im Unternehmen eingehen. Schnellere Reaktionen bedeuten dankbare Kunden, zufriedene Lieferanten und informierte Geschäftspartner. Werden alle eingehenden Informationen in einer zentralen Stelle bearbeitet, erreichen sie die richtigen Mitarbeiter und Systeme schnell, sodass die nächsten Schritte ausgelöst werden können. Das Beste an einer digitalen Poststelle ist jedoch, dass eintönige Arbeiten beschleunigt oder ganz vermieden werden – z. B. die Indexierung oder das Sortieren von Post als Rechnung, Antrag, Kontoeröffnung, Vertrag oder Bestellung, um sie dem richtigen Workflow zuzuführen.

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Größere Produktivität in der Poststelle

Wenn der Betrieb der Poststelle automatisiert wird, lassen sich Transparenz und Kontrolle erreichen. Mitarbeiter haben so mehr Zeit, Kunden zu unterstützen, weil der Aufwand für das Erfassen, Erheben, Sortieren, Kopieren, Benennen und Eingeben von Daten geringer ist. Auch in Zeiten großer Ungewissheit können Unternehmen so ihren Geschäftsbetrieb optimieren, Prozesse straffen und sich mithilfe neuer Technologien und Innovationen weiterentwickeln. Elastizität im Unternehmen ist dabei unabdingbar, denn nur so ist die Anpassung an ständig wechselnde Bedingungen möglich.

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Anwenderberichte

„Früher hat die Bereitstellung viele Stunden gedauert, als zehn Instanzen jeweils einzeln bereitgestellt werden mussten. Mithilfe von Ephesoft Transact erfolgt dieser Prozess nun zentral und minutenschnell.“ – Anwender an einer US-amerikanischen Behörde

zufriedene Kunden durch Automatisierung der Poststelle

Personalkosten der IT

zentrales System

Skalierbarkeit während COVID-19

potenzielle Einsparungen

schnellere Entscheidungen

Indexierungsaufwand

Bundesbehörde in den USA

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Diese Behörde bearbeitet mithilfe von Ephesoft pro Jahr über 450.000 Dokumente mit insgesamt über 61 Millionen Seiten.

State Workforce Agency

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Diese Behörde in einem US-amerikanischen Bundesstaat vermittelt Arbeitssuchende und hat die Prozesse in der Poststelle der für Leistungsbewilligung zuständigen Abteilung und der Rechtsabteilung optimiert.