Digitale Transformation von Archivgut
Papierform erschwert den Umgang mit Archivgut
In Lagern und Aktenschränken auf der ganzen Welt stapeln sich Aufzeichnungen, Archivgut, Dateien und physische Dokumente. Da solche Daten nicht durchsuchbar sind, ist die Suche nach benötigten Informationen nahezu unmöglich. Außerdem dauern die manuellen Prozesse ewig und es besteht stets das Risiko, gegen die neuen Datenschutzgesetze zu verstoßen.
Für Behörden und Unternehmen auf der ganzen Welt, die riesige Mengen an Unterlagen in Papierform haben, besteht dabei das größte Risiko. Dies gilt für die verschiedenen Staats- und Landesarchive oder das Bundesarchiv, aber natürlich ebenso für Unternehmensarchive. Die Digitalisierung von Archivgut dient dem Schutz und der Sicherung von Archivalien und ermöglicht eine verbesserte Zugänglichkeit und Nutzung der Informationen. Wie ist Ihre Organisation für die Digitalisierung aufgestellt?
Digitalisierung ist ein Kinderspiel
Für den Dienst am Bürger sollten öffentliche Einrichtungen und Behörden moderne Technologien einsetzen, um die digitale Transformation zu beschleunigen. Dies kann in kritischen Zeiten essentiell sein, um schnell zu agieren. Zu nennen sind hier etwa Finanzdienstleister, Hypothekenbanken, Versicherungen, Bildungseinrichtungen und das Gesundheitswesen.
Die Vorteile
Daten automatisch klassifizieren, indexieren und extrahieren
Auf manuelle Dateneingabe verzichten
Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung
Kosten für die Lagerung von Schriftgut senken
Daten durchsuchbar machen
Gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen entsprechen
Mitarbeiter für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung einsetzen
Nutzern und Kunden eine hervorragende digitale Erfahrung bieten
Archivverwaltung
Staats- und Bundesarchive
Schriftverkehr und Post
Fallmanagement
Langzeitarchivierung von Dokumenten in einem zentralen Repository
Patientenakten
Personalunterlagen
Unterlagen im Rahmen von Hypotheken und Immobilien
Verträge
Unterlagen zu Versicherungsansprüchen
Rechnungen und Finanzunterlagen
Wissenschaftliche Qualifikationen und Auszüge aus dem Studierendenregister
Formulare im Unternehmen
Business Process Organizations (BPOs)
Bilder, Landkarten, Architekturentwürfe und Konstruktionszeichnungen
Audits und Compliance
„Unsere Aufgabe ist es, unsere Kunden zu verstehen und sie bestmöglich zu unterstützen. OPM hatte Dokumente mit Millionen von Seiten, die manuell verarbeitet werden mussten. Daher war eine ausgeklügelte, aber einfache Lösung erforderlich, um die Daten automatisch zu erfassen, zu klassifizieren, zu validieren und zu exportieren. Hierfür war Ephesoft mit Abstand am besten geeignet. Mithilfe der Plattform von Ephesoft konnten wir unzählige Mitarbeiterstunden für die manuelle Erfassung einsparen.“ – Tom Flitter, Director of Information Technology & Integration bei TASC
State Workforce Agency
Eine Behörde der State Workforce Agency ersetzt das bestehende System, um die Zusatzleistungen für Mitarbeiter und die Formulare der Rechtsabteilung zu automatisieren. Damit entfällt nun die manuelle Indexierung.
TASC
Ein Unternehmen, das große US-amerikanische Behörden und den öffentlichen Dienst bei der Prozessoptimierung unterstützt, hat die Bearbeitung von Anträgen, Formularen sowie Steuer- und Finanzunterlagen für gemeinnützige Kampagnen und Prozesse automatisiert.
Bundesbehörde in den USA
Diese Behörde bearbeitet mithilfe von Ephesoft pro Jahr über 450.000 Dokumente mit insgesamt über 61 Millionen Seiten.
Bristol City Council
Behörde digitalisiert und archiviert komplexe Unterlagen zu Immobilienbesitz und Vermietung und extrahiert zentrale Informationen – bei geringeren Kosten.
