Erfolgsfaktor Geschwindigkeit. Beschleunigen Sie Ihr Unternehmen. SharePoint, Office 365 und OneDrive werben mit einem überzeugenden Vorteil für ihre Inhaltsdienste – Content Velocity. Damit wird ein Trend bezeichnet, bei dem Geschwindigkeit und Nutzen von Inhalten zunehmen, während diese erstellt, bearbeitet, wiederverwendet und dabei wertvoller werden.

Nach dem ersten Trägheitsgesetz von Newton bleibt ein Körper solange in Ruhe, bis eine externe Kraft auf ihn einwirkt. Ephesoft Transact kann diese Kraft sein, mit der träge Inhalte in Bewegung versetzt werden.

Microsoft hat die vier Grundsätze von Inhaltsdiensten definiert – Analysieren, Erstellen, Koordinieren und Schützen. Inhaltsdienste auf SharePoint, Office 365 und OneDrive basieren auf diesen Grundsätzen. Als Charter Member des Microsoft Content Services Partner Programms liefert Ephesoft die Tools, über die jedes Unternehmen verfügen sollte, um solide, funktionale und verwertbare Datensätze zu generieren.

Analysieren

SharePoint dient zur intelligenten Analyse, Erschließung, Weiterverwendung, Suche und Entsorgung von Inhalten. Solche Lösungen sind jedoch nur so gut, wie ihre Inhalte. Der Erfolg hängt von leichten, einheitlichen Verfahren ab, mit denen Sie die Inhalte Ihren Prozessen und Systemen zuführen. Die Analyse von Inhalten, die in Geschäftsprozesse einfließen, ist die wesentliche Grundlage aller Unternehmen. Dies ist nur durch intelligente Dokumenten- und Datenerfassung möglich. Ephesoft Transact verwendet eine Erfassungslösung, die auf überwachtem maschinellem Lernen basiert und damit eine Fülle von Möglichkeiten für die Analyse schafft. Smart Capture® von Ephesoft sorgt für die Erfassung von Dokumenten für SharePoint und bietet die automatisierte Weiterleitung der Dokumente in das Ablagesystem Ihrer Wahl. So können Anwender die Inhalte von Ordnern, E-Mail-Konten, Content-Management-Systemen, Mobilgeräten und natürlich auch Kopiergeräten und Scannern analysieren.

Erstellen

Mithilfe von SharePoint werden Dokumente und Bibliotheken erstellt. Ephesoft Transact identifiziert und sortiert Dokumente und stellt Korrelationen her. Die Klassifizierung der Dokumente erfolgt automatisch. Die Daten werden sofort extrahiert und mit den Metadatenfeldern von SharePoint, mit Entitäten in Microsoft Dynamics sowie mit Excel-Tabellen oder sogar Microsoft Flow abgeglichen. Ephesoft Transact vereinfacht diesen Prozess – Sie müssen kein Entwickler sein, um von den Vorteilen dieser Technologie zu profitieren.

Koordinieren

Microsoft wirbt für strukturierte Teamarbeit mithilfe gemeinsamer Dokumentenerstellung, Metadaten, Gruppen, Taxonomie und Microsoft Flow. Legt man dies als Leitfaden zugrunde, können Informationen zentral mit Tags markiert, klassifiziert und strukturiert in diesen Bibliotheken abgelegt werden. Die automatische Markierung von Inhalten mittels Tags und die Vermeidung von Fehlern bei der manuellen Bearbeitung ermöglicht einen völlig anderen Umgang der Unternehmen mit wachsenden Mengen an in Dokumenten enthaltenen Informationen, für die eine Strategie für eine intelligente Erfassung erforderlich ist.

Ephesoft Transact nutzt überwachtes maschinelles Lernen, um zentrale Informationen in Ihren physischen und digitalen Dokumenten zu klassifizieren und zu extrahieren. Diese rein browserbasierte Anwendung erfordert keinen zusätzlichen Platz und läuft auf Ihren Servern hinter Ihrer Firewall oder in der Cloud. Benutzer können Teams und Dokumente nur dann koordinieren und korrelieren, wenn die Dokumente mithilfe von Tags gekennzeichnet sind. Durch die Automatisierung dieses Prozesses erleichtern Sie den Wissensarbeitern die Arbeit. Gleichzeitig verbessern Sie die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und stärken Ihre Revisions- und Compliance-Maßnahmen.

Schützen

Audits und Compliance sind integraler Bestandteil der Bemühungen, die Risiken im Lebenszyklus von Inhalten zu verringern. Unternehmen mit starker Compliance richten Sicherheitsverfahren bei allen Dokumenten ein, die mit großen Risiken verknüpft sind. Zudem machen sich solche Firmen Gedanken, wie sie künftige Dokumente und personenbezogene Daten am besten schützen. Organisationen müssen auch Echtzeit-Verfahren implementieren, um risikobehaftete Dokumente zu identifizieren und zu klassifizieren, beispielsweise solche mit personenbezogen Daten. Die Erkennung dieser Dokumente im Rahmen von Routineprozessen muss ermöglicht werden, um Risiken zu reduzieren.  Mithilfe von Ephesoft können Sie Web Services in der Cloud oder On-Premises in Ihre Systeme integrieren. Dies ist besonders relevant, wenn Sie bedenken, an wie vielen unterschiedlichen Orten Ihre Dokumente liegen:

  • Netzwerkordner
  • Lokale Ordner
  • E-Mails und Anhänge
  • Technologien zur Synchronisierung wie Box, OneDrive, Dropbox und Google Drive
  • Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM), Inhaltsdienste und Dokumenten-Management (DM).
  • Branchenspezifische Systeme, in denen Dokumente abgelegt werden

Um das mit diesen Orten verbundene Risiko effektiv zu bewerten, automatisieren wir Textkonvertierung und Ausnahmen mithilfe eines Votierungs- und Konfidenzmoduls. Proprietäre Systeme könnten diese Orte niemals vollständig durchsuchen. Doch mit unserer offenen Architektur bieten wir unübertroffene Flexibilität. So können Sie die Lösungen nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ändern und anpassen.

Microsoft vergrößert den Funktionsumfang von SharePoint und OneDrive ständig weiter, um die Sichtbarkeit von Inhalten über eine moderne Team-Site zu optimieren, die entscheidende Dokumente an die Oberfläche holt und Ihr Unternehmen damit produktiver macht. Diese Vorteile können nur genutzt werden, wenn die zentralen Dokumente, die Sie benötigen, dem System überhaupt erst einmal zugeführt werden. Mithilfe der OpenAPIs von Ephesoft können Citizen Developer eine vereinfachte Integration und moderne Dokumentenerfassung mit Anwendungen einrichten, die mit OpenAPIs kompatibel sind, einschließlich Workflowlösungen, die mit Microsoft Flow arbeiten.

Ephesoft bietet eine einfache Schnittstelle für Web Services, die eine mit Swagger/OpenAPIs kompatible Integration der Dokumentenerfassung ermöglicht, damit Dokumente klassifiziert und Informationen extrahiert werden können. Durch diese einfache Anwendung entwickelt sich die Dokumentenerfassung weg vom veralteten, zentralisierten oder verteilten Ansatz hin zu einem allgegenwärtigen, transaktionalen Modell. Die Erfassung ist möglich, wo und wann es erforderlich ist – und sie ist stets verfügbar. Wenn Sie jetzt Rechnungen (oder andere Dokumente) nach SharePoint oder OneDrive scannen, erfolgt die Digitalisierung, Trennung, Zuordnung und Klassifizierung der Dokumente automatisch. Dadurch ist jederzeit Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen möglich. Smart Capture® ist der erste Schritt für Content Velocity.

Ephesoft ist ein Microsoft Gold Cloud Plattform Partner sowie ein Charter Member des Content Services Partner Programms. Das überwachte, KI-basierte maschinelle Lernen von Ephesoft unterstützt die Erfassung der in Unternehmen vorhandenen Inhalte und die Erschließung von Daten. Unsere innovativen Lösungen in Verbindung mit Produkten von Microsoft – wie Microsoft SharePoint, Microsoft Flow, Microsoft Dynamics und Microsoft Azure – liefern unseren Kunden greifbare Ergebnisse.

 

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