Als Logistikunternehmen, das seine Kunden mit Frachtdienstleistungen und Supply-Chain-Management unterstützt, waren die Dokumentenprozesse bei MIQ komplex. Das Unternehmen wollte diese daher optimieren. MIQ ist in und zwischen 80 Ländern aktiv und erhält täglich Hunderte von Frachtkostenrechnungen. Deshalb war MIQ bestrebt, die Dateneingabe der Frachtkostenrechnungen zu automatisieren und eine Archivierung einzuführen, um so seine Zahlungsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus suchte MIQ nach einer Lösung, die das Unternehmen weitgehend selbst implementieren und intern verwalten konnte.

Die Informationen auf den Rechnungen der unterschiedlichen Frachtführer stimmten nur sehr beschränkt überein – etwa 90 % der Informationen wichen voneinander ab. Daher war der manuelle Aufwand für den Abgleich der Rechnungen mit den Sendungen und für die Dateneingabe sehr groß. Diese manuellen Aufgaben waren ineffizient und fehleranfällig.

Der Prozess umfasste den Ausdruck von per E-Mail erhaltenen Rechnungen, handschriftliche Vermerke wichtiger Informationen und die Weiterleitung an unterschiedliche Abteilungen. Schließlich mussten die Rechnungen noch sortiert und im Archiv abgelegt werden. Dieser Prozess war für die Mitarbeiter sehr zeitaufwändig und erschwerte das spätere Auffinden der Originaldokumente. Zudem verlängerte sich dadurch das Begleichen von Außenständen, was negative Auswirkungen auf den Cashflow hatte.

Eine einwöchige Bedarfsermittlung während des Initial Consulting Engagement (ICE) von Zia zeigte, wie die bestehenden Prozesse bei MIQ funktionierten und welche Art von Effizienzsteigerungen sich das Unternehmen erhoffte. Wie Zia feststellte, benötigte MIQ ein System, das für Anwender sehr einfach zu bedienen war. MIQ musste in der Lage sein, Rechnungen einzuscannen und Tags für Metadaten einzusetzen, die an SharePoint übertragen werden konnten. Außerdem mussten die zuständigen Abteilungen informiert werden, dass die Dokumente zur Überprüfung bereitstanden. Ephesoft Smart Capture wurde als optimale Lösung identifiziert, da diese Software die automatische Klassifizierung, Trennung, Sortierung und die Extraktion von Informationen aus Dokumenten in Papierform, gefaxten Unterlagen und elektronischen Dokumenten ermöglichte.

Um eine erfolgreiche Implementierung des Systems sicherzustellen und Führungskräfte in Bezug auf seine Nutzung anzuleiten, reisten die Mitarbeiter von MIQ für eine einwöchige Schulung nach Boulder, Colorado (USA). Zia und MIQ erarbeiteten gemeinsam den besten Ansatz, um den ECM-Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Die Implementierung erfolgte in zwei Phasen in zwei unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Während der ersten Phase entwickelte Zia ein System mit robusten Eigenschaften, das einfach zu bedienen war. Am Standort des Kunden nahm Zia umgehend einen effizienten Kick-off des Projekts vor und informierte sich genau über die Anforderungen. Nachdem die Schwerpunkte feststanden, konzentrierte sich Zia auf Aspekte, die eine möglichst schnelle Umsetzung der Lösung ermöglichten.

Innerhalb von drei Monaten war die erste Phase soweit abgeschlossen, dass das Systems eingeführt werden konnte. Die zweite Phase des Projekts wurde im Verlauf von weiteren drei Monaten umgesetzt, wobei nur noch minimale Unterstützung seitens Zia erforderlich war. MIQ hat nun die gewünschte Lösung für seine Dokumentenprozesse, nach der es gesucht hatte.

Nachdem beide Phasen der Lösung bei MIQ mehrere Monate im Einsatz waren, zeichneten sich sehr positive Ergebnisse ab. Dokumente werden nun eingescannt, E-Mails direkt in Ephesoft hochgeladen und Notizen dort erfasst, damit die entsprechenden Abteilungen leicht darauf zugreifen können.

Mitarbeiter müssen Dokumente nicht länger ausdrucken, Notizen anbringen, die Unterlagen weiterleiten und archivieren. Dies spart wertvolle Zeit der Mitarbeiter sowie Papier- und Druckkosten. Mitarbeiter können die Zeit, die sie früher mit eintönigen Aufgaben verbracht hatten, für wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen.

Dank der Automatisierung sank die Fehlerquote bei der Dateneingabe und sämtliche bearbeiteten und empfangenen Dokumente sind im System sichtbar. Metadaten werden in Ephesoft getaggt und über eine robuste Integration an SharePoint gesendet. Dadurch wird die Suche vereinfacht und der Dokumentenabruf beschleunigt. Nachdem die Prozesse im neuen System schneller ablaufen, werden Frachtführer früher bezahlt, was sich positiv auf den Cashflow auswirkt.
„Wir konnten das Risiko verringern, dass Dokumente verlorengehen. Wir haben die Zeit für den Abruf und die Archivierung von Dokumenten verkürzt. Außerdem konnten wir die Fehlerquote senken und den Zahlungszeitraum für unsere Frachtführer verkürzen“, so Amy Franklin, Senior Business Analyst bei MIQ Logistics. MIQ ist mit der Lösung so zufrieden, dass es inzwischen eine dritte Phase plant, um seine Prozesse weiter zu optimieren.