Das System zur kontrollierten Wohnungslüftung mit effizienter Wärmerückgewinnung stammt von Systemair, einem der führenden Hersteller von Anlagen für Lüftungs- und Klimatechnik mit Niederlassungen in über 50 Ländern der Welt. Rund 5.500 Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz von 720 Mio. Euro (Geschäftsjahr 2016/17) mit den Marken Systemair, Frico, Fantech und Menerga. Die Produkte schaffen gutes Raumklima nicht nur in Wohngebäuden, sondern auch in Schulen, Büros, belüften Tunnels oder Metrostationen, wo sie zudem rauchfreie Fluchtwege im Brandfall gewährleisten.

Die Unternehmensgruppe mit schwedischen Wurzeln wächst kontinuierlich und vereint über 70 Firmen (Stand: Sommer 2018), von denen rund 46 Infor M3 nutzen – einem auf Produktfertiger spezialisierten ERP-System. Deren Betreuung und Weiterentwicklung übernimmt die zentrale IT-Abteilung, die u.a. am größten deutschen Standort im badischen Boxberg angesiedelt ist. Daniel Kranz verantwortet dort die Applikation in Hinblick auf das Dokumentenmanagement. „Wir sind ständig auf der Suche nach effizienteren Lösungen“, erläutert der Anwendungsentwickler.

Die fand er in Ephesoft Transact: Die moderne Plattform für Dokumentenerfassung und Datenextraktion liest Rechnungsdaten sowie Barcodes aus und übergibt sie validiert ans ERP-System. Die Capturing-Plattform durchlief im Jahr 2017 erfolgreich einen Pilot-Betrieb und wird seit März 2018 sukzessive ausgerollt. Im Endstadium wird die rein webbasierte Lösung als konzernweiter Standard für alle Infor M3 Nutzer verfügbar sein.

Im Zuge des Bestellprozesses fallen viele Dokumente an, die strukturiert ins zentrale Archiv einfließen müssen. Dazu nutzte Systemair eine selbst entwickelte Barcode-Lösung, mit der die IT jedoch unzufrieden war. „Eine Fehlerquote war im alten Tool nicht ersichtlich. Meist wurden Fehler zu spät oder gar nicht erkannt“, berichtet Daniel Kranz. Entsprechend häufig musste der Anwendungsentwickler aktiv werden – und zur Not die so genannten Barcode-Dokumente manuell indizieren.

Die Ursachen waren vielfältig ebenso wie der Umfang an Dokument-Arten, der vom Auftrag mitsamt E-Mail-Korrespondenz mit Lieferanten bis zum unterschriebenen Lieferschein aus der Logistik reicht. So las die Software mitunter falsche Barcodes aus. Denn die Layouts variieren stark je nach Verwendungszweck.

Auch die bestehende Software zur Rechnungserfassung stand auf dem Prüfstand, weil die Lizenz-Gebühren sowie die Betriebskosten zu hoch ausfielen. Einige Buchhaltungen hielten separate Arbeitsplätze vor, die lediglich fürs Capturing genutzt wurden. Zudem musste der Anwendungsentwickler für jeden neuen Lieferanten ein eigenes Template konfigurieren und das System anlernen.

Als der Infor Kundenbetreuer Ephesoft als neuen strategischen Partner für die Dokumentenerfassung präsentierte, horchte Daniel Kranz auf und informierte sich beim DACH-Team des Herstellers.

„Die offene Architektur von Ephesoft Transact eröffnet uns ganz neue Möglichkeiten, weil es sich leicht in unsere IT-Infrastruktur integrieren und über Web-Services erweitern lässt“, so der IT-Mitarbeiter. „Der webbasierte Ansatz passt ideal in unsere IT-Strategie.“

Das Lizenzmodell ohne Clickpreis gestaltet sich deutlich attraktiver, zumal die Capture-Lösung sowohl die Eingangsrechnungen als auch die Barcode-Dokumente automatisiert verarbeitet. Zudem lässt sich neue Dokumentenerfassung potenziell auf andere Fachabteilungen ausweiten. „Wir haben schon ein paar Ideen, aber müssen jetzt erst mal den Rollout für die beiden Anwendungsszenarien abschließen“, so der Anwendungsentwickler.

“Ephesoft Transact bietet ein interessantes Preis-Leistungs-Verhältnis und passt ideal in unsere IT-Strategie.”

— Daniel Kranz, Application Developer at Systemair GmbH

Daniel Kranz setzte im Sommer 2017 einen Piloten auf, um erste Erfahrungen zu sammeln. Ein Ephesoftmitarbeiter unterstützte die Implementierung, die als agile Entwicklung erfolgte. Der erfolgreiche Test überzeugte das Management in Schweden: Ephesoft Transact avancierte zur unternehmensweiten Lösung, um Dokumenten für Infor M3 zu erfassen. Als Konsequenz sollten die eigene Barcode-Lesung und das vorhandene Capture-Produkt abgelöst werden.

Im ersten Schritt rollte der Anwendungsentwickler die neue Lösung in vier deutschen Divisionen aus. Der Aufwand dafür hielt sich in Grenzen, weil sich die Konfiguration einfach kopieren lässt. „Das war eine Sache von wenigen Minuten“, resümiert der IT-Fachmann. Als Beispiel nennt er die E-Mail-Adresse für das zentrale Postfach, von dem Ephesoft Transact eingehende Rechnungen abholt und automatisiert verarbeitet.

Im Frühsommer 2018 folgten weitere Tochterunternehmen in Schweden und Italien; danach stehen Schweiz und Österreich an. Bis Mitte des Jahres 2019 sollen alle Divisionen mit Infor M3-Anwendern umgestellt sein.

Sie werden auf dem Ephesoft Server als unterschiedliche Mandanten geführt: Jede Division bekommt eine eigene Batch-Klasse zugewiesen, so dass die zuständigen User nur die eigenen Dokumente sehen und bearbeiten können.

Die bisherigen Erfahrungen sind für den Anwendungsentwickler vielversprechend: „Die Erkennungsquote ist extrem gut.“ Das liegt bei den Barcode-Dokumenten am neuen Validierungskonzept: Jedes Blatt enthält einen 1D- oder 2D-Barcode, der aus einer definierten Abfolge von Zahlen und Buchstaben besteht. Das System liest diesen Wert aus, gleicht ihn ab und übergibt den Wert ans ERP-System. Wurde ein Barcode mal nicht erkannt, so wird das Dokument im nächsten Schritt zusätzlichen auf Auftragsnummern oder Bestellnummern geprüft und diese extrahiert. In der Praxis bedeutet das nahezu 100 % Trefferquote. Außerdem vereinfacht sich die Zusammenstellung einzelner Dokumente zu einem Geschäftsvorgang.

Wichtige Performance-Kennzahlen kann Daniel Kranz im so genannten Report Monitor abrufen, was die Transparenz erhöht: „Jetzt wissen wir genau, wie viele Barcode-Dokumente anfallen“. Fast 40.000 Seiten monatlich sind es allein in den vier deutschen Divisionen. Die Lieferantenrechnungen summieren sich auf etwa 7.000 pro Monat. Hier liest Ephesoft die Kopf- und Fußdaten aus und gleicht sie mit den Stammdaten ab.

Ephesoft Transact ist offen für Modifikationen, die sich per Skripte realisieren lassen. „Das bietet uns viel Potenzial für künftige Erweiterungen“, freut sich der Anwendungsentwickler. Und letztlich reduziert sich der Administrationsaufwand, was ihm mehr Zeit für strategische Projekte lässt.

“Ephesoft ist ein wichtiger Bestandteil, um Eingangsrechnungen schnell ins System zu bringen und Barcode-Dokumente zu sämtlichen Prozessen effizient abzulegen.”

— Daniel Kranz, Application Developer at Systemair GmbH