Wer tr\u00e4umt nicht davon, mehr Anerkennung f\u00fcr seine Arbeit zu bekommen und mehr Geld oder Befugnisse zu erhalten? Mitarbeiter der Lieferantenbuchhaltung haben besonders gute Chancen, genau das zu erreichen \u2013 besonders wenn die Bearbeitung von Eingangsrechnungen bislang vornehmlich manuell erfolgt.<\/p>\n
Hier verraten wir Ihnen 5 praktikable Schritte, um den Heldenstatus zu erreichen:<\/p>\n
Schritt 1: Ist-Zustand detailliert beschreiben<\/strong><\/p>\n Nehmen Sie sich die Zeit, um routinierte Abl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung einmal genau zu dokumentieren:<\/p>\n Wenn Sie Papierrechnungen buchen:<\/p>\n Das sind viele Fragen, oder?<\/p>\n Aber der Aufwand lohnt sich. Denn die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der st\u00e4rksten Kostentreiber in Unternehmen und Organisationen. Sie liegen zwischen 1,90 und 12 Euro pro St\u00fcck, wie das Beratungsunternehmen PayStream Advisors<\/a>\u00a0im Oktober 2017 vorstellte.<\/p>\n Schritt 2: Kennzahlen gewinnen<\/strong><\/p>\n Anhand der Ergebnisse aus Schritt 1 gewinnen Sie nun Kennzahlen, die Sie Ihrem Chef vorstellen k\u00f6nnen. Denn der ist immer auf der Suche nach Ans\u00e4tzen, um den Aufwand und die Durchlaufzeiten zu senken, potenzielle Fehler zu vermeiden, den Status der Bearbeitung transparent darzustellen und Skonti zu ziehen. Je mehr die Rechnungslesung automatisiert ist, desto wahrscheinlich ist es, dass die Kosten erheblich sinken.<\/p>\n Am einfachsten lassen sich die Personalkosten f\u00fcr die Buchhaltung berechnen, wenn der n\u00f6tige Aufwand beziffert ist. Andere Aufw\u00e4nde sind schwerer zu erfassen und umzulegen wie zum Beispiel die Kosten der Verteilung \u00fcber Hauspost sowie der Aufwand f\u00fcr Genehmigungen und Freigaben.<\/p>\n Eine Automation der Verarbeitung eingehender Rechnungen rechnet sich immer. Der beste ROI ergibt sich ab einer Menge von 3.000 Rechnungen pro Monat mit der Tendenz: Je mehr Dokumente automatisiert ausgelesen werden, desto mehr sparen Sie.<\/p>\n Im Idealfall sieht der Ablauf so aus:<\/p>\n Zu pr\u00fcfen w\u00e4re zudem, ob sich die Rechnungslesung besser als Cloud-L\u00f6sung oder als Kauflizenz rechnet. Gerade bei kleineren Umf\u00e4ngen k\u00f6nnen Cloud und Capture-as-a-Service-Angebote kosteng\u00fcnstiger ausfallen.<\/p>\n Schritt 3: Daten verdichten<\/strong><\/p>\n Heute sind viel zu viele Informationen verf\u00fcgbar. Moderne Analyse-Tools helfen dabei, die n\u00f6tigen Daten schnell zu finden und abzurufen. Entwerfen Sie einen Plan, der den aktuellen und einen idealen zuk\u00fcnftigen Zustand beschreibt.<\/p>\n Finden Sie heraus, wer Ihre Ideen unterst\u00fctzen kann. Beispielsweise Ihre IT-Abteilung, ein Business Analyst oder Ihr Chef. Suchen Sie auch selbst nach passender Software und fragen beim Hersteller nach.<\/p>\n Schritt 4: Nutzen Sie Ver\u00e4nderungen als Chance<\/strong><\/p>\n Es ist oft der Fall, aber niemand m\u00f6chte dar\u00fcber reden: Automation und Effizienzgewinn f\u00fchren in der Regel dazu, dass weniger Personal ben\u00f6tigt wird. Aber es gibt einen Silberstreifen am Horizont. Denn monotone Arbeiten wie manuelle Dateneingaben erf\u00fcllen die Mitarbeiter selten. Stattdessen k\u00f6nnen sie andere, abwechslungsreichere und komplexere Aufgaben \u00fcbernehmen.<\/p>\n Bei Prozess-Ver\u00e4nderungen kann schnell Verunsicherung aufkommen. Wenn Sie jedoch davon \u00fcberzeugt sind, dass Automation das Arbeitsleben verbessert, k\u00f6nnen Sie sich zum Change Agent entwickeln. Eine positive und \u00fcberzeugende Einstellung ist ein wichtiger Schritt und demonstriert dem Umfeld, dass Sie an der Spitze von Technologie und Innovation stehen. Sie werden zum Helden, der das Problem l\u00f6st!<\/p>\n Schritt 5: Sprechen Sie \u00fcber Ihre Erfolge<\/strong><\/p>\n Wer eine fortschrittliche Plattform zur Dokumenten- und Datenerfassung nutzt, hat die viele Arbeit aus Schritt 1 nicht gescheut. Liegen erst einmal konkrete Zahlen vor, wird die hohe Arbeitslast in der Buchhaltung f\u00fcr alle sichtbar. Und das ist n\u00f6tig, denn Chefs wollen Metriken; sie wollen Analysen; sie wollen konkrete Ergebnisse sehen.<\/p>\n Vielleicht fragen Sie sich nun, woher Sie die ganze Zeit nehmen sollen f\u00fcr die dargestellten Schritte? Ergreifen Sie die Initiative und werden Sie zum Helden Ihrer Lieferantenbuchhaltung. Und reden Sie mit den Kollegen, aber auch mit Au\u00dfenstehenden \u00fcber Ihre Erfolge. Eigenmarketing schadet nie und kann auch eine referenzen<\/a> auf der Ephesoft Website bedeuten ebenso wie ein Interview in Ihrem Unternehmens-Newsletter oder vielleicht auch ein Bonus.<\/p>\n <\/p>\n F\u00fcr weitere Informationen dar\u00fcber, wie die Ephesoft Transact Plattform dazu beitragen kann, Ihre Lieferantenbuchhaltung zu transformieren und Sie zum Helden werden, kontaktieren Sie uns gerne unter info.eu@ephesoft.com.\u00a0<\/a><\/p>\n\n
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