{"id":1367,"date":"2018-01-18T12:00:01","date_gmt":"2018-01-18T12:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ephesoft.com\/de\/2018\/01\/18\/dokumenteninhalte-wertbringend-nutzen\/"},"modified":"2019-05-15T00:15:20","modified_gmt":"2019-05-15T00:15:20","slug":"dokumenteninhalte-wertbringend-nutzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/blog\/dokumenteninhalte-wertbringend-nutzen\/","title":{"rendered":"Dokumenteninhalte wertbringend nutzen"},"content":{"rendered":"<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignright size-medium wp-image-16359\" src=\"https:\/\/ephesoft.com\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2018\/07\/4-elements-content-value-300x286.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"286\" \/>Welchen Wert hat der Inhalt von Gesch\u00e4ftsdokumenten? Die meisten Organisationen k\u00f6nnen diese Frage nicht beantworten. Denn die enthaltenen Informationen existieren zumeist in unstrukturierter Form. Es fehlt an vier entscheidenden Elementen, um sie verwertbar zu machen: Klassifizierung, Metadaten, Durchsuchbarkeit und Korrelation.<\/p>\n<p>Konsequente Einsicht und Verf\u00fcgbarkeit von Dokumenten liefern aktuelle Einblicke in Kunden, Service, Trends, Risiken und Chancen. Der gr\u00f6\u00dftm\u00f6gliche Nutzen dieser Inhalte ist dann vorhanden, wenn die vier Elemente optimal ineinandergreifen \u2013 quasi als Wissens-Katalysator. Im Folgenden finden Sie einen kurzen \u00dcberblick zu jedem der 4 Elemente.<\/p>\n<p><strong>Klassifikation<\/strong><\/p>\n<p>Klassifikation oder Kategorisierung von Dokumenten beantwortet die grundlegende Frage: &#8222;Was ist das?&#8220; Wer den Dokument-Typ kennt, kann entscheiden,<\/p>\n<ul>\n<li>welche Sicherheitsregeln greifen.<\/li>\n<li>welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.<\/li>\n<li>welche Bearbeitungsschritte anstehen.<\/li>\n<li>welche Priorit\u00e4t der angesto\u00dfene Gesch\u00e4ftsvorgang hat.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Noch wichtiger ist die M\u00f6glichkeit, zus\u00e4tzliche Wertelemente vergeben zu k\u00f6nnen: F\u00fcr einen Vertrag spielen z. B. Laufzeit und Bedingungen eine Rolle, w\u00e4hrend bei einer Bestellung die Mengenstaffeln und Lieferzeiten relevant sind.<\/p>\n<p>Diese individuelle Bewertung von Daten kann Organisationen dabei helfen, den Umgang mit Dokumenten zu maximieren und Qualit\u00e4t von Gesch\u00e4ftsentscheidungen zu erh\u00f6hen.<\/p>\n<p><strong>Metadaten<\/strong><\/p>\n<p>Extrahierte Schl\u00fcsseldaten, auch Attribute genannt, k\u00f6nnen sehr wertvoll sein \u2013 insbesondere dann, wenn sie f\u00fcr einen Dokumenttyp spezifisch definiert sind. Voraussetzung ist jedoch, dass solche Metadaten vollst\u00e4ndig und korrekt erfasst sind. Ein Zahlendreher in der Rechnungsnummer ist also schlechter als keine.<\/p>\n<p>Die Metadaten zu einem Dokument steuern den Kontext und erm\u00f6glichen einen automatisierten Prozess mit zentralen Funktionen wie:<\/p>\n<ul>\n<li>Ablageort f\u00fcr das Dokument<\/li>\n<li>Sicherheitsregeln<\/li>\n<li>Metadatensuche<\/li>\n<li>Arbeitsablauf<\/li>\n<li>Gesch\u00e4ftsregeln und -aktionen<\/li>\n<li>Genehmigungen und Routing<\/li>\n<li>Compliance und Kontrolle<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Durchsuchbarkeit<\/strong><\/p>\n<p>Nur wenn ein Dokument vollst\u00e4ndig durchsuchbar ist, kann es vom Benutzer schnell gefunden werden. Ein Beispiel: 30.000 Belege zu digitalisieren und als PDF-Dateien im Netzwerk abzulegen, mag ein erster Schritt sein. Wenn sich die Inhalte jedoch nicht zeitnah durchsuchen lassen, sinkt der Nutzen erheblich.<\/p>\n<p>Moderne Analyse-Plattformen bieten mehr als die Volltexterkennung: Sie erzeugen f\u00fcr jedes Dokument einen dimensionalen analytischen Fingerabdruck, der eine umfassende digitale Nutzung erm\u00f6glicht.<\/p>\n<p><strong>Korrelation<\/strong><\/p>\n<p>Die so genannten digitalen \u201eBreadbrumbs\u201c verkn\u00fcpfen die gewonnenen Daten so miteinander, dass wechselseitige Einflussfaktoren und kausale Zusammenh\u00e4nge sichtbar werden. Dies kann manuell erfolgen, gestaltet sich dann jedoch extrem aufw\u00e4ndig. Mit passender Technologie l\u00e4uft die Korrelation permanent im Hintergrund mit den Schritten:<\/p>\n<ol>\n<li>Definition des Verfahrens f\u00fcr Klassifikation und Extraktion.<\/li>\n<li>Umwandlung von unstrukturierten in strukturierte Daten.<\/li>\n<li>Zuordnung von Dokumentbeziehungen.<\/li>\n<li>Transfer in ein passendes Werkzeug zur Visualisierung.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Damit resultiert der Nutzwert der Korrelation auf allen zuvor genannten Elementen, wie dieses Beispiel zeigt: Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fragt ein Kunde bei seiner Bank, welche pers\u00f6nlichen Daten von ihm erhoben wurden. Die Bank muss nun s\u00e4mtliche Dokumente finden und auflisten, die mit dem Kunden zu tun haben. Wenn die Bank die vier Elemente konsequent anwendet, h\u00e4lt sich der Aufwand in Grenzen. Wenn nicht, d\u00fcrfte viel Handarbeit anstehen.<\/p>\n<p>Wir beraten Sie gerne, wie eine individuelle Strategie aussieht, um den den maximalen Nutzen der Dokumenteninhalte erschlie\u00dft.\u00a0Kontaktieren Sie uns gerne \u00fcber unser <a href=\"http:\/\/localhost\/ephesoft07\/wordpress\/de\/kontakt\/?utm_source=website&amp;utm_campaign=blog\">Formular<\/a> oder per E-Mail an <a href=\"mailto:info.eu@ephesoft.com\">info.eu@ephesoft.com<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>Erstmals publiziert auf <a href=\"https:\/\/digitizingpolaris.com\/4-elements-of-document-content-unlocking-your-content-value-e3a43e55eab2\">DigitizingPolaris.com<\/a><\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; Welchen Wert hat der Inhalt von Gesch\u00e4ftsdokumenten? Die meisten Organisationen k\u00f6nnen diese Frage nicht beantworten. 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