{"id":1391,"date":"2018-09-25T16:18:48","date_gmt":"2018-09-25T16:18:48","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ephesoft.com\/de\/2018\/09\/25\/5-grunde-eine-losung-fur-die-digitale-poststelle-zu-implementieren\/"},"modified":"2019-05-15T00:09:51","modified_gmt":"2019-05-15T00:09:51","slug":"5-grunde-eine-losung-fur-die-digitale-poststelle-zu-implementieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/blog\/5-grunde-eine-losung-fur-die-digitale-poststelle-zu-implementieren\/","title":{"rendered":"5 Gr\u00fcnde, eine L\u00f6sung f\u00fcr die digitale Poststelle zu implementieren"},"content":{"rendered":"
Ihr Posteingang ist oft die Ursache f\u00fcr viele Verz\u00f6gerungen, zus\u00e4tzlichen Kosten und Hindernisse bei der Teamarbeit. All diese Probleme k\u00f6nnen jedoch durch den Wechsel zu einem digitalen Mailroom leicht behoben werden.<\/span><\/p>\n Auf diese Weise k\u00f6nnen Ihnen digitale Mailroom-L\u00f6sungen einen Mehrwert bieten:<\/span><\/p>\n <\/p>\n Viele Unternehmen und Verbraucher legen gro\u00dfen Wert auf die Schonung und den Schutz unserer Umwelt. Verbraucher f\u00fchlen sich verpflichtet, daf\u00fcr zu sorgen, dass die \u00d6kosysteme der Welt erhalten bleiben, und dr\u00e4ngen Unternehmen dazu, Praktiken anzuwenden, die einen geringeren CO2-Fu\u00dfabdruck haben.<\/span><\/p>\n Diese Bem\u00fchungen, unsere Umwelt zu sch\u00fctzen, sind in allen Branchen sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich zu sp\u00fcren, und es ist kein „nice to have“-Aspekt Ihres Gesch\u00e4fts mehr, sondern ein Faktor, der Kaufentscheidungen beeinflusst. Kunden k\u00f6nnen und werden das Produkt eines Mitbewerbers ausw\u00e4hlen, wenn sie der Meinung sind, dass es die bessere Wahl f\u00fcr die Umwelt ist.<\/span><\/p>\n Und dies f\u00e4ngt nicht erst bei der Ber\u00fccksichtigung von branchenspezifischen Vorschriften an, die die Einf\u00fchrung umweltfreundlicherer Verfahren erfordern.<\/span><\/p>\n Die Implementierung einer digitalen Poststelle ist eine der wenigen M\u00f6glichkeiten, mit denen Ihr Unternehmen umweltfreundlicher wird, ohne gro\u00dfe Kosten, Zeit- oder Effizienzverlust Ihres Teams zu verursachen. Es ist oft der beste Ausgangspunkt, um eine papierlose Umgebung zu erstellen, da dort wahrscheinlich die Hauptquelle f\u00fcr das eingehende Papier Ihres Unternehmens ist.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Papier ist teuer in der Anschaffung, Lagerung und Verwaltung. Sie haben wahrscheinlich einen Sachbearbeiter oder mehrere Sachbearbeiter, die f\u00fcr die Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Post zust\u00e4ndig sind. Dieser manuelle Prozess kostet Sie Zeit und Energie, und das ist nicht alles.<\/span><\/p>\n Sobald sie alle Dokumente organisiert und verarbeitet haben, m\u00fcssen sie vor Ort oder an einem anderen sicheren und teuren Standort gespeichert und verteilt werden. Intern verursacht dies zus\u00e4tzliche Ger\u00e4tekosten, nimmt wertvolle Quadratmeter in Ihrem B\u00fcro in Anspruch und ist \u00e4u\u00dferst ineffizient. Offsite-Dokumentenspeicherung und -aufbewahrung ist sehr teuer und \u00e4u\u00dferst ineffizient, wenn Sie Zugriff wichtige Informationen ben\u00f6tigen.<\/span><\/p>\n Denken Sie an all die Gelegenheiten, bei denen wichtige Dokumente verloren gehen k\u00f6nnen und Ihre Mitarbeiter sich Zeit nehmen m\u00fcssen, diese wieder aufzufinden.<\/span><\/p>\n Diese vielf\u00e4ltigen Kostentreiber entfallen durch die Implementierung eines digitalen Mailraums. In einer digitalen Poststelle werden Ihre Dateien sofort durchsuchbar, was das Auffinden von Dokumenten erheblich vereinfacht. Die Post kann automatisch mit OCR-Software verarbeitet werden und Ihr Team kann sich komplexeren Aufgaben widmen.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Die zuvor genannten Vorteile lagen vermutlich auf der Hand. Deshalb sollten wir \u00fcber einen Punkt sprechen, den Sie m\u00f6glicherweise noch nicht in Betracht gezogen haben: besseren Kundenservice.<\/span><\/p>\n Herk\u00f6mmliche Poststellen brauchen Zeit, um eingehende Informationen zu verarbeiten. Dies ist ein Nachteil f\u00fcr Kunden, die so schnell wie m\u00f6glich bedient werden wollen. Bei einem digitalen Posteingang werden die eingehenden Informationen automatisch nach folgenden Kriterien sortiert:<\/span><\/p>\n Die automatische Sortierung wird Ihrem Support-Team helfen, schneller und qualifizierter zu antworten und dabei gleichzeitig die Prozesskosten zu senken.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Da Compliance und Vorschriften immer wichtiger werden, ben\u00f6tigen immer mehr Branchen papierlose B\u00fcros. Unternehmen bestehen auf Prozessen und Verfahren f\u00fcr das Dokumentenmanagement, um die Sicherheit und den Datenschutz an fast jedem Ber\u00fchrungspunkt f\u00fcr sensible Kunden- und Unternehmensdaten zu verbessern. Eine digitale Mailroom-L\u00f6sung tr\u00e4gt dazu bei, dass Ihr Unternehmen die in der Branche geltenden Vorschriften einh\u00e4lt, und hilft bei Audits.<\/span><\/p>\n Die meisten Leute investieren nur, wenn es zu sp\u00e4t ist. Proaktiv zu sein, wird Sie vor massiven Problemen und hohen Geldstrafen bewahren. Diesen Punkt sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Ein weiterer Vorteil der Implementierung einer digitalen Poststelle ist die M\u00f6glichkeit, die Zusammenarbeit Ihres Teams zu verbessern. Informationen, die auf physischen Papierdokumenten festgehalten werden, sind schwierig zwischen Abteilungen und Kollegen auszutauschen. Sie k\u00f6nnen verloren gehen oder besch\u00e4digt werden, sind schwer zu verfolgen und es ist nicht ganz einfach sensible Dokumente vor neugierigen Blicken zu sch\u00fctzen.<\/span><\/p>\n Digitale Poststellen sind in der Lage, all diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams in Ihrem Unternehmen erheblich zu vereinfachen. Dank der Leistungsf\u00e4higkeit der <\/span>PDF-Datei<\/span><\/a> k\u00f6nnen interne Abteilungen Fallstricke vermeiden, die h\u00e4ufig mit digitalen Dokumenten wie Formatierungsfehlern und Sicherheit verbunden sind.<\/span><\/p>\n <\/p>\n Fazit<\/strong><\/p>\n Es gibt vielf\u00e4ltige Vorteile, die sich aus der Nutzung digitaler Mailroom-L\u00f6sungen ergeben. Diese Vorteile k\u00f6nnen jedoch nicht mit jeder x-beliebigen L\u00f6sung oder Technologien erreicht werden. Sie ben\u00f6tigen einen kompetenten Partner an Ihrer Seite, der eine effiziente und benutzerfreundliche L\u00f6sung f\u00fcr die digitale Poststelle erstellen kann. Andernfalls besteht das Risiko, dass Sie von der \u00c4nderung abgesehen von der Branchenkonformit\u00e4t nur geringe Vorteile erhalten. \u00a0Und selbst dann k\u00f6nnte eine falsch konfigurierte L\u00f6sung nicht konform sein!<\/span><\/p>\n <\/p>\n \u00dcber den Autor<\/span><\/p>\n\n
\n
\n
\n
\n
\n