{"id":1404,"date":"2018-11-07T11:22:01","date_gmt":"2018-11-07T11:22:01","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ephesoft.com\/de\/2018\/11\/07\/das-neue-zeitalter-der-allgegenwartigen-erfassung-smart-capture-mit-apis-und-schrittweiser-automatisierung\/"},"modified":"2019-05-15T22:04:31","modified_gmt":"2019-05-15T22:04:31","slug":"das-neue-zeitalter-der-allgegenwartigen-erfassung-smart-capture-mit-apis-und-schrittweiser-automatisierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/blog\/das-neue-zeitalter-der-allgegenwartigen-erfassung-smart-capture-mit-apis-und-schrittweiser-automatisierung\/","title":{"rendered":"Das neue Zeitalter der allgegenw\u00e4rtigen Erfassung: Smart Capture mit APIs und schrittweiser Automatisierung"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column width=&#8220;1\/1&#8243;][vc_column_text]<\/p>\n<h3><em>Webinar-Aufzeichnung<\/em><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><noscript><iframe src=\"https:\/\/www.youtube-nocookie.com\/embed\/-z-rdDJmRiM?rel=0&amp;amp;showinfo=0\" width=\"100%\" height=\"470\" type=\"text\/html\" frameborder=\"0\" allowTransparency=\"true\" style=\"border: 0\"><\/iframe><\/noscript><script type=\"text\/javascript\"> var form = \"https:\/\/www.youtube-nocookie.com\/embed\/-z-rdDJmRiM?rel=0&amp;amp;showinfo=0\"; var params = window.location.search; var thisScript = document.scripts[document.scripts.length - 1]; var iframe = document.createElement(\"iframe\"); iframe.setAttribute(\"src\", form + params); iframe.setAttribute(\"width\", \"100%\"); iframe.setAttribute(\"height\", 470); iframe.setAttribute(\"type\", \"text\/html\"); iframe.setAttribute(\"frameborder\", 0); iframe.setAttribute(\"allowTransparency\", \"true\"); iframe.style.border = \"0\"; thisScript.parentElement.replaceChild(iframe, thisScript);<\/script>[\/vc_column_text][vc_empty_space empty_h=&#8220;2&#8243;][vc_button button_color=&#8220;color-126074&#8243; radius=&#8220;btn-square&#8220; hover_fx=&#8220;full-colored&#8220; border_width=&#8220;0&#8243; icon_position=&#8220;right&#8220; display=&#8220;inline&#8220; link=&#8220;url:https%3A%2F%2Finfo.ephesoft.com%2Fpervasive-smart-capture-webinar-slide-deck||target:%20_blank|&#8220; icon=&#8220;fa fa-arrow-down2&#8243; el_class=&#8220;e-btn e-btn-color-green&#8220;]Pr\u00e4sentation herunterladen[\/vc_button][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]In diesem Blogbeitrag und unserem Podcast m\u00f6chte ich Ihnen heute erl\u00e4utern, wie Organisationen mithilfe innovativer, standardisierter APIs eine moderne Dokumentenerfassung umsetzen, bei der sie beliebige Ger\u00e4te, Anwendungen oder Prozesse nutzen k\u00f6nnen. Die Entwicklung und Verbreitung der Erfassung machen enorme Effizienzgewinne m\u00f6glich. Dies basiert auf einem Vorgehen, das ich als schrittweise Automatisierung bezeichne.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Dokumente bedeuten Arbeit<\/strong><\/p>\n<p>Dokumente spielen in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle, sowohl in Papierform als auch in digitaler Form. Doch sie stellen Organisationen unterschiedlichster Art vor einzigartige Herausforderungen. Seien es Anwaltskanzleien, die gerade 1000 Kartons mit Dokumenten in Papierform vom gegnerischen Anwalt erhalten haben, oder die Buchhaltung, die per E-Mail eingehende Rechnungen bearbeitet, oder eine Beh\u00f6rde, die Visa-Antr\u00e4ge bearbeitet. Falls die Dokumente manuell bearbeitet werden, kann dies die Produktivit\u00e4t enorm beeintr\u00e4chtigen.<\/p>\n<p>Als Technologiefirmen begannen, den Umgang mit Dokumenten zu vereinfachen, waren mit dem Aufkommen der ECM-Systeme wie FileNet oder Documentum Ende der 1980er und Anfang der 1990er L\u00f6sungen verf\u00fcgbar. Erfassungssysteme etablierten sich schnell und unterst\u00fctzten die Verarbeitung von Dokumenten. Zudem erm\u00f6glichten sie den digitalen Zugriff. W\u00e4hrend der Schwerpunkt dabei zun\u00e4chst auf Papier lag, beeinflusste diese Technologie auch die Verarbeitung von digitalen Dokumenten. Nachfolgend stelle ich Ihnen unterschiedliche Arten der Dokumentenerfassung vor, die im Lauf der Jahre entwickelt wurden.<\/p>\n<p>Anfangs richteten Unternehmen zentrale Stellen ein, um gro\u00dfe Mengen an Dokumenten in Papierform zu digitalisieren. Dokumente wurden an zentrale Stellen transportiert oder gesendet, und f\u00fcr die Digitalisierung wurde gro\u00dfe, teure Hardware zum Scannen eingesetzt. Beim Einscannen der Dokumente f\u00fcgte man einige grundlegende Metadaten hinzu, in der Regel f\u00fcr Suchzwecke. In den meisten F\u00e4llen wurde auf diese Weise ein digitales Archiv geschaffen, das den schnellen Zugriff und die Datenverwaltung erleichterte. Die gescannten Dateien wurden auf optischen Medien gespeichert und ein paar ausgew\u00e4hlte Nutzer in den zentralen Stellen hatten Zugriff darauf.<\/p>\n<p>Nachdem die Hardware und die Software f\u00fcr die Erfassung preiswerter und die Netzwerktechnologie besser wurden, konnten Organisationen ihre Dokumente dezentral an lokalen Standorten erfassen. Dadurch sparten sie die Kosten f\u00fcr Versand und Transport ein, gleichzeitig beschleunigten sie den elektronischen Zugriff. Obwohl der Schwerpunkt noch immer auf Papier lag, legte man immer gr\u00f6\u00dferes Augenmerk auf die Automatisierung der Datenextraktion und der Indexierung. Die Metadaten wurden nicht nur f\u00fcr die Suche genutzt, sondern auch in Ablagesysteme eingegeben, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.<\/p>\n<p>Mit dem Aufkommen von Kopierger\u00e4ten mit Scanfunktion wurden L\u00f6sungen ben\u00f6tigt, die die Nutzung eines einzigen Ger\u00e4ts erm\u00f6glichten, das allen Anforderungen gerecht wurde. Organisationen nutzten noch immer eine zentrale und dezentrale Erfassung, doch die Technologie entwickelte sich weiter und stand nun dem einzelnen Endnutzer zur Verf\u00fcgung Automatisierung und Workflow waren entscheidend, und die standardisierten, wiederkehrenden Prozesse, die mit der Dokumentenerfassung m\u00f6glich waren, wurden im gro\u00dfen Ma\u00dfstab erforderlich. Zu dieser Zeit, als immer mehr Dokumente in digitaler Form eintrafen, wurde die Erfassung um E-Mail, Fax und weitere Kan\u00e4le erweitert. Dadurch profitierte das gesamte Unternehmen von Effizienzgewinnen.<\/p>\n<p>Wenn man sich die Entwicklung der Erfassung \u00fcber die Jahre ansieht, stellt man fest, dass die Fortschritte in mehreren Technologiebereichen erzielt wurden:<\/p>\n<ul>\n<li>Infrastruktur und Vernetzung erlaubten es, Dokumente schnell und effizient zwischen den Standorten zu bewegen.<\/li>\n<li>Anwendungen wie Systeme f\u00fcr das Dokumenten- und Content-Management boten eine endg\u00fcltige Aufbewahrung.<\/li>\n<li>Die Technologie zum Scannen wurde schneller, kleiner und g\u00fcnstiger.<\/li>\n<li>Archive stellten von optischen Medien auf die Speicherung in cloudbasierten Ablagesystemen um.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Im Rahmen dieser Entwicklung verbreitete sich die Erfassung in konzentrischen Kreisen nach au\u00dfen: Dokumente konnten von immer mehr Nutzern und durch immer mehr Anwendungen erfasst werden. Was bedeutet nun \u201eallgegenw\u00e4rtig\u201c in Bezug auf die Erfassung? Welche Technologie ist die treibende Kraft dahinter?<\/p>\n<p>Lassen Sie uns zun\u00e4chst auf eine Begriffsbestimmung und Grundlage einigen, was wir im Zusammenhang mit Technologie unter \u201eallgegenw\u00e4rtig\u201c verstehen. Der Ausdruck bedeutet, dass sich eine Technologie ausbreitet und im gesamten Unternehmen verf\u00fcgbar ist \u2013 f\u00fcr jeden Mitarbeiter und f\u00fcr alle Aufgaben.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>per\u00b7va\u00b7sive<\/strong><\/p>\n<p>\/p\u0259r\u02c8v\u0101siv\/<\/p>\n<p><em>Adjektiv<\/em><\/p>\n<p><em>alles durchdringende Verbreitung und allgegenw\u00e4rtige Verf\u00fcgbarkeit in <strong>Unternehmen<\/strong> f\u00fcr jeden Mitarbeiter, f\u00fcr jede Aufgabe und an jedem Ort<\/em><\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<p><strong>Enabler der Technologie<\/strong><\/p>\n<p>Wie bei allen Phasen, die in der Zeitachse dargestellt sind, gab es zentrale Technologien, durch die allgegenw\u00e4rtige Erfassung zur Realit\u00e4t wurde:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Cloud: Sie erm\u00f6glicht die Bereitstellung intelligenter Erfassungsdienste \u00fcberall und jederzeit, lokal oder von unterwegs.<\/li>\n<li>Content Services: Mit dem Aufkommen der Anbieter von cloudbasiertem Content Management wie Box oder SharePoint Online, konnten einmal erfasste Inhalte leicht verf\u00fcgbar gemacht werden.<\/li>\n<li>Web Services: Mit OpenAPI-Standards ist inzwischen mithilfe standardisierter Formatierung der Zugriff auf APIs aus jeder Anwendung m\u00f6glich.<\/li>\n<li>Anwendungen wie RPA und IPA haben die Prozessautomatisierung inzwischen auf eine v\u00f6llig neue Grundlage gestellt. Doch sie erfordern Dokumentenintelligenz.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Weiterentwicklung unserer Technologie hat zu einer vielschichtigen Erfassungslandschaft in Unternehmen gef\u00fchrt, die menschliche und digitale Nutzer umfasst, aber auch physikalische und digitale Anwendungen. Diese existieren sowohl lokal als auch in der Cloud. Dadurch entsteht eine komplexe, hybride Betriebsumgebung, die flexible und modulare Erfassungsdienste erfordert.<\/p>\n<p>Wenn Sie dieser Landschaft die heutigen Anwendungen zuordnen, erkennen Sie ein vielschichtiges \u00d6kosystem an unternehmensweiten L\u00f6sungen mit einer F\u00fclle von Anwendungen, die \u2013 bis hin zur Transaktionsebene \u2013 auf die Dokumentenintelligenz geradezu warten. Die einzige M\u00f6glichkeit, um diesen gerecht zu werden, besteht in einfachen, leicht zug\u00e4nglichen Diensten.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-497 size-large\" src=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/current-technical-landscape-1024x363.png\" alt=\"\" width=\"840\" height=\"298\" srcset=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/current-technical-landscape-1024x363.png 1024w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/current-technical-landscape-300x106.png 300w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/current-technical-landscape-768x272.png 768w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/current-technical-landscape.png 1128w\" sizes=\"(max-width: 840px) 100vw, 840px\" \/><\/p>\n<p>Nach dem Ausflug in die Vergangenheit, nun ein Blick auf die aktuelle Entwicklung. Wir erleben gerade das Entstehen einer Umgebung, die eine Anwendungsschnittstelle f\u00fcr PCs und Mobilger\u00e4te bietet, \u00fcber die Nutzer Dokumente erfassen und verarbeiten k\u00f6nnen. Diese Umgebung unterst\u00fctzt dabei alle Arten der Erfassung, die ich eingangs vorgestellt habe. Doch im Hintergrund gibt es auch von OpenAPI\/Swagger unterst\u00fctzte Web Services, mit denen robotische Elemente, Ger\u00e4te, Workflows und alle anderen Anwendungen unterst\u00fctzt werden, die Dokumentenintelligenz ben\u00f6tigen. Diese verborgene Ebene, die sichtbar f\u00fcr Endnutzer ist, ist wesentlicher Bestandteil von Pervasive Capture, der allgegenw\u00e4rtigen Erfassung. Besonders hervorzuheben ist der Trend hin zu Anwendungen f\u00fcr sogenannte \u201eCitizen Developers\u201c \u2013 technisch versierter Anwender \u2013, die M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die schrittweise Automatisierung bieten.<\/p>\n<p>Ein Hinweis sei hier gestattet: Die bisherigen Plattformen f\u00fcr die Dokumentenerfassung, die sich aus den ersten Erfassungsl\u00f6sungen entwickelten, waren nicht f\u00fcr eine alles durchdringende Erfassung ausgelegt. Ihre technologischen Grundlagen stammen aus der Zeit der zentralisierten Erfassung, mit Client-Server-Architektur und ohne eigene Browser-Unterst\u00fctzung oder moderne Web Services.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Sind APIs nicht etwas f\u00fcr Entwickler?<\/strong><\/p>\n<p>Einige von Ihnen werden jetzt sicherlich einwenden, dass APIs und Web Services doch eher Themen f\u00fcr Entwickler sind. Nach dem Motto \u201eIch kann nicht programmieren, daher kann ich sie auch nicht nutzen\u201c. Heutzutage stimmt das so nicht mehr.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>OpenAPI\/Swagger<\/strong><\/p>\n<p>Es gibt einen relativ neuen Standard bei Web Services, die OpenAPI-Spezifikation, fr\u00fcher als Swagger bekannt. Sie bietet einen Standard f\u00fcr die Beschreibung und Dokumentation von REST APIs. Dieses Format ist einfach zu erlernen und von Mensch wie Maschine lesbar. Die API-Definition kann in Anwendungen importiert werden, die Apps mit ver\u00f6ffentlichten OpenAPI-Endpunkten leicht verstehen, darstellen und integrieren k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Warum ist dies wichtig?<\/p>\n<p>Viele Software-Hersteller sahen dies als Gelegenheit, Anwendern die \u00c4nderung des Codes zu gestatten und APIs \u00fcber diese visuelle Schnittstelle zu nutzen. Bei vielen Anwendungen, die wir hier gesehen haben, k\u00f6nnen Sie eine mit OpenAPI kompatible Definition importieren und die API sofort als visuelles Tool-Set nutzen. Jeder Nutzer, der technisch etwas versiert ist \u2013 wie Citizen Developers, kann diese somit einsetzen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Dokumentenintelligenz als Plug-in<\/strong><\/p>\n<p>Inzwischen kann die Dokumentenerfassung durch einfache Konfiguration in jede beliebige Anwendung integriert werden. Eine ma\u00dfgeschneiderte Programmierung ist nicht mehr erforderlich. Bei diesem Beispiel werden die Informationen in einem Dokument erfasst und verwendet, um den Workflow intelligenter zu machen. Ein manuelles Eingreifen oder eine manuelle Dateneingabe werden \u00fcberfl\u00fcssig.<\/p>\n<p>Das Ergebnis ist eine so genannte schrittweise oder allgegenw\u00e4rtige Automatisierung. Nachdem die Erfassung an allen Ger\u00e4ten und \u00fcber alle Anwendungen verf\u00fcgbar ist, ist eine Dokumentenautomatisierung auch im kleinen Ma\u00dfstab m\u00f6glich. Die Nutzer vorgelagerter Prozesse k\u00f6nnen auf alle manuellen Schritte bei der Bearbeitung von Dokumenten verzichten und dabei einzelne Prozesse optimieren. RPA und IPA k\u00f6nnen inzwischen mit einer weiteren Ebene intelligenter Funktionen ausgestattet werden, sodass Dokumente erkannt werden und der gesamte Prozess effizienter wird.<\/p>\n<p>Dokumente sind heutzutage im gesamten Unternehmen so allgegenw\u00e4rtig, dass jeder menschliche Kontaktpunkt die M\u00f6glichkeit f\u00fcr eine Automatisierung bietet. Prozesse, bei denen Informationen manuell eingegeben werden, oder bei denen Mitarbeiter \u00fcber die Weiterleitung der Dokumente entscheiden, sind gute Kandidaten. Ebenso geeignet sind Kontaktpunkte, an denen Dokumente validiert und verarbeitet werden m\u00fcssen, falls sie nicht korrekt sind \u2013 wenn beispielsweise Unterschriften oder Daten gepr\u00fcft werden m\u00fcssen. Sie alle sind gute Ausgangspunkte, um die schrittweise Automatisierung in Angriff zu nehmen.<\/p>\n<p>Allgegenw\u00e4rtige Automatisierung bietet riesige Vorteile und erm\u00f6glicht weitreichende Automatisierung und Effizienzgewinne. So k\u00f6nnen Bearbeitungszeit und Kosten eingespart werden. Gleichzeitig sind eine genaue Extraktion und valide, zuverl\u00e4ssige Daten gew\u00e4hrleistet, w\u00e4hrend die Prozesse durch Eingreifen der Mitarbeiter und maschinelles Lernen immer intelligenter werden.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column width=&#8220;1\/1&#8243;][vc_column_text] Webinar-Aufzeichnung &nbsp; [\/vc_column_text][vc_empty_space empty_h=&#8220;2&#8243;][vc_button button_color=&#8220;color-126074&#8243; radius=&#8220;btn-square&#8220; hover_fx=&#8220;full-colored&#8220; border_width=&#8220;0&#8243; icon_position=&#8220;right&#8220; display=&#8220;inline&#8220; link=&#8220;url:https%3A%2F%2Finfo.ephesoft.com%2Fpervasive-smart-capture-webinar-slide-deck||target:%20_blank|&#8220; icon=&#8220;fa fa-arrow-down2&#8243; el_class=&#8220;e-btn e-btn-color-green&#8220;]Pr\u00e4sentation herunterladen[\/vc_button][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]In diesem Blogbeitrag [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":47,"featured_media":1434,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1625,1626],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v19.0 (Yoast SEO v22.1) - 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