{"id":1413,"date":"2019-02-21T09:46:16","date_gmt":"2019-02-21T09:46:16","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ephesoft.com\/de\/2019\/02\/21\/leitfaden-robotische-prozessoptimierung-fuer-optimale-ergebnisse\/"},"modified":"2019-05-15T00:03:22","modified_gmt":"2019-05-15T00:03:22","slug":"leitfaden-robotische-prozessoptimierung-fuer-optimale-ergebnisse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/blog\/leitfaden-robotische-prozessoptimierung-fuer-optimale-ergebnisse\/","title":{"rendered":"Leitfaden: Robotische Prozessoptimierung f\u00fcr optimale Ergebnisse"},"content":{"rendered":"
Der Ausdruck \u201erobotische Prozessautomatisierung\u201c (RPA)<\/a><\/strong> klingt nach Science-Fiction und einem \u00e4u\u00dferst technologielastigen Fachgebiet. Gleichwohl sind das Verst\u00e4ndnis der RPA und ihrer Einsatzm\u00f6glichkeiten von entscheidender Bedeutung f\u00fcr Unternehmen. Falls Sie f\u00fcr Abl\u00e4ufe im Unternehmen verantwortlich sind, die auf wiederkehrenden, transaktionalen Prozessen mit erheblichem Bedarf an Personal, Platz und Ausr\u00fcstung basieren, k\u00f6nnte sich die RPA als eine Ihrer wichtigsten strategischen Entscheidungen herausstellen.<\/p>\n <\/p>\n RPA nutzt Software oder digitale \u201eRoboter\u201c, die hinter den Kulissen arbeiten und das menschliche Eingreifen in Gesch\u00e4ftsprozesse deutlich reduzieren oder gar \u00fcberfl\u00fcssig machen. F\u00fcr Anwender ist die RPA unsichtbar, da sie nicht mit der Einf\u00fchrung neuer Benutzeroberfl\u00e4chen verbunden ist, die Schulungen erfordern und Mitarbeiter wom\u00f6glich \u00fcberfordern. Diese digitalen Roboter \u00fcbernehmen anstelle des Menschen Aufgaben wie die Dateneingabe oder die Prozesse in der Poststelle, die h\u00e4ufig gro\u00dfe Teams erfordern und die Verwaltung von Dokumenten umfassen. Dadurch entwickeln sich diese digitalen Poststellen<\/a><\/strong> zum Inbegriff der Effizienz und profitieren sehr stark von robotischer Prozessautomatisierung. Letzten Endes gestattet RPA die Aggregierung von Metadaten aus Dokumenten, die in Berichtssystemen und zu Analysezwecken eingesetzt werden.<\/p>\n RPA liefert zwar die Ergebnisse wiederkehrender manueller Aufgaben, allerdings bedeutet das nicht unbedingt, dass die Ausf\u00fchrung dieser Aufgaben repliziert werden kann.\u00a0 Robotische Software unterscheidet sich von Menschen, indem sie mit strukturierten Daten gef\u00fcttert wird. Ein Mitarbeiter kann Informationen in analoger Form verwenden und diese direkt f\u00fcr die Ausf\u00fchrung einer Aufgabe nutzen.<\/p>\n So kann ein Mitarbeiter das Antragsformular lesen, das sich auf einen Neukunden bezieht, und Eingaben in die erforderlichen branchenspezifischen Anwendungen vornehmen, um ein Konto f\u00fcr diesen neuen Kunden zu erstellen.\u00a0 W\u00e4hrend die Einrichtung des neuen Kontos gut dokumentiert und hoch reproduzierbar ist, liegt der Prozessdefinition die Annahme zugrunde, dass die Informationen in digitaler Form vorliegen, d.\u00a0h. Eingaben erfolgen in Form von Feldern und weniger auf Basis analoger Dokumente.<\/p>\n Wo sich solche Informationen im analogen Bereich finden, d.\u00a0h. in Form unstrukturierter Inhalte, ben\u00f6tigt die RPA eine intelligente Erfassungsl\u00f6sung. Auf diese Weise k\u00f6nnen analoge, unstrukturierte Inhalte in digitalisierte strukturierte Daten verwandelt werden, um die darin enthaltenen Informationen vollst\u00e4ndig zu verwerten.<\/p>\n Sofern Sie nicht dem Vorstand Ihrer Organisation angeh\u00f6ren und die langfristige strategische Planung verantworten, ben\u00f6tigen Sie einen oder mehrere Bef\u00fcrworter auf Gesch\u00e4ftsleitungsebene, die dem Thema RPA einen Projektstatus verleihen. Die verantwortlichen F\u00fchrungskr\u00e4fte der f\u00fcr Betriebsabl\u00e4ufe, Logistik, Innovation und strategischen Support zust\u00e4ndigen Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind Ihre wichtigsten Stakeholder. Wom\u00f6glich ist die Zuteilung weiterer Ressourcen in Form eines Projektteams erforderlich, deren Mitglieder unterschiedliche Kompetenzen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens repr\u00e4sentieren. Falls ein Projektteam nicht m\u00f6glich ist, fordern Sie die Gesch\u00e4ftsleitung auf, Spezialisten f\u00fcr die jeweiligen Bereiche zu benennen, die Ihnen bei der Pr\u00fcfung unterschiedlicher Optionen Fragen beantworten k\u00f6nnen.<\/p>\n Sobald Sie Ihr Projektteam zusammengestellt haben, sollten Sie zun\u00e4chst die in Ihrem Unternehmen vorhandenen F\u00e4higkeiten analysieren. Es ist entscheidend, dass Sie sowohl die aktuellen technischen F\u00e4higkeiten als auch den Stand der Gesch\u00e4ftsprozesse bewerten. So stellen Sie fest, in welchem Umfang die Organisation f\u00fcr eine RPA bereit ist.<\/p>\n Der Schl\u00fcssel zur erfolgreichen Implementierung der RPA liegt in der Identifizierung von schnell realisierbaren Erfolgen in den aktuellen Gesch\u00e4ftsprozessen. Studieren Sie die SOPs (Standard Operating Procedures) in Ihrem Unternehmen und suchen Sie nach der aktuellsten freigegebenen Dokumentation der Prozesse, in der die Abl\u00e4ufe in allen Gesch\u00e4ftsbereichen beschrieben sind.<\/p>\n Anhand der folgenden Fragen k\u00f6nnen Sie \u00fcberlegen, wo Sie mit der Implementierung der RPA beginnen k\u00f6nnten:<\/p>\n Ihr Team sollte eine pr\u00e4zise Analyse der Prozesse planen und dabei einen Plan formulieren, wie und in welchem Umfang die einzelnen Prozesse f\u00fcr die RPA bereit sind und welche Ergebnisse sich schnell erreichen lassen, von denen die Gesch\u00e4ftsbereiche unmittelbar profitieren. Idealerweise erfolgt die robotische Automatisierung des ersten Prozesses in Form eines Sprints \u2013 und in einer Testperiode von wenigen Wochen, nicht Monaten. Ihre Analyse kann der Ausgangspunkt sein, um k\u00fcnftig die robotische Automatisierung weiterer Prozesse und Gesch\u00e4ftsbereiche zu planen.<\/p>\n [Silhouette eines Gesch\u00e4ftsmanns, der mit der Silhouette eines Roboters als Sinnbild f\u00fcr RPA spricht.]<\/p>\n Recherchieren Sie verf\u00fcgbare Softwarehersteller und die jeweiligen Preise. Bei der Analyse der Gesch\u00e4ftsprozesse, die derzeit in Ihrem Unternehmen ablaufen, haben Sie vermutlich zahlreiche entdeckt, die von intelligenter Dokumentenerfassung und maschinellem Lernen profitieren w\u00fcrden. Softwarehersteller wie Ephesoft unterst\u00fctzen Sie dabei, durch kostenlose Vorf\u00fchrung der verf\u00fcgbaren L\u00f6sungen \u2013 beispielsweise Ephesoft Transact<\/a><\/strong> \u2013 eine engere Wahl zu treffen. Zudem hilft Ihnen Ephesoft dabei, branchenspezifische Anwendungsf\u00e4lle zu entwickeln, z.\u00a0B. den Einsatz der robotischen Prozessautomatisierung in der Finanzbranche<\/strong><\/a>.<\/p>\n Ganz gleich, ob das Projektteam nur aus Ihnen oder einer abteilungs\u00fcbergreifenden Gruppe von Mitarbeitern besteht, sollten Sie unbedingt Entwickler in die Software-Demonstrationen einbinden, die mit den aktuellen Systemen und angestrebten Gesch\u00e4ftsprozessen arbeiten. Diese sind in der Lage, Fragen zu stellen, auf die Sie wom\u00f6glich gar nicht kommen. Indem Sie die Meinung der Entwickler ber\u00fccksichtigen, vermeiden Sie sp\u00e4ter die Empfehlung einer ungeeigneten L\u00f6sung.<\/p>\n Sobald Sie die Daten von den potenziellen Softwareherstellern und die Meinung der Spezialisten innerhalb Ihres Unternehmens gesammelt haben, sollten Sie die einzelnen L\u00f6sungen miteinander vergleichen. Hierbei sollten Sie speziell ber\u00fccksichtigen, was diese bieten und wie sie mit bestehenden Technologien integriert werden k\u00f6nnen. Kosten sind nat\u00fcrlich ein wichtiger Faktor. Achten Sie aber darauf, dass Sie eine skalierbare Software w\u00e4hlen, die mit Ihrem Unternehmen mitw\u00e4chst. Sie sollten in der Lage sein, gro\u00dfe Mengen an unterschiedlichen Dokumenten einzulesen und zu klassifizieren, und zwar mit hoher Genauigkeit und einer geringen Fehler- oder Validierungsquote. Ziehen Sie verf\u00fcgbare Web Services in Erw\u00e4gung, die schnell integriert werden k\u00f6nnen, ohne zigtausend Stunden komplexer Programmierarbeit zu erfordern \u2013 wodurch die Kosten steigen und der urspr\u00fcngliche Zeitplan f\u00fcr erste, kurze RPA-Tests aus dem Ruder l\u00e4uft.<\/p>\n Pr\u00e4sentieren Sie nun dem Bef\u00fcrworter der RPA die Ergebnisse, nachdem Sie den idealen Gesch\u00e4ftsprozess gefunden haben, um einen Prototyp der RPA-Technologie zu testen, und eine Software identifiziert haben, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Nehmen Sie die Fragen zu unmittelbaren und langfristigen Kosteneinsparungen \u00fcber den Zeitraum von einem Jahr, drei Jahren und f\u00fcnf Jahren vorweg. Geben Sie an, welche weiteren Kosten gegebenenfalls mit der Implementierung verbunden sind, z.\u00a0B. f\u00fcr entsprechende Hardware. Vergleichen Sie die Investition in die Software mit den erwarteten Kosteneinsparungen in puncto Personal, Platzbedarf und Verwaltung von Dokumenten in Papierform. Beschreiben Sie genau, wie auf die Dokumente zugegriffen wird, wenn diese automatisiert verarbeitet werden. Erl\u00e4utern Sie, wie Testl\u00e4ufe und \u00c4nderungen an alle Stakeholder kommuniziert werden, die derzeit in den betroffenen Gesch\u00e4ftsbereichen arbeiten. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Changemanagement, um Allianzen f\u00fcr eine erfolgreiche digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu schmieden.<\/p>\n Sobald Sie von Ihrem Bef\u00fcrworter gr\u00fcnes Licht erhalten haben und Ihr Team die Implementierung mit Ihrem Softwarehersteller und Entwicklungsteam geplant hat, f\u00fchren Sie Tests durch. Sie oder Ihr Team sollten dabei Zeit einplanen, um sich in diesen Prozess direkt einzubringen. So kann es hilfreich sein, vor Ort bei der Durchf\u00fchrung der Prozesse dabei zu sein, um die Umstellung zu \u00fcberwachen und Fragen zu beantworten. Erfassen Sie die Ergebnisse des Tests und halten Sie den Bef\u00fcrworter auf dem Laufenden. Wenn die Prozesse oder Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, erfassen Sie die daraus gezogenen Schl\u00fcsse f\u00fcr k\u00fcnftige Implementierungsprojekte. Aktualisieren Sie bestehende Workflows und Dokumentationen zur Freigabe und Aufnahme in die SOPs des Unternehmens.<\/p>\n Das Ergebnis Ihrer ersten RPA-Implementierung war erfolgreich. Was nun? Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Daten zu den Vorteilen der RPA-L\u00f6sungen in eine umfassende Strategie f\u00fcr Ihr Unternehmen einflie\u00dfen zu lassen.<\/p>\n Ihr Team sollte dabei folgende Aspekte herausstellen:<\/p>\n Sie m\u00f6chten mehr \u00fcber die robotische Prozessautomatisierung erfahren und wie Ihr Unternehmen von der digitalen Transformation profitieren kann? Dann klicken Sie hier<\/a><\/strong>.<\/p>\n Weitere Informationen:<\/p>\n RPA war 2017, IPA (Intelligent Process Automation) ist der neue Meilenstein f\u00fcr 2019<\/a><\/strong><\/p>\n Robotische Prozessautomatisierung bei Banken<\/strong><\/a><\/p>\nWas ist robotische Prozessautomatisierung?<\/strong><\/h3>\n
Wo beginnt man am besten mit der robotischen Prozessautomatisierung?<\/strong><\/h3>\n
Analysieren Sie dokumentierte Gesch\u00e4ftsprozesse<\/strong><\/h3>\n
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Bewerten Sie die Softwarehersteller<\/strong><\/h3>\n
F\u00fchren Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch<\/strong><\/h3>\n
Setzen Sie die RPA f\u00fcr Prozesse ein, durch die Sie schnell Ergebnisse erzielen<\/strong><\/h3>\n
Entwickeln Sie einen langfristigen Projektplan<\/strong><\/h3>\n
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