Umfassende \u00c4nderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen wirken sich auf Unternehmen aller Branchen aus. Ge\u00e4nderte Richtlinien f\u00fcr die Datenverwaltung, neue Anforderungen an die Rechnungslegung und strengere Sicherheits- und Datenschutzvorgaben beeintr\u00e4chtigen meist den Gesch\u00e4ftsalltag. Und f\u00fcr IT-Abteilungen bedeutet dies, dass die Liste der Aufgaben noch l\u00e4nger wird. Unternehmen k\u00f6nnen mit neuen Vorschriften Schritt halten und ihre Risiken mindern, auch wenn sich der internationale Finanzsektor st\u00e4ndig weiterentwickelt, indem Sie Ihre Dokumente mit einer Intelligenz versehen.<\/p>\n
Bei der Priorisierung interner Projekte oder bei der Planung und Finanzierung der unternehmenseigenen IT-Strategie werden unstrukturierte Inhalte oft \u00fcbersehen. Dokumente gelten selten als neues, beeindruckendes Asset, in das Unternehmen gerne investieren. Deshalb befinden sich Unmengen von Daten unerschlossen in Rechnungen, Memos und Personalakten. Sie werden nur ber\u00fccksichtigt oder \u00fcberpr\u00fcft, wenn es absolut notwendig ist. Doch mit neuen Vorschriften f\u00fcr das Daten- und Informationsmanagement sind unausweichlich \u00c4nderungen verbunden. Organisationen, die proaktiv die in den Dokumenten verborgenen Daten erschlie\u00dfen, machen das Risiko zu einem Wettbewerbsvorteil.<\/p>\n
Sehen wir uns anhand einiger Beispiele an, wie sich die Branchenstandards ver\u00e4ndern und wie sich dies auf nahezu jeden Aspekt der Daten- und Dokumentenverwaltung in Organisationen auswirkt.<\/p>\n
Die Datenschutzgrundverordnung, oder auch DSGVO, regelt den Umgang mit und den Schutz von personenbezogenen Daten der EU-B\u00fcrger. Seit ihrem Inkrafttreten vor etwa einem Jahr wurden weltweit viele Unternehmen f\u00fcr Verletzungen der Datenschutzbestimmungen mit Geldbu\u00dfen belangt. Die Einhaltung der Richtlinien und Bestimmungen dieser Verordnung erforderten eine grundlegende Umstellung der Abl\u00e4ufe in den Unternehmen. Vor Inkrafttreten der DSGVO im Mai vergangen Jahres bem\u00fchten sich Unternehmen auf der ganzen Welt, ihre Verfahren zu verbessern, L\u00f6sungen f\u00fcr die Datenverwaltung zu implementieren und Datenschutzbeauftragte zu ernennen. Die meisten Organisationen hatten bisher keine vergleichbaren Mechanismen f\u00fcr den Datenschutz. Dies galt insbesondere f\u00fcr solche Organisationen, die sich bisher nicht mit dem Mining oder der Erhebung von Daten in den sozialen Medien befasst hatten.<\/p>\n
Unternehmen, die gegen die europ\u00e4ischen Datenschutzgesetze versto\u00dfen, indem sie Kundeninformationen nicht entfernen oder l\u00f6schen, winken saftige Geldbu\u00dfen. Organisationen mit unterschiedlichen Ablagesystemen und zentraler Freigabe von Daten ist vielleicht nicht einmal bewusst, an wie vielen Stellen im Netzwerk oder in der Cloud sich Kundendaten befinden. In diesem Fall stellen die in den Dokumenten enthaltenen Informationen ein Risiko dar. Ein intelligentes Erfassungstool, mit dessen Hilfe Unternehmen die verborgenen Daten erschlie\u00dfen und wichtige Werte identifizieren k\u00f6nnen \u2013 wie Kundeninformationen oder darin enthaltene personenbezogene Daten \u2013 minimiert das Risiko ungewollter Datenschutzverletzungen. Au\u00dferdem nimmt das innovative Erfassungstool Mitarbeitern und Datenverarbeitern die manuelle \u00dcberpr\u00fcfung der Dokumente ab.<\/p>\n
Wikipedia zufolge ist der LIBOR, oder auch London Interbank Offered Rate ein \u201ean allen Bankarbeitstagen unter bestimmten Bedingungen ermittelter Referenzzinssatz f\u00fcr das Interbankengesch\u00e4ft, der unter anderem als Grundlage f\u00fcr die Berechnung des Kreditzinses herangezogen wird.\u201c Obwohl dieser Referenzzinssatz in London ermittelt wird, ist er die Grundlage f\u00fcr die meisten Kredite mit variablem Zinssatz. F\u00fcr die Finanzbranche bedeutet dies, dass ausstehende Kredite in H\u00f6he von etwa 1,2\u00a0Billionen US-Dollar auf dem LIBOR basieren, dessen Einsatz weltweit nun allm\u00e4hlich abgeschafft wird. Nun ist aber das Ende des LIBOR in Sicht und seine vollst\u00e4ndige Abschaffung bis 2022 geplant.<\/p>\n
Dies bedeutet, dass alle Banken und Finanzinstitute mit offenen Kreditvertr\u00e4gen, denen LIBOR als Referenzzinssatz zugrunde liegt, davon betroffen sind. Bei Neuvertr\u00e4gen weisen Kreditgesellschaften nun in den Vertragsklauseln darauf hin, dass sich der Referenzzinssatz \u00e4ndern kann. Doch bei den bestehenden Vertr\u00e4gen m\u00fcssen die jeweils festgelegten Bestimmungen umgesetzt werden. Die neuen Vertragsbedingungen erfordern die \u00dcberpr\u00fcfung und Analyse der Kreditdokumente \u2013 angesichts von Millionen an Kreditvertr\u00e4gen ein be\u00e4ngstigend hoher Arbeitsaufwand.<\/p>\n
Den Unternehmen bleibt nichts anderes \u00fcbrig, als weitere Mitarbeiter einzustellen, um die Kundendokumente zu identifizieren, zu lesen und um Kundendokumente und Vertragsvereinbarungen zu aktualisieren. Oder aber diese Unternehmen nutzen die Vorteile von Smart Capture\u00ae und automatisieren diese Analyse von Inhalten und die Datenextraktion monumentalen Ausma\u00dfes.<\/p>\n
Der \u201eInternational Financial Reporting Standard\u201c (IFRS) ist eine weltweit festgelegte Sammlung internationaler Rechnungslegungsvorschriften zur Aufstellung, Darstellung und zum Vergleich von Konzernabschl\u00fcssen. GAAP steht f\u00fcr Generally Accepted Accounting Principles. Dabei handelt es sich um die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrunds\u00e4tze in den Vereinigten Staaten, die von der Securities and Exchange Commission (SEC) \u2013 der US-amerikanischen Aufsichtsbeh\u00f6rde f\u00fcr Wertpapier- und B\u00f6rsenhandel \u2013 zur Darstellung der Informationen anwendet werden.<\/p>\n
All diese Vorschriften werden immer wieder \u00fcberarbeitet, damit Organisationen ihre Konzernabschl\u00fcsse und die Darstellung ihrer Finanzaktivit\u00e4ten nach den Ma\u00dfst\u00e4ben moderner Rechnungslegung vornehmen. Werden neue oder \u00fcberarbeitete Anforderungen an die Rechnungslegung bekannt gegeben, m\u00fcssen alle Unternehmen, f\u00fcr die diese neuen Rechnungslegungskriterien gelten, ihre Prozesse und Verfahren entsprechend anpassen.<\/p>\n
Wie bei den Beispielen der DSGVO und des LIBOR stellen auch hier verborgene Daten in unstrukturierten Dokumenten ein gro\u00dfes Hindernis bei der Prozessautomatisierung dar. F\u00fcr Unternehmen, die bereits Tools f\u00fcr die Dokumentenintelligenz einsetzen, bedeuten \u00c4nderungen bei den Rechnungslegungsstandard nur eine kleine Anpassung bei der automatisierten Bearbeitung von Vertr\u00e4gen, im Gegensatz dazu tiefgreifenden Ver\u00e4nderungen in der Finanzabteilung, um den \u00c4nderungen gerecht zu werden.<\/p>\n
Lassen Sie die Daten in Ihren Dokumenten nicht zum schw\u00e4chsten Glied der internen Informationskette verkommen. Gehen Sie die Herausforderung der unstrukturierten Inhalte proaktiv mit Dokumentenintelligenz an, anstatt nur auf die neuesten Datenschutzvorschriften zu reagieren oder die aktuellen Rechnungslegungsgrunds\u00e4tze umzusetzen.<\/p>\n
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