{"id":3292,"date":"2022-09-21T05:00:08","date_gmt":"2022-09-21T03:00:08","guid":{"rendered":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/?p=3292"},"modified":"2022-09-17T05:55:11","modified_gmt":"2022-09-17T03:55:11","slug":"leitfaden-fuer-extraktion-handschriftlicher-informationen-und-digitale-transformation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ephesoft.com\/de\/blog\/leitfaden-fuer-extraktion-handschriftlicher-informationen-und-digitale-transformation\/","title":{"rendered":"Leitfaden zur Extraktion von Handschrift- und Schreibschriftdaten mit dem Blick auf Hyperautomation"},"content":{"rendered":"<p>Die Erfassung von Handschriftendaten stellt f\u00fcr die meisten Unternehmen ein Problem dar. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen die f\u00fcnf wichtigsten Faktoren vor, die bei der Arbeit an einer Hyperautomation-Initiative zu ber\u00fccksichtigen sind, wenn handschriftliche Daten und Dokumente betroffen sind. Vor diesem Hintergrund bietet Ephesoft einige spannende neue Funktionen und erstklassige Genauigkeitsraten \u2013 mit Blick auf Schreibschrift branchenweit die h\u00f6chsten.<\/p>\n<p><strong>Die Bedeutung einer flexiblen intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)<\/strong><\/p>\n<p>Wer glaubt, dass handschriftliche Daten nur auf festen, standardisierten Formularen vorkommen, hat sich noch nie mit einem beh\u00f6rdlichen Verfahren besch\u00e4ftigt oder an einem nicht ausf\u00fcllbaren Online-Formular f\u00fcr eine Anwendung in der freien Wirtschaft gearbeitet. Formularvariationen und -versionen, schlechte Scanqualit\u00e4t, Faxkonvertierungen und vieles mehr k\u00f6nnen sich auf das Layout der Informationen in einem Formular auswirken. Wenn diese Faktoren ins Spiel kommen, ist eine Datenextraktion nach Schablonen einfach nicht mehr m\u00f6glich.<\/p>\n<p>Ausgehend von einer <a href=\"https:\/\/www.aiim.org\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AIIM<\/a>-Umfrage mit rund 300 Befragten verwenden mehr als ein Viertel aller Unternehmen Formulare und Dokumente, die Handschriften enthalten, als Teil ihrer wichtigsten Gesch\u00e4ftsprozesse. Dazu geh\u00f6ren auch Abl\u00e4ufe, die mit Hilfe von Tools wie RPA-Systemen und BPM-Anwendungen automatisiert wurden oder werden sollen.<\/p>\n<ul>\n<li>26 Prozent der Unternehmen nutzen Formulare und Dokumente mit handschriftlichen Daten f\u00fcr wichtige Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/li>\n<li>42 Prozent der Unternehmen, die Formulare f\u00fcr die \u00dcbermittlung von Informationen und Antr\u00e4gen verwenden, erhalten mindestens die H\u00e4lfte dieser Formulare mit handschriftlichen Daten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fcr Organisationen des \u00f6ffentlichen und privaten Sektors sind handschriftlich \u00fcbermittelte Informationen eher die Regel als die Ausnahme.<\/p>\n<p><strong>Engp\u00e4sse<\/strong><\/p>\n<p>Der \u00f6ffentliche Sektor ist einer der gr\u00f6\u00dften Verursacher von Engp\u00e4ssen bei der Verarbeitung handschriftlicher Daten. Wenn es um B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger geht, m\u00fcssen die meisten Beh\u00f6rden Formulare bearbeiten. Unabh\u00e4ngig davon, ob es sich um Bundesministerien oder staatliche und lokale Beh\u00f6rden handelt, sind Budget und Technologieeinf\u00fchrung definitiv wichtige Faktoren. Die Etats f\u00fcr operative Aufgaben sind immer in Gefahr, nach den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie erst recht. Denken Sie auch an Prozesse wie Genehmigungsantr\u00e4ge, Informationsanfragen, Antr\u00e4ge auf Sozialleistungen, Steuerstundungen und viele mehr, die f\u00fcr alle sozio\u00f6konomischen Schichten gelten m\u00fcssen. Angesichts von Personalknappheit, Stellenstreichungen und einer insgesamt verringerten Arbeitskapazit\u00e4t werden die Beh\u00f6rden absehbar mit einem R\u00fcckstau bei der manuellen Dateneingabe f\u00fcr all diese von den B\u00fcrgern gestellten Anfragen konfrontiert.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus machen die Datenschutzgesetze den Prozess noch komplizierter, da sie immer h\u00f6here Anforderungen stellen. Aber auch die Gesch\u00e4ftswelt ist nicht immun gegen die Informationsl\u00fccke, die handschriftliche Daten mit sich bringen. So akzeptieren beispielsweise Versicherungsgesellschaften Schadensformulare von Versicherungsnehmern, die handschriftlich eingereicht wurden. Oder erinnern Sie sich an jeden Besuch bei Ihrem Hausarzt, bei dem Sie im Wartezimmer zusammen mit all den anderen hustenden, ungl\u00fccklich aussehenden Mitpatienten das Formular mit den &#8222;aktualisierten Versicherungs- und Kontaktinformationen&#8220; ausf\u00fcllen mussten. All diese medizinischen Informationen sind wichtig und m\u00fcssen in einem digitalen, durchsuchbaren und verwertbaren Format verwaltet werden.<\/p>\n<p><strong>Plattform f\u00fcr intelligente Dokumentenverarbeitung<\/strong><\/p>\n<p>In Ephesoft Transact werden Inhalte von der eigentlichen Dokumentenerfassung oder -eingabe \u2013 entweder als Teil des Workflows eines externen Systems oder als eigenst\u00e4ndige Aktion \u2013 bis hin zu dem Punkt bewegt, an dem die verarbeiteten Dokumente und ihre zugeh\u00f6rigen Metadaten und Indexwerte an ihr endg\u00fcltiges Ziel oder den n\u00e4chsten Schritt im Gesch\u00e4ftsprozess weitergeleitet werden.<\/p>\n<p>Das Neue und Aufregende an Transact ist, dass wir weitere Datenextraktionsfunktionen hinzugef\u00fcgt haben. Erstens gibt es ein neues, fortschrittliches hOCR-Plugin, das die Extraktion von Handschrift, Schreibschrift und Maschinenschrift erm\u00f6glicht. Zweitens baut die Transact-Funktion zur Handschrifterkennung\/Intelligent Character Recognition (ICR) auf den in einer fr\u00fcheren Version eingef\u00fchrten Tools zur Extraktion von gebundenen Bl\u00f6cken (OCR) und Kontrollk\u00e4stchen\/Optical Mark Recognition (OMR) auf. Zusammen bieten sie eine umfassende, zuverl\u00e4ssige und dennoch schnelle sowie einfache M\u00f6glichkeit f\u00fcr Benutzer, Handschriftwerte aus Dokumenten zu extrahieren und Unterschriften oder ausgef\u00fcllte Kontrollk\u00e4stchen zu erkennen. Die Technologie liest sowohl gedruckte als auch Schreibschrift mit einer Genauigkeit von bis zu 88 Prozent \u2013 selbst Handschriften, die f\u00fcr den Menschen nicht leicht lesbar sind. Die Benutzer k\u00f6nnen einen Scanner, ein Tablet, ein Smartphone oder andere Hilfsmittel verwenden, um das Dokument oder Formular zu scannen.<\/p>\n<p>ICR konvertiert Bilder von handgeschriebenem Text in ein bearbeitbares und\/oder durchsuchbares Dateiformat. Herk\u00f6mmliche ICR Engines variieren in Bezug auf Genauigkeit und Serveranforderungen, und es kommen regelm\u00e4\u00dfig neue, Cloud-basierte und auf maschinellem Lernen basierende ICR Engines auf den Markt. OMR erfasst Daten aus Formularelementen wie Kontrollk\u00e4stchen und Multiple-Choice-Feldern.<\/p>\n<p><strong>5 Faktoren f\u00fcr ein erfolgreiches Projekt zur digitalen Transformation<\/strong><\/p>\n<p>Laut einem <a href=\"https:\/\/www.ptc.com\/en\/technologies\/plm\/digital-transformation-report\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">PTC-Bericht<\/a> \u00fcber die digitale Transformation geben F\u00fchrungskr\u00e4fte an, dass die Hauptvorteile dieser Initiativen in einer verbesserten betrieblichen Effizienz liegen \u2013 ein entscheidender Faktor bei schrumpfenden IT-Budgets. Weitere wichtige Benefits liegen in einer schnelleren Markteinf\u00fchrung neuer Produkte und Dienstleistungen sowie in einer immer gr\u00f6\u00dfer werdenden Kluft zwischen den Erwartungen der Kunden und den Leistungen des Unternehmens. Und f\u00fcr die meisten Betriebe sind Handschriftdaten untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz zur Hyperautomation verbunden. Schauen wir uns also die f\u00fcnf wichtigsten Elemente eines erfolgreichen digitalen Transformationsprojekts an, wenn es um Handschriftdaten geht.<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Quelle der Dokumente<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>\u00dcberlegen Sie zun\u00e4chst, woher Ihre Inhalte stammen. Wie erhalten Sie Dokumente mit Handschriftdaten? Dies ist von Branche zu Branche und von Prozess zu Prozess unterschiedlich, aber es ist wichtig f\u00fcr den gesamten Arbeitsablauf und den Erfolg sowie die Genauigkeitsrate Ihres Automatisierungsprojekts f\u00fcr die Datenextraktion. Gehen die Dokumente als Faxe, E-Mails oder per Post an eine zentrale Stelle ein, oder werden Bilder von handschriftlichen Formularen und Briefen auf einem mobilen Ger\u00e4t in ein Unternehmensportal hochgeladen? Diese Methoden, mit denen Papierdokumente in die wichtigsten Informationssysteme Ihres Betriebs gelangen, sollten geb\u00fcndelt und durch einen zentralen Prozess geleitet werden, um Einheitlichkeit zu gew\u00e4hrleisten und Ihre dokumentenspezifischen Gesch\u00e4ftsprozesse zu optimieren. Gl\u00fccklicherweise unterst\u00fctzen wir mit einer Anwendung wie Transact die Aufnahme von Dokumenten aus all diesen Quellen.<\/p>\n<ol start=\"2\">\n<li><strong>Sicherheit<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Der zweite Faktor, der f\u00fcr eine erfolgreiche digitale Transformation einschlie\u00dflich Dokumenten mit Handschrift zu ber\u00fccksichtigen ist, sind die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche. Gibt es spezielle Sicherheitsanforderungen f\u00fcr den Zugriff auf oder die Integration mit Public-Cloud-Anwendungen?<\/p>\n<p>Transact kann On-Premises installiert oder in einer Private Cloud genutzt werden. Es besteht keine Notwendigkeit, sensible Informationen oder Kundendaten au\u00dferhalb des Netzwerks und der Firewalls Ihres Unternehmens zu verschieben, um die umfangreichen Funktionen von ICR zu nutzen.<\/p>\n<ol start=\"3\">\n<li><strong>Komplexit\u00e4t und Vielfalt<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Transact verwendet Schl\u00fcssel-Wert-Paare zur Identifizierung und Extraktion von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten. Das hei\u00dft, die Anwendung sucht nach einem bestimmten Textmuster, das den Schl\u00fcssel darstellt, und findet dann den entsprechenden Wert auf Grundlage der Beziehung des gew\u00fcnschten Extraktionsfeldwertes zum Schl\u00fcssel. Dieser Ansatz macht die Konfiguration koordinatenbasierter Vorlagen f\u00fcr die Datenextraktion \u00fcberfl\u00fcssig und kann auf Handschriftdaten angewendet werden.<\/p>\n<p>Einige L\u00f6sungen f\u00fcr Handschriftdaten sehen Zeichenbeschr\u00e4nkungen oder Kosten pro Feldbasis vor, die unflexibel oder kostspielig sein k\u00f6nnen. Mit Transact, der OCR-Engine von OpenText Capture Recognition Engine (ehemals Recostar) und dem fortschrittlichen hOCR-Plugin (powered by Google Vision oder Azure, kommt Ende 2022) im Produkt, das einen ganzseitigen OCR-Ansatz verwendet, entstehen Ihnen oder Ihren Kunden jedoch nur minimale Kosten f\u00fcr die Extraktion von Handschriften \u2013 entweder pro Feld oder pro Seite.<\/p>\n<p>Viele Erfassungsprodukte erfordern, dass Sie feste Formulare oder koordinatenbasierte Vorlagen erstellen, um Handschriftdaten aus gescannten Dokumenten zu extrahieren. Wenn Sie ein Projekt haben, bei dem es nur ein einziges Formular und eine einzige Variante dieses Formulars gibt, ist dies aus Sicht der Projektkonfiguration und -verwaltung vielleicht kein gro\u00dfes Problem. Was aber, wenn es mehrere historische Varianten dieses Formulars gibt, die der \u00d6ffentlichkeit zug\u00e4nglich sind? Vielleicht wird das Formular jedes Jahr aktualisiert oder erweitert. Was ist, wenn \u2013 im Bereich der \u00f6ffentlichen Verwaltung \u2013 das Formular je nach Bundesland unterschiedlich ist?<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-3223 aligncenter\" src=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog-1024x313.png\" alt=\"\" width=\"840\" height=\"257\" srcset=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog-1024x313.png 1024w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog-300x92.png 300w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog-768x235.png 768w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog-1536x469.png 1536w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Forms-for-blog.png 1806w\" sizes=\"(max-width: 840px) 100vw, 840px\" \/><\/p>\n<p>Dann m\u00fcssen Sie die Dokumentenquelle und die Auswirkungen ber\u00fccksichtigen, die diese auf das tats\u00e4chliche Layout der Dokumente haben k\u00f6nnte. Wenn ein Formular mit einem mobilen Ger\u00e4t erfasst wird, kann sich dies auf das Seitenverh\u00e4ltnis des digitalen Bildes auswirken. Wenn physische Dokumente gescannt werden, k\u00f6nnen sie schief oder falsch herum auf dem Scanner liegen, was wiederum Auswirkungen auf die tats\u00e4chlichen Zonenkoordinaten eines Dokuments hat. Das Gleiche gilt f\u00fcr Verzerrungen, die beim Faxen eines Dokuments auftreten. Wenn Sie sich auf einen festen Bereich einer Seite verlassen, um handschriftliche Informationen zu finden, wird Ihre F\u00e4higkeit, ein echtes digitales Transformationsprojekt zu skalieren, durch die Zeit oder die Kosten begrenzt, die f\u00fcr die Gestaltung jeder koordinatenbasierten Vorlage aufgewendet werden m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Deshalb ist es wichtig, eine L\u00f6sung zu finden, die ein ausgewogenes Verh\u00e4ltnis zwischen dem erforderlichen Ma\u00df an Vorhersagbarkeit und Extraktionsgenauigkeit und den Kosten f\u00fcr die unterschiedlichen Formulare, die Sie verarbeiten m\u00fcssen, bietet und gleichzeitig Ihre Zeitvorgaben einhalten kann. Die gute Nachricht ist, dass Transact ein umfassendes und flexibles Angebot an Tools f\u00fcr Ihren Anwendungsfall bietet, um dieses Gleichgewicht zu finden. Von der traditionellen Extraktion fester Formulare bis hin zur fortschrittlicheren, regellosen KI-Entity-Extraktion ist alles enthalten und arbeitet nahtlos mit unserer Handschriftl\u00f6sung zusammen.<\/p>\n<ol start=\"4\">\n<li><strong> Erkennung von Unterschriften<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Der vierte Faktor f\u00fcr ein erfolgreiches digitales Transformationsprojekt, bei dem Handschriften eine Rolle spielen, ist die Interaktion mit und die Verwaltung von Dokumenten mit Unterschriften. Die Erkennung von Unterschriften kann ein manueller, zeitaufw\u00e4ndiger Schritt sein, der die Antragsbearbeitung in allen Branchen verlangsamt.<\/p>\n<p>Nehmen Sie zum Beispiel die Hypothekenbranche. Das einheitliche Antragsformular f\u00fcr Wohnungsbaudarlehen ist in der Regel Teil eines gro\u00dfen Pakets von kreditbezogenen Dokumenten, die unterschiedlich lang und komplex sind. Die Best\u00e4tigung, dass alle Kreditnehmer und Mitkreditnehmer unterschrieben haben, ist entscheidend. Aber wenn ein Mensch sich in diesen Prozess einschaltet, verbringt er viel Zeit damit, durch die Seiten zu bl\u00e4ttern, um dieses eine Feld zu finden und dem Paket gr\u00fcnes Licht zu geben. Die Automatisierung dieses Schritts spart Zeit und damit Geld, da der Kreditprozess beschleunigt wird.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"size-large wp-image-3224 aligncenter\" src=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-1024x252.jpg\" alt=\"\" width=\"840\" height=\"207\" srcset=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-1024x252.jpg 1024w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-300x74.jpg 300w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-768x189.jpg 768w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-1536x378.jpg 1536w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog-2048x505.jpg 2048w, https:\/\/ephesoft.com\/de\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/signature-blog.jpg 2443w\" sizes=\"(max-width: 840px) 100vw, 840px\" \/><\/p>\n<p>Ein weiteres Beispiel sind die Hintergrund\u00fcberpr\u00fcfungen oder das Onboarding von Mitarbeitern in der Personalabteilung. In jeder Branche und in jedem Unternehmen gibt es irgendeine Art von Bewerbungsverfahren, bei denen die Mitarbeiter Dokumente, Formulare oder Erkl\u00e4rungen unterschreiben m\u00fcssen. Die Einf\u00fchrung automatisierter Validierungspr\u00fcfungen f\u00fcr diese allgegenw\u00e4rtigen Aufgaben birgt ein enormes Zeiteinsparungspotenzial. Ich glaube, dass dies ein Schl\u00fcsselelement von Initiativen zur digitalen Transformation sein sollte.<\/p>\n<ol start=\"5\">\n<li><strong> OCR, ICR oder OMR \u2013 Extrahieren Sie, was Sie brauchen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, ob die relevanten Daten maschinell gedruckt, handgeschrieben, mit optischen Markierungen wie Kontrollk\u00e4stchen oder Optionsfeldern oder in einer Kombination davon dargestellt werden. Manchmal gibt es Projektanfragen, bei denen ein Unternehmen oder eine Agentur jedes Feld eines Formulars oder jede Information eines Dokuments extrahiert haben m\u00f6chte. Aber wenn ich nach dem Grund frage, nach dem Zweck der nachgelagerten Informationen, gibt es keine Antwort. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts auf die relevanten Daten beschr\u00e4nken \u2013 egal, ob es sich um eine Unterschrift auf einem Vertrag, ein Kontrollk\u00e4stchen auf einem Formular, eine maschinell oder handschriftlich erfasste Information handelt \u2013, wird sich dies positiv auf den Zeitplan und die Kosten der Implementierung auswirken.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Zusammenfassend kann man sagen, dass folgende Aspekte in die Strategie f\u00fcr Ihre Initiative zur digitalen Transformation aufgenommen werden sollten: Ber\u00fccksichtigen Sie Ihre Dokumentenquellen, pr\u00fcfen Sie die Sicherheitsanforderungen f\u00fcr die Daten\u00fcbertragung au\u00dferhalb des Netzwerks oder der Firewall Ihres Unternehmens, achten Sie auf die Komplexit\u00e4t und Vielfalt der Formulare und Dokumente, suchen Sie nach Workflows, die eine Unterschriftsvalidierung erfordern und verschaffen Sie sich ein solides Verst\u00e4ndnis der Anforderungen an die OCR-, ICR- und OMR-Datenextraktion im Zusammenhang mit dem jeweiligen Gesch\u00e4ftsprozess.<\/p>\n<p><strong>Mehr Informationen finden Sie <\/strong><a href=\"https:\/\/ephesoft.com\/de\/loesungen\/extraktion-von-handschrift\/\"><strong>hier<\/strong><\/a><strong>.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Erfassung von Handschriftendaten stellt f\u00fcr die meisten Unternehmen ein Problem dar. 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