Imaginez… Votre entreprise traite plusieurs milliers de demandes de prêt immobilier chaque année. Afin d’améliorer les opérations et la précision des données recueillies à partir des dossiers de demande de prêt, l’équipe de direction a décidé de déployer un logiciel de capture intelligente de documents pour réaliser des économies financières et maintenir l’entreprise compétitive sur le marché. Vous avez été choisi pour faciliter la transition des processus de l’entreprise et apporter votre soutien aux équipes dans leurs débuts avec le nouveau logiciel.

L’un des résultats très stimulants et prévisibles du déploiement d’un logiciel de capture intelligente de documents est la modernisation du système de gestion des dossiers obsolète jusqu’alors en place. Votre entreprise conserve actuellement des milliers voire des millions de documents papier ou digitaux contenant des données non structurées qui peuvent être utiles à de nombreux services de l’entreprise. L’accès à ces données  nécessite une saisie manuelle et les retrouver relève souvent de l’exploit. Le nouveau logiciel permettra à l’entreprise de réaliser des économies financières en termes de stockage et de ressources humaines qui pourront se voir mettre à profit pour d’autres activités de l’entreprise. Dans un premier temps, l’objectif est de mettre au point le nouveau processus métier, pour ensuite le déployer à grande échelle. Vous pouvez mettre à profit le temps disponible avant l’achat effectif du logiciel et son installation pour initier la mise au point. Afin de préparer le processus d’automatisation et la transformation digitale, vous décidez d’analyser les documents reçus en salle de tri de courrier et d’étudier comment le logiciel pourra les traiter.

[illustration – équipe commerciale essayant de prendre des décisions et réalisant qu’elle a besoin d’un logiciel de capture intelligente de documents pour simplifier les processus]

  1. Compréhension du logiciel

Que faut-il savoir sur les logiciels de capture intelligente de documents ? Les solutions logicielles de capture de documents existent depuis quelques temps maintenant, mais elles n’offrent pas toutes les mêmes fonctionnalités et avantages. Un logiciel de capture intelligente de documents permet d’automatiser le processus de gestion documentaire d’une organisation et de donner du sens aux données non structurées qui deviennent alors utiles aux décideurs de l’organisation.

Les logiciels de capture les plus avancés sont en mesure d’ingérer des documents de diverses sources :

  • Scanners
  • Messageries électroniques
  • Messageries instantanées
  • Photocopieurs
  • Imprimantes
  • Fax/Fax électronique
  • Dispositifs mobiles
  • Périphériques multi-fonction

Les solutions de capture intelligente de documents ingèrent des documents papier et électroniques. Les documents sont téléchargés et traités par reconnaissance optique de caractères (OCR) pour identifier leur type.

Un logiciel comme Ephesoft Transact utilise l’OCR pour lire chaque document ou jeu de documents et comparer ce qu’il lit avec ce qu’il connait déjà. Par exemple, si votre banque reçoit des documents relatifs aux prêts immobiliers par dizaines de milliers chaque année, le logiciel est capable d’examiner les données contenues dans ces documents et de solliciter uniquement la validation des caractères dont le niveau de certitude est en deçà d’une valeur définie par la banque.

Votre entreprise peut également utiliser l’interface de capture intelligente de documents du logiciel pour numériser des documents, comme elle peut aussi continuer à numériser les documents par l’intermédiaire de systèmes propriétaires déjà en place.

Pour en apprendre davantage sur les fonctionnalités du logiciel utiles au marché du prêt immobilier, consultez la page Solutions pour prêts immobiliers.

  1. Analyse des documents

Si vous travaillez en salle de tri de courrier, vous avez déjà une idée du volume important de documents papier reçus et catalogués tous les jours avant d’être distribués aux divers services de l’entreprise. Il est par ailleurs très probable que certains documents parviennent également à l’entreprise sous forme électronique, par exemple par fax électronique ou courrier électronique. Pour certains documents, il est uniquement nécessaire de noter la date de réception puis de les distribuer à l’interlocuteur ou service destinataire. Pour d’autres documents, la réception n’est que la première étape du processus métier de l’entreprise.

La première chose à faire est de déterminer le nombre de documents reçus et le nombre de versions de chaque document. Répondez aux questions suivantes :

  • Combien de documents parviennent-ils en salle de tri de courrier chaque jour, mois, semaine et année ?
  • Sous quelles formes les documents sont-ils reçus ?
  • Combien de temps est-il consacré à ouvrir et cataloguer chaque document ?
  • Combien de versions de chaque document sont-elles utilisées ? Sont-elles toutes conçues de façon similaire ?
  • Quels processus métier ces documents alimentent-ils ?
  • Est-il nécessaire de s’équiper de matériel particulier pour effectuer la transition vers le logiciel de capture intelligente de documents ?

Une fois que le volume et les caractéristiques des documents, ainsi que les processus métiers liés, sont connus, vous pouvez commencer à cibler le périmètre du projet pilote. Le fait de mener un projet pilote pour une partie du volume total ou pour un type de document en particulier vous permet d’analyser et évaluer les résultats du nouveau processus avec un impact minimal sur les activités.

En fonction du volume de documents papier qui parviennent à votre entreprise, il peut s’avérer indispensable d’évaluer le matériel nécessaire à la bonne numérisation des documents qui seront ensuite traités par le logiciel de capture intelligente. Travaillez avec votre service informatique pour évaluer le matériel nécessaire et les coûts associés.

  1. Conduite du projet pilote

Les préparatifs étant terminés, vous êtes maintenant prêt à mener le projet pilote une fois que le logiciel sera installé. Mener un projet pilote avant de déployer le logiciel à plus grande échelle présente l’avantage de pouvoir réaliser des ajustements sur la base de premiers résultats et de mieux appréhender comment les autres processus métier vont être impactés. Cela limite le risque d’obtenir des résultats non optimaux et de faire perdre confiance aux parties prenantes.

Démarrez avec un service ou une unité opérationnelle où le succès est garanti. Il s’agit souvent de services comme la comptabilité fournisseurs, l’ouverture de comptes, les ressources humaines ou les contrats, qui traitent d’importants volumes de documents entrants et sortants.

Travaillez alors avec l’équipe développement pour tester le logiciel avec un petit échantillon de documents, afin de vérifier qu’aucun problème inattendu ne voit le jour. Paramétrez les niveaux de certitude du logiciel pour les documents à lire et évaluez le réalisme du paramétrage effectué en tenant compte de vos documents actuels.

Le logiciel Ephesoft Transact utilise le machine learning supervisé pour améliorer la précision de l’identification du type de chaque document. Il permet ainsi de minimiser l’intervention humaine nécessaire à la validation des données. Documentez le nouveau workflow et comparez-le avec l’ancien workflow, afin de pouvoir préparer les utilisateurs aux changements qui se profilent pour les processus qui leur sont familiers.

  1. Recueil de données et gestion du changement

Réfléchissez à la manière de communiquer à l’équipe de direction et au personnel concerné les résultats obtenus. Identifiez les gains et les points à améliorer en termes de traitement des données. Ephesoft Transact offre un module de reporting avancé qui permet de suivre des indicateurs de performance relatifs à l’assemblage des documents, à l’extraction des données et à d’autres étapes. Ce module permet ainsi de personnaliser le paramétrage de la solution. Évaluez le temps nécessaire au nouveau processus par rapport au temps nécessaire à l’ancien processus, et traduisez l’écart en gains. Prenez en considération le retour d’expérience des participants au projet pilote. Quelles fonctionnalités du logiciel les participants ont-ils apprécié ? Ont-ils été déboussolés de quelque manière ? Qu’est-il possible de changer ou d’améliorer avant déploiement du logiciel à plus grande échelle ? La compréhension des problèmes majeurs rencontrés au cours de l’exécution des tâches impactées par le nouveau processus automatisé est essentiel au succès global.

  1. Planification du déploiement

Prenez en considération les documents et processus qu’il reste encore à intégrer dans la solution de capture de documents. Élargissez l’équipe pour y inclure des personnes appartenant aux unités opérationnelles dont les tâches vont être impactées, afin que ces personnes puissent communiquer les informations utiles relatives aux périodes de surcroît d’activité, aux budgets, aux clients et à la dotation en personnel. Identifiez les auteurs des documents ayant participé à la conception des documents, afin de pouvoir les mettre à contribution pour les prochaines versions des documents, dans l’objectif d’améliorer la lecture des documents par OCR.

Avant d’envisager la capture intelligente de documents pour des clients évoluant dans un cadre très réglementé, examinez les contrats qui stipulent les accords sur les niveaux de service (ANS) et exigent de satisfaire à des normes de qualité minimales. Élaborez un plan de communication pour vos contacts principaux, pour qu’ils puissent comprendre comment le logiciel de capture intelligente de données impactera de façon positive leurs processus. Communiquez à propos du projet pilote et de votre plan de transition des processus actuels vers les nouveaux processus. Veillez à tenir régulièrement informées les parties prenantes, à traiter rapidement les préoccupations soulevées et à communiquer avec l’équipe de direction à propos de l’avancée du projet.

Faites évoluer les pratiques ou créez de nouvelles pratiques reflétant les nouveaux processus, notamment en matière de mise en œuvre d’une surveillance des dépôts de documents et de conservation des documents. Pour terminer, distribuez à tous les services un calendrier des périodes de transition pour tous les documents et processus concernés. Formez tous les utilisateurs et fournissez-leur des documents en soutien.  Rencontrez toutes les personnes qui auront accès au dépôt de documents, afin de définir les niveaux d’accès et de sécurité.

Pour obtenir davantage d’informations

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur la manière dont Ephesoft peut rationaliser les processus métier pour les services financiers, le secteur du prêt immobilier, les assurances, la comptabilité, l’État et autres secteurs, grâce au logiciel de capture intelligente de documents, contactez-nous ou demandez une démonstration dès aujourd’hui.