L’automatisation intelligente des processus, ou IPA (pour Intelligent Process Automation), constitue l’ultime étape de la transformation digitale relative à la gestion de contenu. En alliant techniques de machine learning et robotisation des processus (ou RPA pour Robotic Process Automation) l’IPA s’intègre parfaitement aux applications métiers et aux systèmes d’information de l’entreprise.
Passons ensemble en revue les meilleures raisons de mettre en œuvre une solution IPA complète : l’automatisation des processus métier, la réduction des erreurs de traitement de l’information et des coûts opérationnels, la mise en conformité réglementaire et l’amélioration de l’expérience client.
Automatisation
Le premier bénéfice de l’IPA s’exprime via la lettre A de cet acronyme. Le mot automatisation peut s’interpréter de diverses manières par chaque personne, branche d’activité ou organisation, mais il peut tout simplement signifier l’amélioration des processus grâce à la technologie. Pour l’employé au courrier, l’automatisation peut s’appliquer au tri et à la distribution du courrier entrant. Pour le responsable commercial, l’automatisation peut concerner l’approbation des notes de frais dont le montant est inférieur à un seuil monétaire. Pour le gestionnaire des dossiers, l’automatisation peut signifier la suppression de la consultation de la version papier des documents pendant toute leur durée de conservation.
La solution Smart Capture® d’Ephesoft aide à automatiser les processus en supprimant les interventions manuelles lors des traitements documentaires. Grâce au machine learning supervisé et à une logique fondée sur des règles, Ephesoft Transact automatise la capture, la conversion, le tri, l’indexation et la distribution des contenus au sein de l’entreprise. Si l’on reprend l’exemple de l’employé au courrier, l’automatisation peut signifier : l’ingestion des fax entrants ; la classification des divers types de documents comme les factures fournisseur, les commandes client ou encore les contrats de vente ; l’extraction des métadonnées ; et l’exportation des fichiers générés, vers un système RPA, un système expert ou un système de gestion documentaire.
Réduction des erreurs de traitement
La suppression de la composante humaine lors du traitement des documents minimise le risque d’erreurs manuelles réalisées dans un ERP ou un CRM, comme l’erreur de saisie de données, l’erreur d’adressage d’un document ou encore l’erreur de rapprochement d’un document à un fichier fournisseur.
Ephesoft Smart Capture® contribue à réduire les erreurs de traitement car il supprime de nombreuses actions manuelles chronophages réalisées au cours des workflows de capture et d’identification des documents. L’une des causes les plus courantes d’erreur sur un dossier est l’erreur humaine au moment de nommer un fichier ou au moment de choisir une valeur dans une liste déroulante. Ephesoft Transact offre une architecture ouverte et une logique de capture prédéfinie lui permettant d’interroger des bases de données tiers, comme par exemple une base de données fournisseur, afin de vérifier les informations. Lors du traitement de nouveaux documents, la recherche de données telles que l’adresse d’une entreprise, les coordonnées d’un contact ou encore les conditions de paiement, peut constituer une étape clé du workflow de capture Ephesoft. Cette validation automatique permet de garantir le rapprochement des documents entrants aux bons dossiers et réduit ainsi le risque qu’un nouveau document soit associé à un mauvais dossier.
Réduction du temps de traitement et des coûts opérationnels
L’amélioration des gains de productivité et d’efficience que l’automatisation permet est au cœur de l’IPA. Le machine learning, qu’il s’agisse de machine learning supervisé ou d’intelligence artificielle, alimente les robots qui permettent l’automatisation. Il apparaît alors évident que la suppression de tâches manuelles et d’interventions humaines accélère les processus.
Grâce à Ephesoft Transact, on observe généralement une diminution du temps de traitement associé à la capture des données sur les documents de 67 % avec un coût de main d’œuvre inférieur de 30 à 50 %. Alors qu’un employé passe plusieurs minutes à revoir et indexer un document, un robot réalise les mêmes actions en quelques microsecondes. Le traitement de davantage de contenu associé à une saisie manuelle moindre permet d’accroître le volume de travail. Les coûts opérationnels s’en trouvent donc réduits et la durée des traitements raccourcie.
Accroissement de la conformité réglementaire
L’automatisation intelligente des processus permet de garantir, entre autre, le respect de la confidentialité des données, de la durée de conservation des dossiers, de la politique commerciale ou encore de la réglementation financière. La conformité réglementaire concerne toutes les industries. Tous les systèmes et toutes les pratiques en place pour assurer cette conformité comportent souvent de nombreuses tâches manuelles. En revanche, une fois qu’un processus ou workflow a été mis en place avec les outils IPA, il peut être exécuté fréquemment, sans erreur ni variation.
Considérons par exemple les exigences du RGPD en matière de protection des données personnelles. Le RGPD stipule que les dossiers client contenant des données personnelles et confidentielles doivent être sécurisés numériquement par cryptage et identifiés comme dossiers liés. En intégrant Ephesoft Transact au processus d’ingestion et de gestion du contenu d’entreprise, les documents peuvent automatiquement être marqués comme documents contenant des données client sensibles, ceci grâce à la Smart Capture® alliant analyse textuelle et recherche de motifs spécifiques.
Amélioration de l’expérience et de la satisfaction client
L’amélioration globale de l’expérience client est souvent négligée. Prenons l’exemple du marché du prêt financier. Un couple sollicite un prêt immobilier pour acheter une maison. Le couple accumule alors une quantité considérable d’éléments et soumet le dossier constitué à l’organisme prêteur. En l’absence d’outil d’automatisation, l’organisme prêteur devra trier manuellement les éléments électroniques, voire papier, du dossier. Il devra vérifier les données du demandeur, saisir les données fournies aux applications métier, puis contrôler le travail accompli pour vérifier qu’aucune erreur de saisie ne s’est glissée ou qu’aucun élément de la demande n’a été négligé.
Ephesoft Transact vous permet d’automatiser tout ce travail laborieux à faible valeur ajoutée. La réduction du temps de traitement des documents par suppression de la composante humaine au cours du tri des documents, de la saisie des données et de la validation des données, permet de diminuer le délai de souscription. L’association d’une solution intelligente de capture de documents à un système RPA permet d’obtenir une véritable solution IPA, grâce à l’optimisation du traitement des documents. L’approbation plus rapide du prêt améliore la satisfaction client et fidélise le client dont l’expérience est globalement meilleure.
En bref, les organisations privées ou publiques qui mettent à profit l’ensemble des technologies disponibles au service de l’IPA disposent d’un avantage manifeste sur les organisations qui conservent le caractère manuel de leur processus. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont votre business peut, au travers d’outils d’automatisation du traitement des documents, générer de l’efficience, réduire les coûts opérationnels et améliorer la satisfaction client, contactez-nous ou demandez une démonstration.