La comptabilité fournisseurs représente plus qu’une porte tournante par laquelle les factures arrivent et les chèques sont émis. La comptabilité fournisseurs est au passif du bilan de l’entreprise. Elle représente la valeur monétaire des biens possédés et des prestations reçues. Le processus qui consiste à établir un bilan équilibré peut être complexe et chronophage, bien qu’il puisse paraître simple de concept. Heureusement, il existe des applications clé en main qui permettent à l’équipe comptable de traiter les factures fournisseur de manière plus précise, rapide et efficace.

Voici les 5 raisons principales d’automatiser le workflow manuel de capture de la comptabilité fournisseurs avec Ephesoft Transact, leader en solutions de capture de contenu d’entreprise et data discovery.

1. Les exceptions : la bête noire du traitement des factures fournisseur

Selon une étude du groupe Aberdeen, 8 factures fournisseur sur 10 traitées par une entreprise présentent au moins une exception. Il peut s’agir d’une erreur de montant au niveau d’une ligne article, de montant total ou de taux de remise, ou encore d’une erreur dans les coordonnées du fournisseur. Et l’équipe comptable est la mieux placée pour savoir qu’une donnée incorrecte peut mener à la catastrophe.

Grâce à l’automatisation de l’ingestion des factures fournisseur et d’autres documents comptables, et à travers la capture des données de ces factures, il est possible d’identifier les exceptions avant même que l’assistant comptable n’examine le document. Lors de l’analyse textuelle du contenu d’un document au moment de l’étape d’extraction des données, Ephesoft Transact effectue une recherche de correspondances au travers de référentiels, afin de s’assurer que les données fournisseur de la facture telles que l’adresse, le n° d’identification ou le numéro de compte fournisseur sont correctement extraites.

Cela signifie que l’équipe comptable peut s’appuyer sur la technologie pour vérifier que les données de la facture correspondent aux données fournisseur du système ERP ou d’une application similaire, au lieu d’effectuer une comparaison manuelle de deux sources de données hétérogènes en laissant éventuellement passer des incohérences.

2. Les lenteurs de la distribution de documents

Les entreprises sont souvent à la merci des fournisseurs en cas de problème sur une facture. La facture fournisseur normalisée ou générée à partir d’un modèle constitue la « licorne » de la comptabilité fournisseurs. Ce manque d’uniformité concerne à la fois le document lui-même et les méthodes de distribution des documents. Alors que la distribution par messagerie électronique ou portail fournisseurs permet une plus grande rapidité de traitement des factures , la distribution physique par voie postale ou par fax génère des délais de traitement importants.

Un rapport comparatif relatif à la comptabilité fournisseurs révèle que le service comptable peut mettre jusqu’à 5 jours de plus à recevoir la facture fournisseur après son arrivée physique. Malgré les efforts pluridisciplinaires de transformation digitale des processus standard de comptabilité, de nombreuses factures fournisseur sont encore envoyées au format papier.

Lorsque l’on sait que les organisations reçoivent des volumes importants de documents papier, il est évident qu’il existe des délais de traitement en salle courrier, dans le tri des documents et leur numérisation. Heureusement, Ephesoft sait répondre aux goulots d’étranglement observés en salle courrier. Grâce à la plateforme Ephesoft, les processus organisationnels manuels comme le tri des documents entrants, ainsi que leur numérisation et leur distribution, peuvent être accélérés par l’automatisation. En effectuant une analyse complète de l’ensemble du document plutôt que de se baser sur des modèles de documents ou sur la recherche de motifs textuels, Ephesoft Transact identifie automatiquement le type du document (par exemple, une facture fournisseur, un avoir fournisseur ou une commande client), quelle que soit la manière dont le fournisseur formate les informations.

Une fois le type de document identifié, le fichier est renommé puis acheminé vers le dossier du bon service ou vers l’application métier adéquate, pour être traité. Cela signifie que l’équipe comptable accède plus rapidement aux factures fournisseur et documents liés, pour examen, approbation et paiement.

3. Surcharge de travail chez l’assistant comptable

Selon le rapport 2017 de l’IOFM (Institute of Finance and Management) sur la comptabilité fournisseurs, l’automatisation fait toute la différence. Des études sectorielles démontrent qu’avec peu ou pas d’automatisation au sein du service de comptabilité fournisseur, l’employé moyen embauché à temps plein ne traite que 1 350 factures fournisseur chaque année. En revanche, grâce à l’automatisation importante des processus (comme la capture de données et la distribution de documents), un employé embauché à temps plein traite près de 23 000 factures chaque année. Dans les faits, l’un de nos clients parvient à traiter 135 000 factures fournisseur chaque année avec seulement deux employés.

Grâce à un outil de capture intelligente de données comme Ephesoft Transact, de nombreuses tâches manuelles chronophages associées à la réception et au traitement des factures fournisseur sont automatisées et permettent aux employés d’améliorer leur rendement.

Par exemple, le processus d’examen, approbation et paiement d’une facture fournisseur est en mesure de commencer avec un employé au courrier ou un assistant comptable qui numérise un document papier, nomme le fichier, télécharge le document sur un système ERP et saisit des valeurs de champs comme le « Montant total ». Et seulement après, les autres activités comptables, comme la validation d’un taux de remise particulier ou l’approbation d’une méthode de paiement, peuvent avoir lieu.

Ephesoft Transact exécute ces tâches manuelles automatiquement avec peu ou pas d’interaction avec l’employé. De plus, les organisations sont en mesure d’intégrer ce workflow de capture intelligente dans un processus existant en utilisant les services Web proposés par Ephesoft ou par l’intermédiaire de connecteurs innovants d’export du contenu vers des applications tierces.

4. Le coût d’une facture fournisseur est supérieur au Montant Total de la facture

Un sondage sectoriel de l’IOFM a révélé que le coût de traitement d’une facture fournisseur varie de 1,77 à 8,78 USD, en fonction du taux d’automatisation du processus. Si l’on prend en compte le temps passé à capturer, examiner, vérifier et distribuer chaque facture fournisseur, il n’est pas surprenant d’approcher parfois les 9 USD de coût de traitement par facture fournisseur. Si l’on regarde à plus grande échelle, quasiment 90 000 USD sont ainsi dépensés en coût de traitement toutes les 10 000 factures fournisseurs reçues. Une autre source, Levvel Research (précédemment PayStream Advisors), déclare que les entreprises néophytes dépensent 15 USD par facture fournisseur tandis que les entreprises innovantes ne dépensent que 2,36 USD.

Par conséquent, il tombe sous le sens d’éliminer les tâches répétitives grâce aux outils d’automatisation. Moins vos salariés de la comptabilité passeront de temps à effectuer des tâches manuelles telles que la saisie de données et la séparation de documents, moins vos fournisseurs vous en coûteront. De plus, contrairement à de nombreux outils de capture présents sur le marché, le modèle de licence Ephesoft Transact se base sur le nombre de cœurs (CPU) et non le nombre de pages. Si votre volume de factures fournisseur et commandes client traitées ou générées par l’équipe comptable augmente, votre coût « par page » de capture, catégorisation et extraction automatiques pour chaque document diminuera.

5. Précision de la capture

En plus du temps passé à la résolution des erreurs, la présence d’une décimale ou d’un montant erroné généré lors du traitement des factures fournisseur, ou bien lors du traitement des commandes en comptabilité clients, peut créer un déséquilibre comptable. Les répercussions financières sont également monnaie courante, de même que la détérioration des relations client ou partenaire. Ces exemples ne sont qu’une partie des raisons pour lesquelles l’équipe comptable passe tant de temps à vérifier et revérifier chaque facture fournisseur en détail et le coût de traitement de chaque élément comptable peut être si élevé.

Ephesoft Transact permet de minimiser tous ces risques en réduisant le risque d’erreur humaine lors de la capture et de la classification des documents et lors de l’extraction des données au cours du workflow comptable. Les mécanismes d’extraction de données permettent l’indexation automatique des factures fournisseur. Ces valeurs peuvent ensuite être utilisées dans des processus déclenchés en aval, ou simplement affichées comme métadonnées au côté de leur document dans le système ERP de votre organisation.

Il existe de nombreuses bonnes raisons d’automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs, et la plateforme Ephesoft peut aider votre organisation à atteindre les objectifs de la transformation digitale que sont l’accélération et l’amélioration qualitative du traitement des factures fournisseur. Vous souhaitez en savoir davantage ? Envoyez-nous vos questions ou demandez une démonstration rapide présentant la classification et l’extraction des données des factures fournisseurs avec Ephesoft Transact.

En savoir plus :

Outil infographique : Le guide pour vaincre le chaos de la comptabilité fournisseurs (anglais)
Ephesoft Transact pour la comptabilité fournisseurs
5 conseils pour bien démarrer avec un logiciel de capture intelligente de documents