Les données en folie

C’est évident — nous vivons dans un monde numérique moderne où des zettabytes de données tourbillonnent autour de nous telle une tornade. Les termes big data, analyse des données, dark data, scientifiques des données, intelligence artificielle, machine learning, données structurées et données non structurées suffisent à vous faire tourner la tête. En raison de l’ampleur de ces concepts, il peut s’avérer difficile de choisir comment gérer vos propres données, ou au contraire, cela peut vous inciter à rechercher de meilleures pratiques.

Si vous travaillez dans un bureau ou environnement professionnel, que votre travail soit ou non dans le domaine technologique, il est probable que vous utilisez un ordinateur portable et que votre travail nécessite de manipuler certains types de données ou contenu provenant de diverses sources. Vous avez certainement déjà entendu parler de ces termes relatifs aux données, au moins en partie, ou avez une expérience directe de leur impact sur votre travail. En raison du volume croissant de données produites chaque jour dans la sphère de données globale, les organisations doivent entreprendre une gestion des données et des initiatives de transformation digitale.

Les entreprises doivent gérer leurs données, afin de ne pas ralentir leur croissance, limiter leur compréhension des clients ou accroitre le risque de non-conformité. Avec l’émergence et la multiplication de silos de mégadonnées, les organisations ne peuvent pas se permettre de ne pas contrôler leurs données, et doivent pouvoir y accéder, les protéger et en avoir connaissance. En d’autres termes, il est imprudent de disposer de données obscures, ou techniquement, de données non structurées.

La lutte contre les données non structurées est réelle, mais progresse

Vous trouverez peut-être du réconfort à savoir que vous n’êtes pas le seul à devoir relever le défi des données. Mais cela sera de courte durée. Les DSI consacrent actuellement davantage de ressources à l’automatisation des processus et à la recherche de solutions pour libérer leurs données. IDC prévoit que « d’ici 2020, 30 % des entreprises du G2000 disposeront d’un budget d’investissement équivalent à au moins 10 % de leurs revenus pour alimenter leurs stratégies numériques ».

Un récent rapport Gartner, « Driving Digital Business Transformation for Industry Leadership » (Mener la transformation vers l’entreprise numérique pour se maintenir leader du secteur) suggère aux DSI de soutenir et mener une stratégie d’entreprise qui construit un modèle d’entreprise capable de tirer profit des opportunités de l’entreprise numérique. Un autre rapport Gartner, « Predicts 2019 » (Prédictions 2019), prévoit que plus de 50 % des PME auront amorcé des initiatives spécifiques de monétisation de leurs données d’ici 2022. La valeur des données est très importante, il suffit d’y accéder.

Qu’il s’agisse des clauses du RGPD de 2018, de la loi californienne sur la protection des données personnelles des consommateurs (CCPA) prévue pour 2020, ou de l’impulsion donnée par le gouvernement américain de numériser les registres permanents des agences gouvernementales d’ici la fin 2020, tout tend à montrer que la transformation digitale sera bientôt incontournable. Les mondes du contenu physique et du contenu numérique doivent sans tarder entrer en collision, par obligation légale ou pour leur propre santé.

Mettre la capture intelligente de contenu sur le devant de la scène

La première étape de tout projet de transformation digitale est de comprendre vos données pour pouvoir les libérer de leur armoire d’archivage, de leur contrat de 700 pages, de leur déclaration de sinistre de 50 pages ou encore de leur e-mail ou de la copie sauvegardée localement sur le poste de travail d’un employé.

Organiser ou classer les données avec la capacité d’extraire les informations importantes dont vous avez besoin peut s’avérer un processus simple avec les bons outils. Les outils de capture de contenu qui utilisent des algorithmes fondés sur l’IA ou le machine learning supervisé sont considérés comme des solutions de capture intelligente, capables de traiter automatiquement vos documents, et de vous alerter en cas de détection d’erreur potentielle ou d’impossibilité de reconnaître du texte. Ces solutions Smart Capture® permettent aux organisations de catégoriser et extraire les données pertinentes avec efficacité et précision, afin que les employés n’aient plus à effectuer ce genre de tâches banales.

Une fois vos données non structurées libérées et transformées en métadonnées (au format structuré), elles peuvent être archivées centralement, et il devient alors facile pour les décideurs de faire des recherches, d’accéder aux données et de les utiliser. Les organisations qui utilisent les solutions Smart Capture impactent de manière positive nombre de leurs services, et par exemple, accélèrent les paiements, réduisent les coûts de main d’œuvre associés à la saisie manuelle de données, facilitent l’onboarding client et l’intégration des employés, et augmentent la satisfaction des employés qui produisent alors à plus forte valeur ajoutée. Si une machine peut réaliser les tâches fastidieuses, pourquoi ne pas la laisser faire ? La gestion des données améliorera la plupart des processus et aidera votre organisation à mieux réussir.

La capture intelligente de contenu doit coïncider avec les objectifs de transformation digitale. Une fois ceci en place, cela ne s’arrête pas là. Les données continuent d’affluer pendant que les entreprises mènent leurs activités. L’autre partie de la transformation digitale concerne l’export des données vers un dépôt, PGI, service de contenu, RPA ou autre système métier. Prendre des décisions pertinentes à l’aide de données intelligentes est essentiel au succès. Alors que la technologie évolue, vos initiatives de transformation digitale doivent également évoluer.

Il est temps de s’y mettre et de s’intéresser au règne des données. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Smart Capture® peut vous aider dans votre projet de transformation digitale, envoyez-nous un e-mail à info.eu@ephesoft.com ou visitez notre site web ephesoft.com/fr et demandez une présentation personnalisée.