Avec l’omniprésence de son offre, il est peu probable de trouver une organisation qui n’utilise pas au moins quelques composants de la gamme de produits pour entreprises Microsoft. Toutes les entreprises, grandes ou petites, toutes industries confondues, sont amenées à gérer du contenu, à conserver des documents ou à suivre des processus métier au moyen d’applications Microsoft. Nous présentons ici les avantages à utiliser notre technologie de capture à base de machine learning supervisé avec les produits Microsoft, et les avantages à utiliser la bibliothèque OpenAPI d’Ephesoft pour s’intégrer avec la gamme de solutions pour entreprises Microsoft et d’autres applications tierces et les démontrerons à l’aide d’un exemple de workflow intégrant les fonctionnalités de capture, de traitement et de routage.

Si vous travaillez dans une entreprise, il y a de grande chances que vous soyez amenés à interagir avec avec Microsoft au cours de la journée. Quelques applications Microsoft : Dynamics, solution de gestion de la relation client (ou CRM, Customer Relationship Management) ; Azure, solution de stockage dans le cloud et d’infrastructure cloud ; Sharepoint, solution de gestion des documents et des dossiers ; Flow, solution de gestion des processus métier et d’automatisation des workflow basiques ; ou encore Outlook, solution de gestion des courriers électroniques. Ces applications ou services partagent un ensemble de fonctions liées à la gestion des contenus :  l’utilisation, le stockage, la conservation, et le contrôle des processus. Quelques exemples : documents et dossiers administratifs, formulaires de demande, correspondance électronique avec les clients, commandes fournisseur, contrats de vente, notes internes.

Selon une étude récente, 57 % des entreprises du Fortune 500 utilisent Azure et 80 % d’entre elles utilisent Sharepoint pour gérer et stocker du contenu. Près de 50 000 organisations utilisent par ailleurs Outlook pour la communication par courriers électroniques. Comment une solution de capture intelligente peut-elle s’intégrer à une plateforme aussi versatile, tout en contribuant aux objectifs organisationnels courants que sont l’automatisation et la digitalisation de l’environnement de travail ?

S’il l’on admet que les données contenues dans les documents sont au cœur de tout business, la plateforme Ephesoft Smart Capture® vous permet d’accéder à ce contenu non structuré. Le machine learning supervisé et le moteur d’analyse des données de la plateforme permettent de classifier des documents et d’en extraire les données, minimisant ainsi la saisie manuelle des données et donnant accès aux données structurées issues de contenu non structuré. Qu’il s’agisse de numériser des contrats de vente dans le référentiel client Sharepoint, ou d’utiliser les services Web de classification de Flow, Ephesoft peut prendre en charge quasiment toute automatisation relative aux documents.

Les 6 étapes de traitement du contenu des documents

Ephesoft Smart Capture® tend à réduire le temps de traitement, à accroître l’efficience et à éliminer les erreurs générées au cours des processus centrés sur les documents. La technologie de gestion des documents non structurés utilisée par Ephesoft Transact se décompose comme suit :

1. Ingestion de documents. Des connecteurs innovants compatibles Microsoft permettent d’ingérer des documents de tous types, en provenance de Outlook ou de Sharepoint, en mode batch. La capture de documents peut être programmée à une fréquence prédéfinie ou se faire en temps réel au fur et à mesure que les nouveaux documents sont reçus par la source de contenu, comme dès numérisation dans un fichier par un utilisateur ou dès réception d’un courrier électronique sur une boite de messagerie.
2. Traitement d’image. Les pages des documents subissent une amélioration d’image. Le contenu des pages est modifié pour permettre la recherche plein texte par un moteur OCR intégré. Ephesoft propose divers outils de conversion de texte comme Omnipage, Recostar ou encore Tesseract.
3. Regroupement des pages et catégorisation des documents. Ephesoft Smart Capture® regroupe les pages en documents distincts et catégorise chaque document d’après les résultats de l’analyse du contenu. Les algorithmes de classification uniques utilisés par la plateforme permettent une catégorisation très précise sans avoir à créer des modèles de document rigides.
4. Identification et extraction des métadonnées clés. Une fois les documents triés par catégorie, Ephesoft Transact utilise une logique fondée sur des règles préconfigurées et sur le machine learning supervisé pour identifier et extraire les métadonnées. Ces méthodes d’extraction prédéfinies incluent des mécanismes de capture comme : l’extraction des paires clé-valeur de champ, où l’application recherche des valeurs à proximité de clés ; la correspondance avec des modèles d’expressions régulières ; la recherche de correspondances à travers des référentiels ; ou encore l’extraction de tableaux.
5. Vérification et correction. Une fois l’analyse de contenu et l’extraction des données réalisées, les documents sont éventuellement envoyés vers une file d’attente pour vérification ou correction des données extraites utiles. Une interface utilisateur de vérification affiche les champs et les mets en surbrillance en fonction du degré de certitude (ou certitude d’avoir l’information correcte) défini par l’application. Par exemple, si l’application considère que la valeur du champ total HT d’une facture n’a pas un degré de certitude suffisamment élevé, le workflow d’Ephesoft Transact fera en sorte de marquer le document (et le champ en cause), pour vérification par un utilisateur.
6. Export du contenu. L’étape finale du workflow consiste à exporter les documents triés et les fichiers de données associés, pour stockage à l’emplacement final sous forme de fichier xml ou csv. S’il l’on reprend des exemples sous Microsoft, il peut s’agir du routage d’un document vers Sharepoint online, Flow ou Dynamics, ou encore de l’envoi d’un document vers un hot folder afin qu’un système aval le récupère et l’utilise.

Capture intelligente dans le cadre d’un workflow Microsoft

Un composant de la gamme de produits pour entreprises Microsoft peut interagir avec Ephesoft à deux étapes :

• Lors de l’acquisition, pour incorporation de documents
• En cours de workflow

Dans l’exemple ci-dessous, Ephesoft joue le rôle de point d’ingestion au cours d’un processus courant centré sur les documents.

Exemple 1 : incorporation de documents avec Ephesoft

Prenons l’exemple de l’envoi d’une facture par l’un de vos fournisseurs. Selon les statistiques précédentes, il est fort probable que la facture soit réceptionnée dans Outlook et qu’elle soit en pièce jointe d’un courrier électronique envoyé sur une adresse e-mail destinée à la gestion de la comptabilité fournisseurs.

Ephesoft Transact guette les messages entrants et va ingérer automatiquement le message lui-même et la pièce jointe. C’est l’étape 1. du workflow de capture.

Ephesoft Transact identifie ensuite la pièce jointe comme facture, en analysant son contenu. Aucune modélisation de document n’est nécessaire pour utiliser l’offre Ephesoft Smart Capture®, la légère variation de présentation des factures d’un fournisseur à l’autre n’est en effet pas problématique. Les informations seront reconnues quelle que soit la façon dont se présente le document. L’association de la facture à la catégorie facture permet d’extraire les données nécessaires aux systèmes et processus avals. Grâce à des règles de capture  et grâce au machine learning supervisé, l’application va identifier des champs comme le total HT de la facture, les conditions de paiement, le nom du fournisseur ou encore les quantités dans les lignes articles.

L’adresse fournisseur sur la facture est alors vérifiée avec l’adresse répertoriée dans le CRM. Une recherche est donc effectuée dans la base de données Microsoft Dynamics. Si les adresses ne correspondent pas, la facture est marquée pour vérification par un utilisateur, et déplacée dans une file d’attente de vérification. Il est également possible d’envoyer une demande de mise à jour de l’adresse vers le CRM.

Enfin, la facture et les métadonnées associées sont envoyées à Sharepoint via un plugin d’export. L’ensemble du processus se déroule de manière entièrement transparente pour l’utilisateur. Cet exemple aborde plusieurs applications Microsoft sans qu’il y ait besoin de saisie manuelle de données ou de réacheminement manuel de fichiers électroniques.

Sachez également que le module d’acquisition est parfaitement compatible avec une utilisation de l’infrastructure Cloud Azure, sans avoir à gérer de serveur sur vos propres infrastructures.

Exemple 2 : traitement en cours de workflow

L’un de vos workflows existants nécessite peut-être la classification et la conversion de documents ou l’extraction de métadonnées. La spécification OpenAPI Ephesoft fournit un outil puissant d’intégration de la capture documentaire au sein des solutions Microsoft.

Interopérabilité des applications au travers de services Web

Une définition de la spécification Swagger, aussi appelée spécification OpenAPI (OAS, OpenAPI Specification) permet de mieux appréhender l’exemple.

Il s’agit d’un standard, d’une interface de description de langage de programmation agnostique pour les API RESTful. Pour ceux d’entre vous qui n’êtes pas familiers de ce domaine, il s’agit essentiellement de permettre à la fois aux humains et aux machines de découvrir et comprendre les capacités offertes par un service Web, sans avoir besoin d’accéder à son code ou de consulter une documentation supplémentaire. Lorsqu’un appel du service Web est correctement défini au sein de Swagger, il est possible de comprendre et d’interagir avec le service distant avec un effort minimum  d’implémentation.

3 avantages de la spécification OpenAPI

• Minimisation de la charge de travail du service informatique
• Utilisation d’un workflow de capture plug-and-play (autoconfigurable)
• Amélioration de l’interopérabilité des applications

C’est tout d’abord un avantage immense pour les équipes informatiques et support lors de la mise en œuvre d’un projet. Cela minimise fortement la création de code et de scripts personnalisés que toute solution multi-application nécessite. De plus, l’appel du service Web est simple d’utilisation et permet de disposer d’une réelle fonctionnalité plug-and-play lors de l’intégration du mécanisme de capture d’Ephesoft dans un workflow de traitement de documents. En bref, cela contribue à l’interopérabilité des applications et offre une valeur ajoutée manifeste dans un environnement Microsoft possédant de nombreuses applications et de nombreux systèmes.

Capture en cours de processus et Ephesoft

Prenons l’exemple d’une compagnie d’assurance. Ce processus démarre, comme lors de l’exemple précédent, par la réception d’un courrier électronique sous Outlook et s’achève par le stockage de documents sur Sharepoint.

Un client envoie un formulaire d’assurance ou une déclaration de sinistre à son assureur par courrier électronique. La compagnie d’assurance utilise un système RPA pour surveiller les courriers entrants. Le système récupère le courrier du client et la pièce jointe et envoie le tout vers Ephesoft Transact pour traitement.

Grâce au courrier et à la pièce jointe, Ephesoft identifie le type de document et extrait alors automatiquement les données clés comme le nom, le n° de réclamation, les dates et autres. Dans l’exemple, Ephesoft vérifie la présence des signatures requises sur le formulaire afin de s’assurer que le déclarant a signé à tous les emplacements requis. Une fois le workflow de capture ordinaire de Transact achevé, le système RPA récupère le document et un fichier XML contenant les données extraites.

Le système RPA vérifie ensuite les données extraites par la plateforme Ephesoft et détermine si le document peut être envoyé à Sharepoint pour ajout au fichier client, ou s’il manque des informations comme une signature ou une donnée clé, auquel cas le système envoie un courrier au déclarant lui demandant les informations complémentaires nécessaires.

Dans ce deuxième exemple, Ephesoft Transact intervient en cours de workflow, en proposant d’automatiser le processus de capture, permettant ainsi une gestion de la déclaration de sinistre sans manipulation de papier par l’assureur.