Pour de nombreuses entreprises, le traitement d’énormes quantités de données dans un large éventail de formats et de sources peut sembler fastidieux. Le traitement intelligent des documents (IDP) permet d’atténuer, voire d’éliminer, le stress causé par cette opération en exploitant les algorithmes d’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle pour lire et comprendre les documents.

La popularité croissante de l’IDP suscite de nombreuses interrogations. Voici les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées sur l’IDP pour vous aider à mieux comprendre de quoi il s’agit, comment il est utilisé et ses avantages.

Pourquoi le traitement intelligent des documents est-il en train de devenir une nécessité ?

Même pour les petites et moyennes entreprises, le volume de paperasse et de documents à traiter peut créer des piles de tâches incomplètes et nécessiter des heures de travail fastidieux pour transcrire les informations avec précision. L’IDP rationalise ce processus pour aider les entreprises à économiser du temps, de l’argent et des ressources. Votre entreprise peut ainsi se concentrer sur ce qui est important plutôt que sur des tâches manuelles chronophages qui peuvent (et devraient) être automatisées.

Quelle est la différence entre l’OCR et l’IDP ?

La reconnaissance optique de caractères (optical character recognition, OCR) convertit une image textuelle en texte lisible par une machine. C’est une solution idéale si vous souhaitez uniquement numériser le document, mais elle comporte des restrictions. Les principaux inconvénients des solutions OCR sont les suivants : 1) le document doit être basé sur un modèle spécifique, et 2) l’OCR se limite uniquement à la numérisation.

Cela signifie qu’un document doit être formaté selon des règles approuvées, sinon l’OCR ne peut pas traiter le document. Et une fois que le document physique est numérisé, l’OCR ne rend pas les données consultables, n’extrait pas le contexte et n’interprète pas les données, de sorte que leur traitement nécessite encore du temps et de l’attention.

Si l’OCR peut traiter certains documents, elle n’est pas à la hauteur lorsqu’il s’agit de documents semi-structurés, non structurés ou manuscrits.

L’IDP est une avancée majeure qui utilise l’OCR pour une partie seulement de sa solution de traitement des documents. Il utilise également l’apprentissage automatique de concert avec des technologies d’IA avancées pour imiter les capacités cognitives. Non seulement l’IDP peut capturer et numériser les documents correctement, mais il peut également classer le document et extraire toutes les données pertinentes. Ces données sont ensuite automatiquement distribuées aux flux de travail appropriés, le cas échéant.

Bien que l’IDP puisse être plus coûteux, il est plus utile que l’OCR et nécessite beaucoup moins d’interface manuelle pour obtenir de meilleurs résultats pour un plus large éventail de documents.

Quelles technologies sont appliquées pour élaborer des solutions IDP ?

Une solution IDP consiste en fait en une série d’autres technologies travaillant à l’unisson pour se compléter et se renforcer mutuellement. De cette manière, l’IDP ne doit pas réinventer la roue en recréant une solution existante.

Certaines des technologies qui sont incluses dans une solution IDP comprennent :

  • OCR
  • Intelligence artificielle (IA)
  • Apprentissage automatique (AA)
  • Programmation neuro-linguistique (PNL)
  • Vision par ordinateur

Les solutions IDP nécessitent un référentiel pour stocker les documents une fois qu’ils sont numérisés. Il peut s’agir de logiciels et de technologies tels que ERP, ECM, iPaaS, RPA, CRM, LOS, EHR/EMR et tout autre référentiel ou application.

La validation des données de l’IDP est-elle précise ?

La validation des données permet de s’assurer que le processus IDP est précis et qu’aucune information n’est perdue. La solution IDP d’Ephesoft extrait des données significatives de tout document, format et/ou source. Avec l’apprentissage automatique travaillant en tandem avec l’IA, la validation des données devient précise à près de 99,9 %.

L’IDP extrait-il des données d’un contenu non structuré ?

Oui, l’IDP peut extraire des données d’un contenu non structuré. Contrairement à l’OCR, l’IDP peut reconnaître et capturer le contenu de documents semi-structurés, non structurés et complexes, puis extraire le contexte du document à partir du contenu.

L’IDP peut-il traiter du texte manuscrit ?

Oui, l’IDP peut traiter du texte manuscrit. L’IDP est si puissant qu’il peut traiter simultanément des documents mixtes combinant du texte numérique et du texte manuscrit. En fait, les utilisateurs d’Ephesoft font état d’une précision de 88 % pour la reconnaissance de l’écriture cursive.

L’IDP reconnaît-il l’écriture cursive ?

L’IDP peut traiter du texte manuscrit dans n’importe quel format d’écriture, y compris cursif. Grâce à l’apprentissage automatique et à l’IA, l’IDP peut établir une base de données de règles en constante évolution qui l’aide à tout numériser, des pattes de mouches d’un médecin à l’écriture cursive la plus élégante d’une lettre manuscrite.

L’IDP est-il évolutif ?

Oui, l’IDP est évolutif. Il a la capacité de traiter autant de documents que nécessaire. En fait, plus votre entreprise utilise une solution IDP pendant longtemps, plus celle-ci devient précise et efficace. Grâce à l’apprentissage automatique, les solutions IDP peuvent obtenir un référentiel de données qui permet d’informer et d’affiner les futures tâches de traitement des documents.

L’IDP est-il sûr ?

La solution IDP d’Ephesoft peut être utilisée en toute sécurité pour les documents sensibles. Elle ne stocke aucune information personnelle ou sensible à aucun moment du processus de numérisation. Il est important de se rappeler que l’IDP se concentre sur le traitement des documents, et non sur le stockage ou la sécurisation des informations. Si la solution IDP d’Ephesoft est un processus sécurisé, elle ne constitue pas une solution de stockage des documents une fois qu’ils sont traités.

L’IDP peut-il être utilisé dans le nuage ?

Oui, l’IDP peut être mis en œuvre dans le cadre d’un système basé sur le cloud d’une entreprise, mais il peut également être utilisé dans un environnement de cloud hybride.

Existe-t-il d’autres noms pour l’IDP ?

L’IDP est parfois appelé « automatisation intelligente des documents » (IDA). Ces deux processus exploitent l’IA et l’apprentissage automatique avec un logiciel de capture de documents pour rationaliser et automatiser le processus de traitement.

Pour plus d’informations sur les solutions de traitement intelligent des documents d’Ephesoft, veuillez consulter notre site Internet ou découvrez notre solution Ephesoft Transact.