Bien que le terme robotisation des processus (RPA pour Robotic Process Automation) puisse paraître tiré d’un roman de science-fiction et associé à une spécialité technicisée, il est primordial que tout dirigeant d’entreprise comprenne la RPA et sache comment en tirer parti. Si vous êtes en charge d’opérations commerciales fortement dépendantes de processus transactionnels répétitifs nécessitant un investissement important en personnel, espace et équipements, la mise en œuvre de la RPA peut s’avérer être l’une de vos plus importantes décisions stratégiques.

RPA

 

Qu’est-ce que la robotisation des processus ?

La RPA utilise des « robots » logiciels ou numériques qui travaillent en arrière-plan pour réduire ou supprimer l’intervention humaine au cours de processus métier. La RPA est transparente pour les utilisateurs et n’introduit pas de nouvelles interfaces utilisateurs nécessitant une formation et source de stress pour les ressources humaines. Ces robots numériques agissent à la place de l’humain au cours de processus tels que la saisie de données ou le tri de courrier, qui nécessitent couramment d’importantes équipes et la gestion de documents. Ces salles numériques de tri de courrier sont devenues la quintessence de l’efficacité et sont un avantage indéniable de la RPA. Enfin, la RPA permet d’agréger des métadonnées provenant de divers documents pour alimenter des systèmes de reporting et d’analyse des données.

Tandis que la RPA duplique les résultats de tâches manuelles répétitives, il est important de souligner qu’elle ne réplique pas nécessairement la manière d’exécuter ce type de tâches. En effet, les robots diffèrent des opérateurs humains du fait qu’ils ne traitent que des données structurées. Un opérateur humain peut recevoir des informations sous forme analogique et les utiliser directement pour exécuter une tâche.

Par exemple, un opérateur est capable de lire le formulaire de demande d’un nouveau client et de saisir les données dans les applications métier pertinentes, afin de créer le compte de ce nouveau client. Tandis que le processus de création d’un nouveau compte client est bien documenté et très répétitif, la définition du processus suppose que les données se présentent sous forme numérique, c.-à-d. que le processus considère les entrées comme des champs plutôt que comme des documents analogiques.
Lorsque de telles données sont du domaine de l’analogique, c.-à-d. se présentent sous la forme de contenu non structuré, la RPA nécessite une capture de contenu intelligente qui permette de transformer le contenu analogique non structuré en données numérisées structurées, afin d’exploiter pleinement les données reçues.

Par où commencer la robotisation des processus ?

À moins de faire partie de l’équipe de direction de l’organisation et d’être responsable de la stratégie à long-terme, vous devrez trouver un ou plusieurs sponsors pour pouvoir lancer un projet d’exploration de la RPA. Tournez vous vers les responsables des équipes opérationnelles, de la logistique, de l’innovation et de la stratégie avec lesquels vous travaillez. Ils constituent vos principales parties prenantes. Vous aurez peut-être besoin d’autres ressources, qui constitueront une équipe projet dont les membres représentent l’expertise des différents services de l’organisation. S’il n’est pas envisageable de constituer une équipe projet, demandez aux responsables d’identifier des experts au sein des différents services, afin de pouvoir obtenir des réponses aux diverses questions émergentes au fur et à mesure de l’exploration des options possibles.

Une fois l’équipe projet constituée, commencez par examiner les capacités actuelles de l’entreprise. Il est essentiel d’évaluer les capacités technologiques et l’état des processus métier actuels, afin de déterminer la maturité de l’entreprise face à la RPA.

Examinez les processus métier documentés

Une des clés du succès de la mise en œuvre de la RPA réside dans l’identification de victoires faciles à obtenir au sein des processus métier actuels. Consultez les dernières procédures opérationnelles standard (POS) de l’entreprise relatives aux processus métier, qui décrivent les activités des unités opérationnelles.

Voici quelques questions à se poser lors de votre choix du processus où la RPA sera initiée :

  • Combien de processus métier indépendants comptabilisez-vous ?
  • Quels processus sont les plus chronophages et les plus coûteux pour l’entreprise en termes de matériel et de main d’œuvre ?
  • La documentation actuelle reflète-t-elle fidèlement la manière dont se déroulent réellement les processus métier ?
  • Quelles solutions logicielles votre entreprise utilise-t-elle ? Comment sont-elles intégrées ?
  • Quels sont les processus métier très répétitifs et les mieux adaptés à l’automatisation ? Exemple : processus de saisie manuelle de données
  • Quels sont les processus qui pourraient bénéficier le plus de la capture intelligente de documents et de la RPA ?
  • Comment les opérations seraient-elles impactées par la mise en œuvre de la RPA à court terme ?

Votre équipe doit prévoir d’effectuer une analyse succincte des processus, en formulant un plan d’évaluation de la maturité des processus actuels face à la RPA et en identifiant des victoires faciles qui auront un impact immédiat sur toutes les unités opérationnelles. Idéalement, le premier processus à bénéficier de la RPA doit pouvoir intégrer la RPA très rapidement après quelques semaines de test tout au plus. Votre analyse peut constituer le point de départ du calendrier d’intégration de la RPA aux autres processus et unités opérationnelles.

Examinez les fournisseurs de logiciels sur le marché

Recherchez les fournisseurs de logiciels présents sur le marché et les coûts de chaque logiciel. Lors de l’examen des processus métier actuels de l’organisation, vous avez probablement identifié plusieurs processus qui pourraient tirer parti de la capture intelligente de documents et du machine learning. Les fournisseurs de logiciels comme Ephesoft peuvent vous aider à restreindre vos choix, grâce à des démonstrations gratuites de solutions comme Ephesoft Transact, et grâce à des cas d’utilisation correspondant à votre secteur d’activité. Par exemple, le cas d’utilisation relatif à la robotisation des processus dans le secteur bancaire.
Quelle que soit la taille de l’équipe projet, veillez toujours à inviter des développeurs familiers des systèmes actuels et des processus métier ciblés lors des démonstrations des logiciels, afin de leur permettre de poser des questions auxquelles vous n’aurez probablement pas pensé. Par la prise en compte de l’opinion des développeurs, vous éviterez certains mauvais choix.

Effectuez une analyse coût/bénéfice

Après recueil d’informations de la part des partenaires potentiels, et de l’opinion d’experts au sein de l’organisation, comparez chaque solution en précisant les fonctionnalités de chacune et les modalités d’intégration à la technologie existante. Les coûts sont un critère important, de même que la possibilité de faire évoluer le logiciel au fur et à mesure de la croissance de l’organisation. Le logiciel doit pouvoir lire et classifier rapidement divers documents dont le volume peut être important, avec une précision élevée et un faible taux d’erreur ou de validation manuelle. Examinez les services Web disponibles dont l’intégration peut être rapide. Exclure toute programmation complexe et longue qui nécessiterait un surcoût probable et un temps de déploiement plus long, et qui ne permettrait pas de passer rapidement en phase de test de la RPA.
Maintenant que le processus métier le plus approprié a été sélectionné pour commencer l’intégration de la RPA et que le logiciel répondant le mieux aux besoins de votre organisation a été retenu, présentez les résultats à votre sponsors. Anticipez les questions relatives aux économies financières immédiates et à long-terme, à 1 an, 3 ans et 5 ans. Indiquez les coûts éventuellement associés à la mise en œuvre, comme ceux du matériel informatique, le cas échéant. Quantifiez le coût de l’investissement dans le nouveau logiciel par rapport aux économies financières anticipées de main d’œuvre, d’espace et de gestion de documents papier. Précisez comment il sera possible d’accéder aux documents traités automatiquement. Abordez la manière dont les tests et changements seront communiqués aux parties prenantes travaillant au sein des unités opérationnelles impactées. La conduite du changement est un critère important à considérer lors du recrutement d’alliés dans le succès de la transformation digitale de votre activité.

Exploitez la RPA de façon à obtenir une première victoire facile qui démontre des résultats indéniables

Une fois que votre sponsor aura donné son feu vert et que votre équipe aura programmé le déploiement avec le fournisseur du logiciel et l’équipe développement, lancez la phase de test. Prévoyez du temps sur le terrain lors de cette phase de test. Il est préférable d’être présent sur le lieu où se déroule les processus, afin d’assister les équipes lors de la période de transition et répondre aux questions. Mesurez les résultats des tests et tenez au courant votre partenaire de la haute direction à propos de l’avancement de la phase de test. Lorsque les processus ou les résultats diffèrent de ceux anticipés, prenez note des enseignements tirés, en vue des déploiements futurs. Mettez à jour les workflows et la documentation pour approbation et incorporation dans les POS de l’entreprise.

Créez un plan de projet à long-terme pour l’avenir

Votre première mise en œuvre de la robotisation des processus est un succès. Et maintenant ? Il est temps de prendre en compte les données rassemblées relatives aux bénéfices de la RPA et d’élaborer un plan exhaustif pour l’avenir de votre business.

Votre équipe doit être prête à adopter :

  • Les résultats de la mise en œuvre de la plateforme prototype, notamment les enseignements tirés, en vue des prochaines périodes de transition
  • Un calendrier de déploiement de la RPA aux autres processus, précisant les dates et les unités opérationnelles concernées
  • Les ressources nécessaires au lancement global de la transformation par la RPA
  • Un suivi des économies financières réalisées à l’échelle de l’entreprise

Pour en savoir davantage sur la robotisation des processus et comment votre organisation peut tirer parti de la transformation digitale, consultez la page Solutions RPA.