Assis dans nos bunkers de télétravail, la comparaison des effets de la COVID-19 à ceux d’une guerre est une analogie légitime. Après nous avoir vanté l’importance de libérer du temps à nos travailleurs intellectuels pour qu’ils se consacrent à des tâches plus importantes, nous faisons aujourd’hui face à une pénurie de travailleurs intellectuels devant les tâches à accomplir, quelles qu’elles soient. Aujourd’hui, nous sommes pour la plupart en télétravail et interagissons avec nos clients, fournisseurs, partenaires et collègues depuis nos ordinateurs de bureau ou dispositifs mobiles. Aujourd’hui, Il est important, plus que jamais, de privilégier le cloud et de disposer d’outils adaptés au cloud. Il s’agissait jusque-là d’un choix, c’est devenu une obligation.
Les organisations qui sont déjà à l’aise avec les notions de bureaux distants et de processus automatisés sont aujourd’hui dans une situation un peu moins stressante que leurs contemporaines ayant tardé à miser sur l’entreprise autonome. Notre situation de télétravail et notre auto-isolement nous imposent le « sans contact » et nous obligent à faire plus avec moins de ressources. Si votre organisation n’a jamais élaboré de plan formalisé de transition vers un modèle plus productif d’exécution des tâches dans ce monde digital, il est temps de rattraper le retard et de renforcer votre maigre main d’œuvre avec des robots, des machines, de l’intelligence artificielle et des données contextualisées.
Nous nous posons les questions difficiles et sommes parvenus à établir des priorités. Nous avons une meilleure compréhension des facteurs de succès de notre organisation et avons probablement identifié les évolutions vers lesquels nous devons tendre. Il est clair que nous devons libérer du temps à nos équipes pour qu’elles se consacrent à l’identification d’opportunités plutôt que d’accaparer leur temps avec des tâches banales.
Nous avons identifié les processus essentiels à la satisfaction client, ainsi que les processus défectueux. Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle à ces problèmes, il est possible d’accélérer les processus et d’atténuer l’impact de l’ennemi. En recherchant des entreprises qui prospèrent actuellement et en utilisant comme référence une expérience directe de collaboration avec une entreprise dont les membres font preuve de courage ainsi que d’un sens des affaires exceptionnel, j’ai appris qu’il est possible d’atteindre une tranquillité d’esprit de manière efficace en réduisant le champ d’action à quatre questions.
- Comment mieux vivre la réalité du télétravail ?
- Qu’est-ce qui est réellement important pour notre organisation ?
- Que faire à ce propos maintenant ?
- Comment rester prêt au combat ?
Tout d’abord, comment mieux vivre la réalité du télétravail ? Commençons par la composante humaine. Nous avons dû travailler depuis notre domicile, et cette obligation a soit révélé notre retard dans l’adoption de la transformation digitale, soit souligné l’efficience déjà existante. Certains d’entre nous ont l’habitude d’être en télétravail, tandis que d’autres sont encore au stade de la création d’un espace de travail à domicile et de l’élaboration de workflows numériques à partir de processus d’entreprise manuels existants. Nous n’avons plus le privilège de pouvoir aller interpeler un collaborateur à son bureau pour lui demander des documents justificatifs ou pour lui tendre un dossier de documents papier nécessaire à l’un de ses projets. Nos processus manuels sont dorénavant révélés au grand jour, et toute l’inefficacité de nos habitudes et méthodes est mise à nu.
Nous soutenons nos collaborateurs, nos processus et notre productivité en examinant ces workflows perturbés en vue de les automatiser. Identifions l’emplacement du contenu et définissons tout écart à combler, en commençant par la numérisation de ce contenu et en veillant à choisir une technologie qui soit suffisamment intelligente pour révéler le contexte du contenu, afin de disposer de l’enrichissement des données nécessaire à la prise de décisions pertinentes.
Abordons maintenant la priorisation au travers de la question : qu’est-ce qui est réellement important pour notre organisation ? Le fonctionnement multitâche est subitement remplacé par l’intérêt pour les tâches qui accroissent le revenu brut et pour les mesures qui réduisent les coûts et augmentent le résultat financier. L’importance de bien connaître nos clients devient en quelque sorte une seconde nature et les actions inutiles disparaissent.
Nos processus défectueux deviennent criards et nous voyons maintenant clairement où se situent les points de blocage et les automatisations à mettre en place pour les faire disparaître. Les valeurs d’une organisation nécessitent un ajustement fréquent pour préserver clients et équipes internes. Nous savons que nous nous appuyons sur des bases de connaissance internes et externes pour enrichir le contenu nécessaire au respect de nos valeurs ; nous pouvons maintenant envisager d’automatiser les processus pour enrichir ces données.
Ce qui nous mène maintenant à l’action. Maintenant que nous avons connaissance de nos points faibles, comment y remédier ? Examinons chaque processus, évaluons leur utilité et déterminons s’il existe une meilleure manière d’atteindre le résultat souhaité. Si nos collaborateurs les plus expérimentés sont en charge du traitement de formulaires et documents papier, nous devons les réallouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela nécessite un peu de réflexion et de planification, mais il existe de nombreuses manières de bénéficier de remises qui augmentent notre résultat financier. Nous avons simplement besoin que des personnes expérimentées les traquent.
Nous pouvons prioriser nos processus en examinant, dans son contexte, le contenu qui transite au sein de notre entreprise, et nous pouvons examiner chaque tâche associée à ce contenu, créant ainsi des données sémantiques. Sémantique est synonyme de « qui y affèrent » ou de création de relations, de connexions et de signification. Plus spécifiquement, cela a trait à la logique. Capturer le contenu est une bonne chose, mais acquérir les données dans leur contexte est excellent, car cela permet d’acquérir une vision qui accélère la prise de décision. Les données sémantiques ou contextualisées nous permettent de travailler mieux et plus vite, car nous voyons les données d’une manière qui dévoile leur signification ou contexte.
Nous savons maintenant là où concentrer nos actions. Prenez le chemin le plus rapide vers un ROI en vous concentrant sur l’acquisition des données utiles à un processus unique à forte valeur ajoutée. Les données contextualisées alimenteront le pic des demandes d’analyse des données, plus importantes que jamais. Pensez à toutes les rampes d’accès qui facilitent l’acheminement du contenu vers votre organisation. De nombreuses organisations utilisent encore des processus manuels en salle de tri de courrier. Des équipes comptables traitent encore manuellement les factures et mettent plusieurs jours à traiter les payements. Ces processus sont parmi les plus faciles à automatiser et cette automatisation est à même de transformer des centres de coût en centres de profit.
Nous pouvons regarder au-delà des valeurs individuelles, en direction du contexte de nos données, pour identifier l’intelligence qui renforce nos bases de données internes et externes. Nous exploitons des connecteurs, le machine learning, des robots et des tableaux de bord pour partager ces informations pertinentes au sein des forces de travail, et ainsi observer un accroissement de la productivité.
Armés de ces évaluations, nous pouvons maintenant préparer l’avenir. Nous avons créé un espace permettant de se préparer à la prochaine attaque ou à l’essor inévitable de l’activité. Nos modèles libre-accès sont opérationnels, grâce à des canaux et plateformes d’aide aux clients, partenaires et employés sans besoin de beaucoup solliciter nos experts en TI. Nos systèmes sont prêts à piloter la productivité par le contexte et nous serons prêts à réembaucher et intégrer des employés. Nous avons libéré des ressources pour mieux préparer la prochaine crise, nos collaborateurs ont maintenant accès aux données épurées dont ils ont besoin pour faire leur travail, et nos clients disposent d’outils leur permettant d’interagir avec nous à distance.
Nous sortons transformés de cette attaque, ce qui non seulement nous a aidé à survivre à la bataille, mais nous donnera également un avantage compétitif en temps de paix. Ce n’est pas le moment de retarder ou de mettre en pause la transformation digitale. C’est au contraire le moment d’aller de l’avant. Nous avons une guerre à gagner.