La valeur de l’intelligence documentaire sous Microsoft
Et si toutes vos applications (services de contenu, workflow, ERP et CRM) étaient alimentées par toutes les informations utiles contenues dans les documents qu’elles abritent ? Ce serait la fin des dark data au sein des contenus non structurés. Les informations présentes dans les documents seraient toutes accessibles, claires et concises, prêtes à être exploitées.
Afin d’appréhender ce concept, voici les quatre notions associées à l’intelligence documentaire :
- Facilité de recherche. La recherche plein texte est disponible pour tous les documents.
- Classification. Le type du document est connu.
- Métadonnées. Les données utiles de chaque type de document sont disponibles.
- Corrélation. Les documents peuvent être facilement reliés entre eux.
Ces notions se retrouvent dans le monde Microsoft via diverses applications et technologies.
Services de contenu (SharePoint)
En utilisant une plateforme de capture documentaire intelligente, tout document entrant dans SharePoint dispose maintenant de la recherche plein texte. Les documents sont automatiquement classifiés et le type des documents est connu. Pour chaque type de document classifié, des métadonnées spécifiques sont extraites. Enfin, une corrélation peut se faire grâce à des valeurs clés afin de relier les documents entre eux.
Workflow (Flow, Nintex et K2)
Les workflow deviennent intelligents. Grâce à l’intégration des API Webservices des plateformes documentaires au sein même du workflow, les propriétés des documents sont obtenues quasiment en temps réel. Il est alors possible, en s’appuyant sur ces données, de prendre des décisions et d’opérer des branchements conditionnels directement liés aux informations contenues dans les documents. Des règles plus complexes peuvent également s’appliquer pour éviter la saisie manuelle de données ou des états d’attentes inutiles
Applications d’entreprise (Dynamics)
Les documents pilotent les processus de l’entreprise. Que le document soit une facture, un contrat, un ordre d’exécution, un devis client ou autre, les données associées doivent être saisies dans un système spécifique à la branche d’activité. La capture intelligente des documents est en mesure de supprimer la saisie manuelle des données et la création manuelle des dossiers, et d’accroître l’automatisation.
Machine learning supervisé et big data (Azure)
La constitution de grands ensembles de documents à des fins d’analyse des données peut se révéler très précieuse pour une organisation. Les données sont généralement d’abord non structurées. Après traitement des données lors d’un processus intelligent de capture des documents, des données structurées sont alors disponibles pour le machine learning, l’IA et le RPA.
Lorsque vous automatisez votre environnement Microsoft grâce à l’intelligence documentaire et que vous révélez les données jusqu’alors considérées comme dark data, votre business et les acteurs s’en trouvent impactés positivement. La technologie devient plus intelligente et s’affirme. Quels sont alors les avantages ?
Les 4 avantages les plus importants
- Réduction des coûts et économie de temps. L’automatisation améliore l’efficience et la productivité, et peut ainsi générer des économies globales. La saisie manuelle des données n’est plus nécessaire et le nombre de processus pilotés par l’homme en est réduit.
- Obtention de données exactes et exhaustives. Les machines passent en revue systématique TOUS les champs et peuvent solliciter l’intervention de l’homme pour valider ou traiter les exceptions le cas échéant. Les données générées sont disponibles en permanence.
- Amélioration du service client. Les services d’intelligence des documents fonctionnent 24/24 et sont capables de traiter les contenus beaucoup plus rapidement que l’homme. Le temps de traitement rapide et la capacité de fonctionner en dehors des heures de bureau contribuent à fournir un service client plus réactif et meilleur.
- Augmentation de la valeur ajoutée des employés. Les outils d’automatisation peuvent accroître la satisfaction au travail en réduisant les tâches banales et rébarbatives et en permettant aux employés de se concentrer sur le travail à plus forte valeur ajoutée. L’état d’esprit et l’implication des employés peuvent même s’en trouver améliorés.