Nombreuses sont les entreprises qui souhaitent se passer de la plupart des documents papier de façon sûre et efficace. S’il y a quelques années encore l’archivage dématérialisé ne disposait pas d’un cadre juridique clair, ceci a changé avec entre autres la publication de la norme homologuée Afnor NF Z42-026 en 2017. Celle-ci a en effet pour objectif de définir les règles à appliquer pour la numérisation de documents papier afin d’obtenir une copie digitale fiable, ayant donc la même valeur que le document original. A cette norme s’ajoutent le respect du décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, de la norme NF Z42-013, les certifications NF 461 et NF 544. Ceci vous semble compliqué ? Il est clair que le choix de partenaires experts en la matière est indispensable pour assurer la réussite de votre projet de dématérialisation de documents.

Qu’est-ce qu’une copie fiable ?

Quels que soient vos besoins (contrats, factures fournisseurs, ou autre communication entrante…) et le secteur dans lequel vous êtes actif, le processus de dématérialisation utilisé doit intégrer les fonctionnalités suivantes pour que la copie puisse être qualifiée de copie fiable :

  • une empreinte numérique : si le document était modifié, l’empreinte numérique le serait aussi
  • un horodatage qualifié : la date et l’heure de création du document numérisé sont précisées
  • un format électronique pérenne : PDF/A par exemple
  • un cachet ou une signature électronique qualifiés permettant de sceller le document

Un scanner dédié à la chaîne de numérisation en copie fiable connecté à une solution comme Transact d’Ephesoft permet de répondre aisément aux exigences que représente le zéro papier.

La capture intelligente au service de la copie fiable

Il est primordial que tout type de document quels que soient son format et sa présentation soit reconnu. La solution proposée par Ephesoft Transact repose sur l’apprentissage automatique et l’IA. Elle a déjà fait ses preuves dans divers domaines comme la classification et l’extraction de données structurées et non structurées permettant de traiter avec efficacité de gros volumes de documents et de les intégrer aux solutions métier. Transact permet l’acquisition des divers formats de documents, leur classification, l’extraction des données pertinentes (index), la validation et l’exportation des données (et documents) dans différents systèmes, par ex. dans une GED. Ephesoft Transact est la solution idéale pour un repérage rapide des documents, leur disponibilité pour les audits et leur conformité légale.

Des partenaires solides

Si vous souhaitez en savoir plus sur la copie fiable et la dématérialisation, profitez de l’expertise de Patrice Chakroun, Senior Presales Consultant chez Ephesoft et Adrien Vandy, Pre-Sales Engineer à Kodak Alaris lors de l’atelier « Tirez parti des avancées de l’IA pour automatiser l’intégration de tous vos flux de documents dans vos solutions métiers » qui aura lieu le 23 septembre dans le cadre du salon Documation à Paris (22, 23 & 24 septembre 2020). Ephesoft et Kodak Alaris vous accueilleront avec plaisir sur leur stand commun E71, sur lequel vous obtiendrez bien sûr tous les conseils et informations dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets de dématérialisation. Les personnes intéressées peuvent également obtenir une démo de produit effectuée par nos experts.

Mettez toutes les chances de votre côté avec des solutions éprouvées et de solides partenaires. Nous nous réjouissons de votre visite sur notre stand E71 lors du salon Documation, salon du management de l’information et des processus documentaires et de votre participation à l’atelier.