Comprendre la conformité des données

La conformité des données garantit que les actifs numériques ou les données sensibles sont organisés et gérés de manière à aider les entreprises à respecter les règles, les flux de travail et les politiques internes, ainsi que les réglementations légales et gouvernementales. Elle est également essentielle pour la confidentialité des informations personnelles des individus et la manière dont les entreprises stockent et sécurisent ces données sensibles. Les données d’une entreprise alimentent les processus, les flux de travail, les applications internes et, en fin de compte, la prise de décision et les connaissances.

Les règlements relatifs à la conformité des données précisent quelles données doivent être protégées, quels processus sont acceptables et quelles seront les sanctions en cas de non-respect des règles. La conformité des données garantit que votre entreprise respecte les exigences légales minimales.

Cette notion peut souvent être confondue avec la sécurité des données, qui couvre l’ensemble des processus et des technologies de sécurisation des données sensibles, notamment les pare-feu, les protocoles d’authentification et de protection par mot de passe. Par conséquent, les entreprises doivent être conformes aux réglementations en matière de données, mais cela ne garantit pas que leurs données soient sécurisées, même si leur objectif devrait être à la fois la conformité et la sécurité des données. Pour assurer la sécurité et la confidentialité, les entreprises ont besoin d’une gouvernance des données, qui comprend des politiques et des processus organisationnels contrôlant la manière dont les données sont gérées au sein de l’entreprise.

Comment la conformité des données s’intègre dans l’IDP

Dans le monde des affaires actuel, les documents ne sont qu’une forme de données qu’il faut gérer et gouverner. La plupart des entreprises disposent d’importants référentiels de documents qui sont des données non répertoriées et qui peuvent constituer un véritable casse-tête en matière de conformité.

Le traitement intelligent des documents (IDP) utilise une technologie basée sur l’IA pour capturer, classer, extraire, valider et exporter les données des documents vers un autre système. Les plateformes IDP modernes transforment les documents contenant des données non structurées ou semi-structurées en données structurées exploitables qui peuvent être introduites dans d’autres systèmes afin d’automatiser les flux de travail, de centraliser les informations, d’effectuer des analyses de données et de la veille économique, ou simplement de rendre un grand volume de données facilement consultable.

Rendre les données accessibles est le point crucial de la conformité des données. Imaginez, par exemple, qu’une personne ne veuille plus que vous disposiez de ses données, qui peuvent se trouver dans plusieurs applications et fichiers. L’IDP offre une solution automatisée pour rendre les données consultables afin que vous puissiez rapidement les supprimer et répondre ainsi aux exigences de confidentialité. Autres exemples : dans une étude de cas avec Vopak, la première société indépendante de stockage de réservoirs au monde, celle-ci a utilisé l’IDP et a pu réduire ses audits de deux à trois semaines à quelques heures seulement en éliminant la saisie et la recherche manuelles de données.Alliance Bank a utilisé l’IDP non seulement pour accélérer le processus de demande de prêt, mais aussi pour renforcer la prévention et la détection des fraudes.

Avantages de l’IDP pour la conformité des données

Il existe des centaines de cas d’utilisation du traitement intelligent des documents, en fonction des besoins de l’industrie et de l’entreprise, depuis les comptes créditeurs, les ressources humaines, la salle de courrier et les applications jusqu’aux prêts, aux demandes d’assurance, aux documents financiers, aux dossiers et aux transcriptions. Voici comment l’IDP peut vous aider en matière de conformité des données :

  • Peut traiter rapidement de gros volumes de documents
  • Rationalise les rapports réglementaires
  • Se connecte à toute application RPA, analytique ou tout autre système d’enregistrement pour obtenir des informations plus complètes
  • Élimine les erreurs humaines dues à la saisie manuelle des données
  • Permet de consulter les données afin de supprimer facilement les informations sur les clients si nécessaire
  • Réduit les délais d’audit de plusieurs semaines à quelques heures
  • Peut trouver des documents en quelques secondes
  • Favorise la productivité, la précision et l’efficacité des employés
  • Améliore l’expérience et la satisfaction du client
  • Peut être utilisé pour les initiatives KYC ou AML afin de réduire la fraude et les activités suspectes

La non-conformité peut avoir de graves conséquences : pertes financières et amendes, violations de la sécurité, révocations de licence, perturbations de l’activité, mauvais soins aux patients, perte de confiance, perception négative de la marque et mauvaise réputation. Ajouter l’IDP à votre pile technologique et éviter ces conséquences est plus facile que vous ne le pensez.