Les 6 étapes principales à éliminer, et les 7 étapes pour aller de l’avant

Il existe toujours une manière plus intelligente, plus facile et plus rapide de traiter les documents comptables et les factures. Malheureusement, les services comptables ont longtemps été associés au fait d’avoir des employés dont le travail se limite à la saisie manuelle de données, aux calculs innombrables et aux rapports de fin de mois. Si vous avez déjà entendu la musique, préparez-vous à riposter, à évoluer et à transformer votre service comptabilité fournisseurs grâce à une nouvelle approche récente des processus comptables.

Transformation digitale

Peut-être avez-vous déjà entendu prononcer ce terme à la mode ? Et bien, sachez qu’il est très bien référencé pour une raison. La transformation digitale est un processus qui inlcut la transformation des documents au contenu non structuré, non interrogeable et inaccessible en documents au format numérique, utilisables et faciles d’accès. La comptabilité et le traitement des factures sont les cas d’utilisation de la transformation digitale qui arrivent en tête car factures et commandes d’achats sont traditionnellement, et le sont encore, au format papier ou au format PDF non interrogeable et, par conséquent, sont des candidats de premier ordre.

Osez rêver un instant : que feriez-vous de votre temps libre si vous n’aviez pas besoin de ressaisir les données des factures dans votre système comptable ou ERP ?

Lorsque vous décidez d’opérer la transformation digitale de votre service comptabilité fournisseurs, il y a 6 tâches que vous n’aurez plus besoin d’effectuer :

  1. Saisie manuelle des données. Il existe une meilleure manière de faire, automatisée, grâce à la technologie Smart Capture® qui utilise le machine learning supervisé pour reconnaître les champs, même si ces derniers sont situés à différents emplacements sur la page, et peu importe le fournisseur. Le processus OCR peut être exécuté soit on-premises, soit uniquement dans le cloud. Les factures sont souvent encore des documents papier, ou sont envoyées dans un format PDF sur lequel il est impossible d’effectuer des recherches à partir de votre poste de travail, faisant de l’œil humain la méthode de recherche alternative.
  2. Une fois les données automatiquement capturées ; il existe des solutions permettant d’organiser, indexer ou classer les factures. Si vous avez opté pour un outil de capture intelligente exploitant le machine learning supervisé, le système est en mesure de reconnaître le type des documents (c.-à-d., une facture, une commande d’achat ou un formulaire) et même d’identifier les documents par fournisseur ou par code de comptabilité. Le classement manuel peut s’avérer être une tâche chronophage de la comptabilité fournisseurs.
  3. Grâce à la capture et au classement automatiques, vous n’aurez plus besoin d’archiver les documents papier, qui restent souvent des années sans être touchés, tout en occupant une place importante dans les immeubles de bureaux.
  4. Maintenant que vos données sont reconnues et organisées correctement, les métadonnées peuvent automatiquement être extraites de chaque facture ou document. L’étape d’extraction consiste à récupérer sur chaque page toutes les données dont vous avez besoin, et à mettre ces données dans un format structuré et interrogeable, afin de pouvoir y accéder facilement et les utiliser. Sans automatisation, cela serait une autre étape avec nécessité de saisie manuelle de données. En fonction de l’empilement technologique de votre organisation, le traitement des factures doit la plupart du temps être réalisé plusieurs fois, au sein de différents systèmes. L’automatisation fera en sorte que ceci ne soit plus une problématique.
  5. Vous ne serez pas nostalgique des tâches banales d’export/import des données dans vos ERP, CRM, RPA ou autres systèmes métier.
  6. La plupart des services financiers doivent subir des audits annuels pour lesquels les équipes comptables passent des heures et des jours à extraire des données et générer des rapports. Ceci ne sera plus une source d’angoisse, car le système Smart Capture® met les métadonnées à disposition immédiate pour un reporting rapide. Les clients qui utilisent les outils Smart Capture® rapportent que la durée des audits est réduite à plusieurs heures versus plusieurs semaines auparavant.

Payez vous du bon temps (automatiquement)

Les répercussions de la transformation digitale peuvent avoir un impact positif fortement apprécié de votre équipe comptabilité fournisseurs. Les clients qui utilisent des outils de capture intelligente des factures ont rapporté accroître leur productivité de 400 %. La partie fastidieuse du processus comptable disparaît grâce au logiciel intelligent, et libère du temps pour des tâches de niveau supérieur à plus forte valeur ajoutée. Non seulement cela accroît la motivation de vos employés, mais cela permet également d’élever le taux de rétention des employés, de traiter plus de factures plus rapidement, et de dimensionner vos processus à la croissance de l’entreprise.

De plus, les services comptabilité fournisseurs engrangent de nombreux bénéfices grâce à des cycles de paiement plus courts. Ils peuvent tirer profit d’escomptes commerciaux pour paiement anticipé et de l’escompte dynamique et, dans certains cas, peuvent même transformer le service comptabilité fournisseurs en centre de profit. Honda Logistics, utilisateur de Smart Capture® pour leur processus de facturation, est un bel exemple. Ils sont non seulement parvenus à traiter 20 000 factures supplémentaires chaque année, mais sont également parvenus à déployer un programme de paiement par compte marchand (CM) visant à faire de leur comptabilité fournisseurs un centre de profit.

Les 7 étapes pour amorcer la transformation digitale

Vous êtes intéressé de savoir comment lancer le processus de transformation digitale du traitement des factures depuis le début ; voici 7 recommandations auxquelles s’attaquer afin de vous libérer des processus manuels précédemment mentionnés !

  1. Créez une “ équipe spéciale ” en charge d’une initiative de transformation digitale, en démarrant par votre service comptabilité fournisseurs et les factures. Ceci inclut l’existence d’un cadre dirigeant responsable de mener et promouvoir le projet. Le service financier est l’un des services les plus faciles à automatiser en raison du volume élevé de factures et autres formulaires financiers qui sont souvent encore traités manuellement. Votre équipe spéciale vous aidera à faire avancer le projet.
  2. Réalisez une analyse de rentabilité. L’équipe aura besoin de définir des objectifs et de prévoir les résultats opérationnels et la valeur commerciale afin de fixer un budget. Déterminez le volume de factures par semaine, mois ou année, et identifiez les pics d’activité. Vous aurez besoin de connaître le nombre de membres du personnel comptable, le temps nécessaire pour traiter une facture type et le nombre d’exceptions généralement faites. Tous ces indicateurs vous aideront à atteindre vos objectifs, et les valeurs avant et après projet serviront de preuves de réussite.
  3. Recherchez des fournisseurs. L’un des critères de sélection du fournisseur les plus importants est le choix du type de système d’exploitation dont vous avez besoin – cloud ou on-premises ? Le système sera-t-il hébergé sur un serveur public ou dans un cloud privé ? Ce type de décisions peut affecter les accords sur les niveaux de service (ANS) avec les fournisseurs, notamment en matière de restauration des données, reprise après sinistre et temps d’arrêt, ce qui peut entraîner des pénalités financières pour non-respect des termes de l’ANS.
  4. Une fois l’outil de capture intelligente de contenu et le fournisseur sélectionnés, lancez le processus de déploiement. Vous aurez besoin d’identifier les champs à capturer, comme le nom de l’émetteur, le numéro de facture, la date de facture, les taxes, les frais de port, le montant HT, le montant TTC et d’éventuels autres champs. La sélection de ces champs simplifiera vos processus comptables une fois votre plateforme de capture intelligente en place. L’équipe spéciale travaillera en étroite collaboration avec le fournisseur dans le cadre de diverses activités, afin de faire du déploiement un succès.
  5. Menez la conduite du changement. Avant mise en production, il est important de rallier les troupes, en particulier l’équipe comptable, afin de gagner l’appui global des acteurs pour garantir leur adhésion et enthousiasme. Le cadre dirigeant responsable du projet aura pour mission d’aider à mener une conduite du changement positive.
  6. Formez vos équipes. Plus important encore, le fournisseur sélectionné doit vous aider à former les employés à l’utilisation de la plateforme de capture intelligente. L’utilisation doit paraître simple et intuitive.
  7. Enfin, préparez vous pour la mise en production. Prévoyez de suivre des indicateurs de réussite.

La transformation digitale est la passerelle et la solution vers la libération des données piégées. Capture et numérisation des factures sont les premières étapes du processus comptable, et libèrent du temps aux employés pour leur permettre d’effectuer des tâches ayant plus de sens. Les bénéfices l’emportent sur toute hésitation en raison des résultats probants en termes de précision, productivité, efficacité et économies financières. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous à l’adresse e-mail info.eu@ephesoft.com.