Afin de satisfaire aux hautes exigences de qualité du secteur de la santé, le NHS optimise sans cesse ses processus pour gagner en réactivité et performance. Lors de sa recherche d’une solution globale en mesure d’intégrer l’ensemble du processus, depuis la capture d’image, au traitement d‘image, à la classification et extraction, et jusqu’à la validation et distribution des données, le NHS a fait le choix d’utiliser les technologies proposées par SynApps Solutions, Alfresco et Ephesoft.

Le NHS peut dorénavant s’appuyer sur une solution complète basée sur les technologies respectives des trois fournisseurs. La capture de documents, le stockage et triage automatisés des transferts (ou adressages), ainsi que le reporting (ou suivi) automatisé, sont maintenant disponibles au sein d’une seule solution.

Le National Health Service (NHS) est le système de santé publique britannique, scindé en quatre systèmes de santé distincts, un pour chacune des nations du Royaume-Uni. Il s’agit du plus grand système de santé à payeur unique au monde. Financé essentiellement par le régime fiscal général, c.-à-d. les impôts et cotisations des contribuables, et contrôlé par le ministère de la santé, le NHS fournit des services de soins de santé, presque tous gratuits, à l’ensemble des résidents légaux au Royaume-Uni. Les services comme les soins d’urgence et le traitement des maladies infectieuses sont gratuits pour tous, y compris pour les visiteurs.

Avec l’importance grandissante de la numérisation dans le secteur de la santé, le NHS recherchait une solution permettant de mettre en place le dossier patient électronique (DPE) partagé. D’après les exigences du NHS et du secteur de la santé, la solution numérique devait prendre en charge l’ensemble des documents cliniques tels que les certificats médicaux, comptes-rendus d’hospitalisation et résultats d’analyses de laboratoire, ou encore les images numériques des patients. Ces documents constituent des fichiers objets essentiels à l’échelle régionale ou nationale. De plus, les sources de données démographiques et médicales des patients devaient être prises en charge, de même que le DPE. L’ensemble des données des dépôts devaient être sécurisées et accessibles au moyen de systèmes d’identification nationale comme les cartes électroniques ou les identifiants médecin. L’objectif était d’acquérir une vue à  360  ¨sur les données et le contenu du dossier médical électronique des patients. Le défi était de taille en raison des différentes sources de données, des différents types de données et des hautes exigences en matière de sécurité et de confidentialité des données.

En plus de la prise en charge du DPE, le NHS avait également besoin d’une technologie permettant de traiter les transferts de dossiers plus simplement et plus rapidement. Avant l’introduction de la solution numérique, la plupart des établissements de santé imprimaient et traitaient manuellement les demandes de transfert reçus par fax ou courrier électronique. Le traitement était non seulement compliqué mais également source d’erreurs, en particulier concernant l’objectif de prise en charge sous 18 semaines. Selon le cadre opérationnel du NHS et la constitution du NHS, les patients disposent d’un droit d’accès à la prise en charge d’un spécialiste sous un délai maximal de 18 semaines. Cette directive publiée par le ministère de la santé mentionne l’intérêt de revoir le parcours de soins des patients ayant été pris en charge au-delà des 18  semaines. Elle suggère également d’analyser et de signaler ces délais d’attente supérieurs à 18  semaines, afin d’en comprendre les causes et d’améliorer encore la prise en charge des patients. Le NHS recherchait une solution de transfert de dossier en ligne de bout en bout pour relever le défi.

Le NHS a bénéficié des services de conseil et d’assistance de SynApps Solutions. SynApps Solutions a été fondée en 2003 et se concentre sur les solutions de gestion de contenu d’entreprise (ou ECM, Enterprise Content Management). Certifiée ISO  27001 et experte en cybersécurité, SynApps  Solutions propose la définition, la configuration, le déploiement et le suivi post-déploiement de solutions. S’agissant de la gestion de la capture de documents, SynApps Solutions travaille en étroite collaboration avec Ephesoft dont elle utilise les solutions professionnelles.

SynApps Solutions propose la capture de contenu pour ECM et l’indexation et intégration automatisées selon les étapes suivantes. Dans un premier temps, le contenu de diverses sources comme les documents numérisés, fax, SMS, courriers électroniques, documents papier, etc. est capturé. Ensuite, après normalisation des différents types d’entrées, orientation des images et élimination des espaces vides, la solution SynApps  Solutions classifie le contenu selon le contexte. Des règles de logique de recherche de correspondance et des règles métier permettent d’extraire les métadonnées pour traitement ultérieur, et les données peuvent être validées par les employés du NHS. Enfin, les connexions avec les systèmes DPE, ECM, gestion des processus métier et autres, aussi bien on-premise que dans le cloud, permettent d’extraire le contenu pour son exploitation ultérieure.

SynApps Solutions a proposé trois solutions pour faciliter le travail du NHS et rendre les processus plus simples et plus rapides tout en réduisant les risques d’erreur de traitement.

Pour capturer les documents électroniquement, peu importe la source, Ephesoft propose une plateforme de capture des documents papier et des courriers électroniques capable après lecture OCR de reconnaître une multitude de formats. Après capture, le contenu peut être archivé et distribué à la plateforme numérique Alfresco (gestion de contenu d’entreprise et gestion de processus métier). De plus, le serveur de la passerelle fax peut préparer les fax qui seront ensuite traités par Ephesoft et Alfresco. Pour compléter la solution, le serveur eRS Gateway de SynApps  Solutions gère l’extraction électronique des transferts de dossier effectués depuis le service eRS du NHS. Le serveur peut également intégrer à la plateforme numérique Alfresco les acceptations, rejets et redirections des transferts effectués depuis la plateforme en ligne du NHS.

En plus du stockage automatisé, la solution peut également effectuer le triage des transferts y compris les acceptations, rejets et redirections en interne et en externe. La solution de capture Ephesoft et l’ECM Alfresco offrent une archive à long-terme du contenu patient important. La plateforme numérique Alfresco offre par ailleurs l’orchestration et le triage automatisés des transferts, ainsi que l’intégration du workflow de triage aux autres systèmes cliniques en place, afin de minimiser la ressaisie et d’améliorer l’accès aux données. Cette solution permet d’alimenter les statistiques nécessaires au suivi des transferts.

Une option externe permet aux cliniciens d’automatiser facilement le reporting et l’extraction. Les établissements de santé peuvent intégrer un système ECM à la plateforme numérique Alfresco pour extraire le contenu patient capturé. Les outils de reporting réduisent le travail de compilation des statistiques des transferts pour comparaison aux objectifs du NHS, et une option permet également de communiquer les résultats de reporting aux MG et prestataires de services sociaux. L’outil de visualisation des patients J4care propose une vue temporelle de tout le contenu patient archivé, à savoir tout le contenu DICOM, non DICOM et ECM. En option, les établissements de santé peuvent créer un dossier partagé externe.