Ce système de ventilation contrôlée individualisée et de récupération de chaleur performante est fabriqué par Systemair, un des leaders de la fabrication de systèmes de ventilation et de climatisation possédant des succursales dans plus de 50 pays à travers le monde. Sur l’année fiscale 2016/2017, 5 500 employés ont généré 720 millions d’euros de ventes grâce aux marques Systemair, Frico, Fantech et Menerga. Ces produits offrent un climat intérieur agréable dans les appartements, mais également dans les écoles et les bureaux, ou encore dans les tunnels de ventilation et les stations de métro. Ils garantissent également l’évacuation des fumées présentes au niveau des issues de secours, en cas d’incendie.

Le groupe suédois présente une croissance continue et englobe plus de 70 entreprises (à l’été 2018). 46 d’entre elles utilisent Infor M3, un ERP adapté aux entreprises de fabrication. Le service informatique central est rattaché au plus grand site du groupe, situé à Boxberg, Baden en Allemagne, et est responsable de la maintenance et du développement de l’ERP. Daniel Kranz, développeur d’applications basé à Boxberg, est en charge de la gestion des documents par l’ERP. « Nous sommes constamment à la recherche de solutions performantes », explique-t-il.

Ephesoft Transact s’avère être la solution qu’il recherchait : une plateforme moderne de capture intelligente de documents et d’extraction de données. La solution lit les données et codes-barres présents sur les factures, puis les transmet à l’ERP après validation. Suite au succès de la phase de tests en 2017, le déploiement progressif de la plateforme de capture intelligente a commencé en mars 2018. En phase finale, la solution 100 % web sera disponible en standard pour tous les utilisateurs Infor M3 du groupe.

De nombreux documents s’accumulent au cours du processus de commande, et leur classement doit s’opérer selon la structure spécifique de l’archive centrale. Pour tenter d’améliorer le processus de classement, Systemair a développé et déployé une solution interne de lecture de codes-barres qui n’a pas donné satisfaction auprès du service informatique. « La gestion des erreurs de lecture des codes-barres était difficile. Dans la plupart des cas les erreurs étaient détectées trop tardivement, voire pas du tout », confie Daniel, qui devait donc souvent intervenir, notamment en cas d’urgence où il était amené à procéder à l’identification manuelle des documents pourvus de code-barres.

Les causes de ces erreurs étaient nombreuses et variées. Les types de documents étaient également variés. Il pouvait s’agir de commandes, d’échanges par messagerie électronique avec les fournisseurs ou encore de bons de livraison signés des prestataires de services logistiques. Par ailleurs, le logiciel lisait parfois les codes-barres de manière erronée, notamment en raison du format des codes-barres, variable en fonction de la finalité du document.

Le logiciel de capture des factures en place était par ailleurs également dans le collimateur, du fait des coûts excessifs des licences et des charges opérationnelles. Certains services de comptabilité devaient notamment disposer de postes de travail réservés à la seule capture de documents. Daniel devait par ailleurs configurer un modèle unique pour chaque nouveau fournisseur et programmer le système.

Lors du processus de sélection d’un nouveau partenaire stratégique pour la capture de documents, Daniel a vite adhéré à l’offre Ephesoft présentée par le directeur de comptes Ephesoft en charge des relations avec le partenaire Infor. Il a par la suite obtenu des informations supplémentaires de l’équipe de développement responsable des marchés germanophones.

« L’architecture ouverte d’Ephesoft Transact nous ouvrait la porte à de toutes nouvelles opportunités grâce à sa facilité d’intégration dans notre architecture informatique et grâce à son déploiement via des services Web », précise Daniel. « L’approche Web convenait parfaitement à notre stratégie informatique. »

Le modèle de licence indépendant d’un prix par clic s’avérait plus attractif, puisque la solution de capture traite automatiquement les factures et documents pourvus de code-barres reçus par l’entreprise. La possibilité de déployer la nouvelle solution de capture à d’autres services constituait également un avantage supplémentaire. « Nous avons déjà d‘autres projets mais nous devons d’abord finaliser les déploiements en cours », poursuit Daniel.

“Ephesoft Transact offre un rapport prix/performance intéressant et convient parfaitement à notre stratégie informatique”

— Daniel Kranz, développeur d’applications chez Systemair GmbH

Daniel a défini un site pilote à l’été 2017 afin d’acquérir une expérience sur le système. Un membre de l’équipe Ephesoft a accompagné la mise en œuvre via une gestion du projet en méthode Agile. Les tests concluants ont fait bonne impression auprès de la direction suédoise du groupe. Ephesoft Transact est devenu pour l’ensemble du groupe Systemair la solution de capture intelligente de documents pour Infor M3, et les anciennes solutions ont été abandonnées.

Daniel a d’abord déployé la nouvelle solution au sein de quatre entités allemandes. La configuration du site pilote a pu être copiée, permettant un déploiement simple et rapide. « Un déploiement en quelques minutes » résume Daniel. Il cite comme exemple la saisie de l’adresse e-mail de la messagerie électronique centrale depuis laquelle Ephesoft Transact collecte et traite automatiquement les factures entrantes.

La Suède et l’Italie ont déployé la solution au cours de l’été 2018. La Suisse et l’Autriche vont suivre prochainement. L’objectif est de déployer la solution à toutes les entités ayant des utilisateurs Infor M3 d’ici milieu 2019.

Chaque entité sera gérée sur le serveur Ephesoft comme un client distinct. Chaque entité dispose de sa propre classe afin que les utilisateurs qui s’y rattachent ne puissent voir et traiter que les documents les concernant.

L’expérience acquise à ce jour est très prometteuse aux yeux de Daniel. « Le taux de reconnaissance est excellent. » Cela est dû au nouveau concept de validation des documents pourvus de code-barres. Chaque page contient un code-barres à 1 ou 2 dimensions constitué d’une séquence de nombres et de lettres. Le système lit les séquences, les rapprochent et les transmet à l’ERP. Si un code-barres n’est pas reconnu, un contrôle supplémentaire se fait au niveau du numéro de commande interne ou externe, extrait ensuite par la solution. En pratique, le taux de succès approche les 100 %. De plus, l’assemblage des documents individuels est simplifié en un seul processus métier.

Daniel est en mesure d’accéder à des indicateurs de performance importants via « Report Monitor », une fonctionnalité visant une meilleure transparence. « Nous avons maintenant connaissance du nombre de documents pourvus de code-barres que nous accumulons. Nous atteignons près de 40 000 pages chaque mois, uniquement pour les quatre entités allemandes. Le volume mensuel des factures fournisseur s’élève à 7 000 » précise-t-il. Ephesoft lit les informations disponibles en en-tête et pied-de-page et les rapproche des données du fichier maître.

Ephesoft est en mesure de s’adapter à chaque cas au moyen de scripts. « Les améliorations futures sont sans limite », souligne Daniel, le sourire aux lèvres. Et pour terminer, le temps nécessaire à l’administration de la solution est réduit, ce qui permet à Daniel de se consacrer davantage aux projets stratégiques.

“Ephesoft constitue un élément important de l’intégration des factures entrantes dans le système et classe avec efficience les documents pourvus de code-barres de tous les processus.”

— Daniel Kranz, développeur d’applications chez Systemair GmbH