Datenschutz und Datensicherheit bei Dokumenten

Angesichts sich ständig ändernder und neuer Vorschriften für Datenschutz und Datensicherheit benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, wie sie die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren zum Umgang mit Daten gewährleisten können. Bei Datenschutzverletzungen, dem Verlust sensibler Daten oder unbefugter Offenlegung von Daten kennen Aufsichtsbehörden kein Pardon – häufig verhängen sie saftige Bußgelder oder sogar Haftstrafen. Branchenweit müssen Unternehmen und Behörden einen Weg finden, nicht nur zu wissen, welche Daten sie haben, sondern auch, wie sie diese schützen können.

Der Bedarf an Compliance wächst:

Durchschnittliche Kosten einer Datenschutzverletzung lagen 2020 bei 3,86 Mio. USD

In 58 % der Datenschutzverstößen 2020 waren personenbezogene Daten betroffen

Seit 2018 haben Datenschutzverstöße um 11% zugenommen

Datensätze waren im September 2021 von Datenschutzverstößen betroffen

Im Bereich der Finanzdienstleistungen kann das Verständnis Ihrer Daten zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Handelsfinanzierungsrisiken beitragen. Unternehmen in Europa müssen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Die Beispiele ließen sich in Branchen wie Biopharmazeutika, Hochschulen, Behörden und im Dienstleistungssektor beliebig fortsetzen. Letzten Endes kann Ihr Unternehmen an Daten scheitern, von denen Sie nichts wissen.

Blog zum Thema Datenkonformität

Zuverlässige Daten mit intelligenter Dokumentenverarbeitung

Eine Automatisierung, die durch Lösungen für eine intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) unterstützt wird, eignet sich hervorragend dem vorgeschriebenen Datenschutz und der erforderlichen Datensicherheit gerecht zu werden und damit die Compliance zu verbessern. IDP bietet eine beeindruckende Genauigkeit von bis zu 99,9% bei der Datenerfassung und ist damit die ideale Lösung für Dokumente, die relevant für die Compliance sind, wie beispielsweise Unterlagen mit sensiblen Daten nach dem Payment Card Industry Data Security Standard PCI DSS, mit Personally Identifiable Information PII oder mit KYC-Daten.

Risiken durch intelligente Erfassung von Daten minimieren

Die größten Vorteile der IDP liegen in der Lokalisierung und Extraktion unstrukturierter und teilstrukturierter Daten aus physischen und elektronischen Dokumenten und deren Umwandlung in strukturierte Daten. Die extrahierten Daten können nahtlos und sicher in andere Anwendungen oder Ablagesysteme exportiert werden, um sie dort zu durchsuchen oder zu analysieren. Durch eine IDP-Lösung erübrigt sich die manuelle Suche, Prüfung, Klassifikation, Schwärzung oder Handhabung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen. Durchsuchbare Daten bedeuten auch, dass das Risiko minimiert werden kann, dass sensible Informationen gegenüber Externen offengelegt werden.

Mehrwert einer IDP-Lösung für die Datenkonformität

Der Einsatz einer IDP-Plattform sollte der erste Schritt bei jeder Initiativen für digitale Transformation oder Hyperautomation sein, bei der dokumentenzentrische Arbeitsabläufe eine Rolle spielen. Denn strukturierte Daten sind die Voraussetzung für jede Art von Automatisierung. Die Vorteile der IDP-Lösung:

Schnelle Verarbeitung großer Dokumentenmengen

Effiziente regulatorisches Meldewesen

Anbindung an RPA oder Anwendungen für die Datenanalyse, um umfassende Informationen zu erhalten

Vermeidung von Fehlern, die bei manueller Dateneingabe leicht passieren

Bereitstellung durchsuchbarer Daten, um gegebenenfalls Kundeninformationen zu entfernen

Verkürzung der Auditdauer von mehreren Wochen auf wenige Stunden

Auffinden von Dokumenten innerhalb weniger Sekunden

Steigerung von Mitarbeiterproduktivität, Genauigkeit und Effizienz

Optimierung des Kundenservice und größere Kundenzufriedenheit

Geeignet für KYC-Prozesse oder die Bekämpfung der Geldwäsche, um Betrug und verdächtige Aktivitäten zu verhindern

Anwenderberichte

LZI Langzeitinkasso GmbH

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This bakery deployed in less than 1 week, increased compliance and became 93% faster by automating their invoice processing.

SERIS

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Als das erste Sicherheitsunternehmen, das digitale Personalakten einführte, konnte sich SERIS einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und die Vorschriften einhalten.

Erfahren Sie, wie die Plattform von Ephesoft weiteren Kunden dabei geholfen hat, Effizienz, Genauigkeit und Produktivität zu steigern.

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