Les documents sont comme des navires porte-conteneurs qui parcourent les routes maritimes internationales. Ils transportent des objets (données) de valeur d’une destination à l’autre. Ces données essentielles prennent diverses formes. Il peut s’agir d’une commande client, d’une facture fournisseur, d’un justificatif d’hospitalisation ou encore d’une pièce d’identité. Les données transportées sont souvent récentes et vitales aux opérations quotidiennes de l’entreprise. Dans 80 % des cas, ces précieuses données s’avèrent toutefois non structurées et donc inaccessibles telles quelles.

À l’image des chariots porte-conteneurs d’un port tombé en désuétude, des employés traitent manuellement ces documents. Les ports (et entreprises) intelligents savent de leur côté qu’une meilleure manière de faire existe. Ils ont de leur côté automatisé le tri et le déchargement des conteneurs, le tri des marchandises qu’ils contiennent, et leur transport à destination finale où elles seront valorisées. Grâce à l’innovation technologique, les tâches lentes et fastidieuses sources de perte de temps précieux sont éliminées ; l’épuisement des ressources des entreprises cesse ; les tâches non spécifiques s’effectuent plus rapidement.

Les responsabilités des DSI envers la modernisation globale d’entreprises ou de services publics croient continuellement. Selon le rapport d’IDG 2020 State of the CIO (“ Le point sur la fonction DSI en 2020 ”), le rôle stratégique du DSI s’affirme. Près de 90 % des DSI interrogés déclarent que leur rôle de meneur d’initiatives de transformation digitale prend une importance croissante, comparativement à leurs collègues chefs de secteur. Ils sont également impliqués dans des initiatives commerciales visant à augmenter l’efficacité opérationnelle et amélioration l’expérience client, qui constitueront la majorité des investissements TIC en 2020.

Voici les questions que les DSI doivent se poser en matière de transformation digitale et gestion documentaire :

  1. Quels revenus l’entreprise pourrait-elle générer ou économiser si elle parvenait à libérer les données non structurées contenues dans les documents ?
  2. Quel est le coût annuel du tri et traitement manuels des documents pour l’entreprise ? Pourrions-nous utiliser une solution informatique pour automatiser et réduire le coût de ces tâches ?
  3. Combien de collaborateurs effectuent-ils des tâches de saisie manuelle de données et de traitement manuel de documents ? Combien de collaborateurs pourrait-il voir leur charge de travail s’alléger et consacrer en retour plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée ?
  4.  Certains sites ou services décentralisés dupliquent-ils des documents, générant ainsi du travail, un risque ou des délais supplémentaires ?
  5. Pourrions-nous accroître la satisfaction et la rétention des collaborateurs en réduisant les tâches manuelles associées au traitement des documents ?
  6. Combien de documents supplémentaires pourrions-nous traiter par heure, jour, mois et année, si nous utilisions une solution informatique moderne d’acquisition de données ?
  7. Quelles sont les informations contenues dans les documents envoyés et reçus quotidiennement, qui pourraient être capturées et exploitées par d’autres services de l’entreprise afin de mieux comprendre notre position financière, d’accroître la satisfaction client et de prendre de meilleures décisions commerciales ?
  8. Comment pourrions-nous réduire les risques et améliorer notre conformité en réduisant les erreurs inhérentes au traitement des documents ?
  9. Que se passerait-il si nous pouvions automatiser le rapprochement commandes-factures actuellement réalisé manuellement ? Quel serait le gain de temps généré ? Pourrions-nous négocier des escomptes et de meilleures conditions de paiement avec nos fournisseurs si nous étions en mesure d’acquitter nos factures plus rapidement ?
  10. Comment pourrions-nous intégrer efficacement les précieuses données contenues dans les documents à notre ERP, CRM et HCM ?
  11. Existerait-il une meilleure manière de gérer les documents au sein de l’entreprise ? Se pourrait-il que nos concurrents nous devancent en la matière ?

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