Des changements réglementaires profonds impactent les entreprises de tous les secteurs de l’industrie. La modification de la politique de gestion des dossiers, de nouvelles exigences en matière de reporting et une mise à jour des missions de mise en conformité en matière de sécurité ou de données peuvent faire échouer les opérations commerciales quotidiennes et venir s’ajouter à la liste croissante de projets informatiques. Les entreprises peuvent cependant anticiper les changements réglementaires pour atténuer les risques associés au marché financier global en évolution au travers de la capture intelligente des documents.

Le contenu non structuré est souvent négligé lorsque les projets opérationnels sont priorisés ou lorsque la stratégie informatique de l’entreprise est planifiée et budgétisée. Les documents sont rarement perçus comme un nouvel objet attrayant dans lequel les entreprises souhaitent investir, et les montagnes de données piégées dans les factures, contrats, notes et dossiers RH sont uniquement prises en compte ou examinées en cas d’extrême nécessitée. Toutefois, la réglementation en matière de gestion des données est inévitablement amenée à changer, et les organisations qui traitent de manière proactive les données des documents peuvent, tout en assumant leur responsabilité, obtenir un gain en compétitivité.

Regardons de plus près quelques exemples d’évolution de réglementations industrielles qui ont le potentiel d’impacter tous les aspects de la gestion des documents et des données au sein des organisations.

RGPD

Le RGPD est une réglementation relative aux données mise en place au niveau européen afin de protéger la vie privée des citoyens de l’UE. Il est effectif depuis environ un an, et depuis lors, de nombreuses entreprises ont dû payer des amendes pour non-conformités en matière de traitement des données. La mise en conformité au regard des politiques et réglementations en vigueur a nécessité d’apporter des changements importants aux pratiques commerciales. Les entreprises du monde entier ont difficilement redéfini leurs procédures, mis en place des solutions de gestion des données et nommé des délégués à la protection des données. La plupart des organisations, en particulier celles n’étant pas axées sur l’exploration des données ou la collecte des données des réseaux sociaux, n’avaient jamais mis en place de procédures atteignant un tel niveau de confidentialité des données.

Le résultat d’une non-conformité à la réglementation est une forte amende pour non suppression ou non purge par l’entreprise des informations client après une demande directe. Les organisations possédant de multiples dépôts de documents et partages de dossiers ne sont parfois même pas au courant de l’ensemble des emplacements réseau et cloud où les données client sont présentes. En pareil cas, les données des documents constituent un risque. Un outil de capture intelligente qui permet aux entreprises d’accéder aux données cachées et d’identifier des valeurs clés, comme les informations client ou les données personnelles, atténue le risque de violations de données inconnues et diminue le fardeau que représente l’examen manuel des documents par employés ou contractuels.

LIBOR

Selon Investopedia, le LIBOR ou London Interbank Offered Rate est « un taux d’intérêt moyen auquel des banques globales importantes s’accordent mutuellement […] des prêts à court terme ». Le taux d’intérêt britannique USD LIBOR est utilisé pour la plupart des prêts immobiliers à taux variable aux États-Unis. En langage monétaire, à peu près 1,2 billions USD de prêts en cours sont encore basés sur le LIBOR, mais l’utilisation globale de ce dernier disparait progressivement. La fin du LIBOR est en vue et prévue pour 2022.

Cela signifie que toutes les banques et institutions financières possédant des contrats de prêt ouverts ayant pour référence le LIBOR seront affectées. Pour les nouveaux contrats, les prêteurs incluent dorénavant une mention qui stipule que le taux d’intérêt est sujet à changement. Cependant, pour les contrats existants, le taux de repli devra être promulgué. Le nouveau taux nécessitera d’examiner et d’analyser la documentation des prêts. Les prêts impactés se comptent par millions et le travail en vue est impressionnant.

Les entreprises devront choisir entre soit accroître la main d’œuvre pour identifier, lire et mettre à jour les documents client et les conditions de paiement, soit adhérer à une technologie Smart Capture® permettant d’automatiser cette tâche monumentale d’analyse de contenu et d’extraction de données.

IFRS & GAAP

Les IFRS ou International Financial Reporting Standards sont une série de normes comptables internationales facilitant la représentation, le reporting et la comparaison. GAAP signifie Generally Accepted Accounting Principles. Aux États-Unis, les IFRS constituent une série de normes comptables d’enregistrement et de reporting des informations adoptées par la Securities and Exchange Commission (SEC).

Chacune de ces séries de normes est sujette à changement pour s’assurer que les enregistrements comptables et le reporting des activités financières des organisations répondent aux attentes modernes en matière d’audit. Ainsi, si une nouvelle exigence de reporting est annoncée, toutes les entreprises sujettes aux critères de comptabilité liés doivent adapter leurs pratiques et procédures de façon à satisfaire à la nouvelle exigence.

Comme c’est le cas avec nos exemples RGPD et LIBOR, les données inaccessibles contenues dans les documents et les dossiers non structurés sont au centre de l’automatisation des processus. Pour les entreprises qui ont déjà mis en œuvre des outils de capture intelligente des documents, la mise à jour d’une norme peut ne nécessiter qu’une légère modification du traitement des contrats, par opposition à la réorganisation complète du service comptable en matière de suivi et gestion des contrats ouverts.

Ne laissez pas les données des documents être le maillon faible de votre chaîne de gestion du contenu d’entreprise. Au lieu de peiner à réagir à la dernière mission de gestion des données ou à adopter une nouvelle exigence de reporting, traitez de manière proactive le contenu non structuré grâce à la technologie de capture intelligente des documents.

 

Pour en savoir plus sur l’approche Ephesoft exploitant le machine learning pour l’analyse du contenu et le traitement des documents, contactez info.eu@ephesoft.com.