Rapidité de mouvement. Vitesse de déplacement. Sharepoint, Office 365 et OneDrive communiquent à propos de leur capacité à intégrer des services de contenu au moyen d’un descripteur très pertinent :  » Content Velocity ». Le contenu acquiert en effet vitesse et valeur à sa création. Puis la modification et la réutilisation du contenu ne font que renforcer ses deux propriétés, le contenu devient ainsi de plus en plus utile avec le temps.

La première loi de Newton dit qu’un objet au repos reste au repos sauf s’il est animé par une force extérieure. Ephesoft Transact est en mesure de créer cette force initiatrice de mouvement.

Selon Microsoft les services de contenu reposent sur quatre piliers : récolter, créer, coordonner et protéger. Selon cette métaphore, les services de contenu sont bâtis sur les piliers Sharepoint, Office 365 et OneDrive. En tant que partenaire Microsoft préférentiel de services de contenu, Ephesoft met à disposition les outils que tout « bâtisseur » au sein d’une organisation devrait posséder dans sa boîte à outils pour constituer un jeu de données utiles, solide et fonctionnel.

Récolter

Sharepoint permet d’analyser, explorer, réutiliser, rechercher et éliminer du contenu avec intelligence. La performance de ce type de solutions est directement liée au contenu accessible. Le succès est à la clé si l’on dispose d’une méthode simple et systématique permettant d’incorporer le contenu aux processus et systèmes. Récolter le contenu qui alimente les processus métier est essentiel pour les entreprises et la capture intelligente de documents et de données est pour cela indispensable. Ephesoft Transact utilise des solutions de capture fondées sur le machine learning supervisé, qui permettent d’obtenir une récolte abondante. La plateforme Smart Capture® utilisée constitue une rampe d’accès à Sharepoint pour les documents, en distribuant automatiquement ces derniers au dépôt choisi. Les utilisateurs peuvent récolter le contenu provenant de dossiers, de messageries électroniques, de systèmes de gestion de contenu, de dispositifs mobiles, et bien évidemment, de photocopieurs et scanners.

Créer

Sharepoint est utilisé pour générer des documents et bibliothèques de documents. Ephesoft Transact identifie et trie les documents en les mettant en corrélation. Les documents sont automatiquement classifiés et les données instantanément extraites et reliées à des champs de métadonnées Sharepoint, à des entités Dynamics, à des feuilles de calcul Excel, voire même à Microsoft Flow. Ephesoft Transact est simple d’utilisation, nul besoin d’être développeur pour en tirer parti.

Coordonner

Microsoft encourage la structuration du travail d’équipe grâce à la collaboration, aux métadonnées, aux groupes, à la taxonomie et à Microsoft Flow. Ainsi, les métadonnées gérées permettent de taguer et classifier les données de manière centralisée et de structurer les bibliothèques. Taguer le contenu et retirer l’erreur manuelle de l’équation de manière automatique transforment la façon dont les organisations interagissent avec les volumes de contenu auxquels elles doivent faire face, qui sont de plus en plus importants et dont la gestion impose une stratégie de capture systématique.
Ephesoft Transact utilise le machine learning supervisé pour classifier et extraire les données essentielles qui sont présentes dans les documents papier et électroniques. Il s’agit d’une application 100% Web à encombrement nul qui s’exécute au choix : soit derrière un pare-feu sur vos serveurs, soit dans le cloud. Les utilisateurs ne peuvent collaborer avec les équipes et mettre les documents en corrélation que lorsque les documents sont tagués. En automatisant ce processus, vous facilitez le travail des professionnels du savoir, réduisez le délai de réponse au client et améliorez les efforts d’audit et de mise en conformité.

Protéger

L’audit et la mise en conformité sont indispensables pour réduire le risque d’accès aux données par des personnes non autorisées pendant le cycle de vie du contenu. Les organisations conformes aux exigences réglementaires mettent en place des contrôles de sécurité d’accès pour tous les documents jugés à risque et veillent à protéger les documents entrants futurs et les données confidentielles qu’ils contiennent. Les organisations mettent également en œuvre des contrôles en temps réel qui permettent d’identifier et classifier le contenu jugé à risque, par exemple les données personnelles de certains documents. Les organisations sont notamment en mesure de détecter le contenu jugé à risque manipulé au travers des applications utilisées au quotidien, afin de pouvoir réduire le risque d’accès par des personnes non autorisées. Ephesoft vous permet d’intégrer des services de contenu à vos systèmes selon deux offres au choix : on-premise ou dans le cloud. Cela s’avère particulièrement pertinent si l’on considère tous les emplacements possibles de stockage de documents :

  • Hot folders partagés sur le réseau
  • Dossiers locaux
  • Messageries électroniques et pièces jointes
  • Technologies de synchronisation comme Box, OneDrive, Dropbox et Google Drive
  • Systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM), de services de contenu et de gestion documentaire
  • Applications métier hébergeant des documents

Pour évaluer avec efficacité le risque associé à ces emplacements, nous automatisons le processus de conversion de texte et le traitement des exceptions grâce à un moteur de prise de décision basé sur des niveaux de certitude. Les systèmes propriétaires ne sont pas capables de parcourir entièrement tous ces emplacements. En revanche, l’architecture ouverte de nos solutions offre une flexibilité maximale qui permet de modifier et personnaliser nos solutions pour satisfaire vos besoins et exigences particuliers.

Microsoft ne cesse d’ajouter des fonctionnalités à Sharepoint et OneDrive pour améliorer la visibilité du contenu. Les sites d’équipe modernes permettent notamment de mettre en valeur les documents utiles pour accroître la productivité de votre entreprise. Toutefois, cela n’est possible que si les documents en question parviennent jusqu’à ces systèmes. Les Open API Ephesoft permettent aux développeurs citoyens d’intégrer facilement la capture de documents aux applications compatibles Open API, notamment les applications de workflow utilisant Microsoft Flow.

Ephesoft offre une interface simple de services Web, qui permet d’intégrer la capture de documents selon la spécification Swagger/Open API, afin de classifier les documents et d’en extraire les données. Grâce à la simplicité d’utilisation de nos solutions, le modèle de capture devient transactionnel et omniprésent. Il est alors possible de capturer de n’importe quel endroit à n’importe quel moment, en seulement quelques clics. Lors de la numérisation de factures fournisseur (ou autres documents) vers Sharepoint ou OneDrive, la transformation digitale est maintenant automatique, les documents sont séparés, mis en corrélation et classifiés, et leurs données sont alors consultables. La vitesse du contenu commence véritablement avec Smart Capture®.

Ephesoft est partenaire Microsoft Gold Cloud Platform et partenaire Microsoft préférentiel de services de contenu. Grâce à l’association de notre technologie Ephesoft de capture de contenu d’entreprise et data discovery (ou découverte des données) basée sur l’IA et le machine learning supervisé, et de nos solutions innovantes pour produits Microsoft, notamment Microsoft Sharepoint, Microsoft Flow, Microsoft Dynamics et Microsoft Azure, nos clients obtiennent des résultats concrets.

En savoir plus :

Blog : Quand Sharepoint prend conscience des données qu’il héberge
Solutions : Microsoft et Ephesoft
Pour développeurs : documentation API