Vous espérez améliorer vos opérations et processus internes en achetant un système qui fera entrer l’IA dans votre entreprise, vous permettant ainsi de renoncer à la saisie manuelle de données et de booster l’efficacité. Cet article vous présente quatre éléments fondamentaux en matière d’intelligence artificielle à avoir à l’esprit lors de l’achat d’une plateforme de traitement intelligent des documents (IDP pour intelligent document processing). (Pour les questions liées au développement d’une solution en interne, consultez notre FAQ : Faut-il construire ou acheter sa plateforme IDP).

Élément n°1

La première chose à laquelle il faut réfléchir, c’est ce dont la solution IDP a besoin pour commencer à produire des résultats. De manière générale, il existe trois types de configuration de solution dans les produits basés sur l’IA :

  1. Faible maintenance : certains produits d’IA requièrent une configuration initiale pour répondre à vos objectifs et peuvent ensuite nécessiter des ajustements occasionnels lorsque vous élargissez les cas d’utilisation ou mettez à jour les critères.
  2. Beaucoup de données : de nombreux produits ont besoin d’une grande quantité de données sur vos cas d’utilisation et de plusieurs semaines de développement avant d’être prêts à l’emploi.
  3. « Out of the box » : on trouve, dans la dernière catégorie, les systèmes qui ne requièrent aucune configuration initiale et sont prêts à l’emploi.

Chaque type de système comporte des avantages et des inconvénients, que j’aborderai plus tard dans cet article.

Élément n°2

La solution IDP que vous envisagez utilise-t-elle réellement l’IA ? Beaucoup de systèmes promettent des capacités d’IA mais n’en ont aucune en réalité. Ces produits anciens, basés sur des règles, peuvent encore vous apporter ce que vous recherchez, mais attendez-vous à ce que des règles fragiles et des systèmes RegEx complexes nécessitent des efforts importants pour les maintenir, les mettre à jour et les étendre au-delà du cadre initial du projet. Afin de vraiment profiter de la puissance de l’IA, votre décision initiale doit garantir que le système est réellement basé sur l’IA ou qu’il dispose d’une stratégie concrète pour fournir des produits d’IA et la capacité de faire évoluer votre entreprise avec lui en continu à mesure que la nouvelle technologie se développe.

Élément n°3

Troisièmement, assurez-vous de bien évaluer le coût et le retour sur investissement de chacune des solutions envisagées. Les coûts associés à l’adoption de l’IA ne se limitent pas à l’investissement de départ : des frais permanents liés à l’intervention humaine doivent également être comptabilisés. Cette observation vous surprendra peut-être : l’automatisation est souvent plus importante que la précision. Vous devriez donc aborder le sujet avec les fournisseurs potentiels.

Prenons un exemple afin d’illustrer ce point : imaginez un scénario dans lequel le traitement manuel d’un document prend 10 minutes. Si ce processus peut être automatisé, le travail manuel prendra 0 minute. Les prédictions peu fiables ou les éventuelles erreurs à vérifier requièrent en moyenne 4 minutes à l’utilisateur pour examiner et valider les résultats. Vous avez le choix entre deux possibilités :

  1. Solution 1 avec un haut niveau de précision : offre une précision de 95 % dans tous les domaines que vous avez identifiés comme prioritaires pour votre entreprise ; cependant, bien que très précise en général, cette solution n’est jamais parfaitement exacte sur tous les documents et doit constamment être vérifiée.
    • Le calcul : cela signifie que pour 100 documents, le temps de vérification moyen est de 400 minutes. Comparé au traitement manuel, cela représente un gain de 60 % du temps requis.
  2. Solution 2 avec moins de vérification humaine : cette solution ne semble pas très encourageante. Elle n’atteint que 85 % de précision, soit 10 % de moins que la solution 1. Malgré un niveau de précision plus faible, cette solution offre un taux de traitement immédiat (STP pour straight-through processing) de 70 %. Cela signifie que 70 % de vos documents n’auront pas besoin de vérification.
    • Le calcul : les 30 % restants de vos documents devront être vérifiés. Pour 100 documents, cela représente 120 minutes de vérification, soit une réduction de 78 % du temps passé au traitement manuel. Même si on part du principe que ces 30 % sont totalement faux et ont besoin d’un traitement manuel complet, cela revient encore à seulement 300 minutes de vérification manuelle pour 100 documents.

Cet exemple vise à souligner l’importance de l’automatisation par rapport à la précision absolue. Une bonne solution IDP utilisant une vraie IA permettra aux utilisateurs de calculer le coût des différentes options et de comprendre la véritable valeur que la technologie peut apporter. Veillez à tester différentes solutions afin de mieux comprendre leurs performances en fonction de vos problèmes spécifiques.

Élément n°4

Pour finir, vous devez choisir entre une solution sur mesure et une solution ponctuelle généralisée. Comme indiqué plus tôt, ces deux approches ont des pour et des contre. Voici les principaux facteurs à prendre en compte.

Solutions sur mesure
Tout d’abord, étudions les solutions IDP sur mesure. Ces types de produits d’IA sont adaptés à un cas d’utilisation spécifique et donnent d’excellents résultats sur des projets de portée limitée, avec la meilleure précision possible. En revanche, il est important de comprendre que les solutions sur mesure manquent de flexibilité.

Lors de la mise en œuvre d’une solution sur mesure, une grande partie de la configuration initiale requise pour le premier projet sera nécessaire pour chaque nouvelle extension du projet. Selon le temps et l’engagement financier à consacrer à chaque type de projet, l’investissement peut devenir conséquent s’il n’est pas planifié correctement. De plus, certaines solutions sur mesure ne vous demanderont qu’un minimum de saisie, tandis que d’autres nécessiteront une grande quantité de données pour être adaptées à chaque cas d’utilisation. Comprendre le coût financier est important, mais il faut aussi estimer le temps et les efforts requis pour préparer des données supplémentaires, ce qui peut s’avérer coûteux également.

Solutions ponctuelles
À l’opposé des solutions sur mesure, il y a les solutions spécifiques à un cas d’utilisation. L’un des principaux avantages des solutions ponctuelles est qu’elles nécessitent peu de configuration, voire aucune, et fournissent des résultats « out of the box », avec un retour sur investissement immédiat. Ces solutions sont souvent peu ou pas codées et s’appuient sur l’IA. Elles ne sont généralement pas aussi performantes qu’une solution sur mesure pour un projet particulier, mais elles apportent une valeur additionnelle en étant capables d’être quasiment aussi performantes sur de nombreux types de projets, sans investissement supplémentaire dans la configuration de la solution. Par ailleurs, puisque les solutions ponctuelles sont généralement des technologies basées sur l’IA, elles s’améliorent et évoluent avec l’usage sans nécessiter de mise à jour complète du système ou de changement de version. Le maintien des performances les plus récentes et les plus élevées se fait en continu.

Quelle solution sera la meilleure pour votre entreprise ? Réservez une démonstration pour voir comment la plateforme IDP basée sur l’IA d’Ephesoft fonctionne sur vos documents.