« L’hyperautomatisation est passée du statut d’option à celui de condition de survie », a déclaré Fabrizio Biscotti, vice-président chargé de la recherche chez Gartner. « Les entreprises ont besoin d’automatiser davantage leurs processus informatiques et opérationnels, car elles sont contraintes d’accélérer leurs plans de transformation numérique dans un monde post-COVID-19, où le numérique est roi. » C’est pourquoi Gartner prévoit que le marché mondial des logiciels d’hyperautomatisation atteindra 532,4 milliards de dollars cette année. Compte tenu de cette évolution, il est également important que les entreprises se penchent sérieusement sur la RPA.

Selon la définition de Gartner, « l’hyperautomatisation est une approche qui permet aux entreprises d’identifier, de vérifier et d’automatiser rapidement autant de processus que possible à l’aide de technologies, telles que l’automatisation robotisée des processus (RPA), les plateformes d’applications à code faible (LCAP), l’intelligence artificielle (IA) et les assistants virtuels. » Mais s’il n’y a pas d’hyperautomatisation sans RPA, par où commencer ?

Premiers pas vers la RPA

À moins que vous ne fassiez partie du groupe dirigeant de votre entreprise et que vous ne soyez responsable de la planification stratégique à long terme, vous devrez trouver un ou plusieurs sponsors exécutifs pour explorer la RPA. Considérez les dirigeants des équipes Opérations, Logistique, Innovation et Soutien stratégique avec lesquels vous travaillez comme les principales parties prenantes. Vous pourriez avoir besoin de ressources supplémentaires au sein d’une équipe de projet dont les membres doivent représenter l’expertise de différents secteurs de l’entreprise. S’il n’est pas possible de constituer une équipe de projet, demandez aux dirigeants d’identifier des experts en la matière (EM) dans ces domaines pour répondre aux questions pendant que vous étudiez les options.

Une fois votre équipe de projet constituée, commencez par examiner les capacités actuelles de votre entreprise. L’une des clés du succès de la mise en œuvre de la RPA consiste à rechercher des gains rapides dans les processus opérationnels actuels. Consultez les procédures opérationnelles standard (POS) de votre entreprise pour obtenir la documentation la plus récente sur les processus opérationnels approuvés qui décrivent les activités des unités opérationnelles. Il est essentiel de définir l’étendue du travail.

Voici quelques questions à prendre en compte pour choisir par où commencer la mise en œuvre de la RPA :

  • Combien de processus opérationnels indépendants compte l’entreprise ?
  • Quels processus prennent le plus de temps et coûtent le plus cher à l’entreprise en matériel et en ressources humaines ?
  • La documentation actuelle donne-t-elle une image précise de la manière dont les processus opérationnels se déroulent réellement ?
  • Quelles solutions logicielles votre entreprise utilise-t-elle ? Comment sont-elles intégrées ?
  • Quels processus opérationnels sont hautement répétitifs et se prêtent le mieux à l’automatisation ?
  • Quels processus pourraient bénéficier le plus de la capture intelligente de documents et de la RPA ?
  • En quoi la mise en œuvre de la RPA affecterait-elle les opérations à court terme ?

Idéalement, le premier processus à passer à la RPA devrait pouvoir être réalisé en un sprint et testé pendant quelques semaines, pas des mois. Votre analyse peut servir de point de départ pour programmer l’intégration d’autres processus et unités opérationnelles à la RPA à l’avenir.

Cas d’utilisation de la RPA

En plus de constituer une base essentielle pour l’hyperautomatisation, la RPA apporte d’importants avantages à court terme. Par exemple, elle permet aux entreprises d’automatiser un processus manuel récurrent, de sorte que la mise en place et la maintenance de celui-ci soient faciles et rentables. Les processus répétitifs, prédictifs, fondés sur des règles, présentant de faibles taux d’exception et des volumes élevés, et qui sont matures ou stables, sont les mieux adaptés à la RPA.

À un niveau de base, la RPA peut être utilisée pour des processus manuels tels que la fonctionnalité « copier-coller », le remplissage de données pour alimenter une feuille de calcul ou l’exécution de rapports à publier sur un disque partagé. Presque tous les départements ont probablement des tâches quotidiennes qui nécessitent cette fonctionnalité de base. L’idéal est donc d’envisager de déployer la RPA de manière généralisée dans toute l’entreprise.

Les cas d’utilisation typiques pour le lancement de projets RPA sont, entre autres, les finances, les comptes créditeurs, l’accueil des clients ou des employés, les réclamations d’assurance, le traitement des prêts, les relevés de notes de l’enseignement supérieur et la gestion des salles de courrier. La plupart des organisations ayant un volume élevé de documents de grande valeur utilisés dans des processus répétitifs sont des candidates de choix pour l’utilisation d’une solution de capture intelligente qui alimente une solution RPA. Vous trouverez des cas d’utilisation supplémentaires et plus spécifiques dans ces 68 exemples (anglais) !

Tenir compte du retour sur investissement et affronter l’avenir

Si l’on ne tient pas compte du retour sur investissement et que l’on n’adopte pas une approche holistique d’hyperautomatisation en utilisant plusieurs technologies, les initiatives RPA sont souvent vouées à l’échec tôt ou tard. La RPA seule n’est généralement pas synonyme de succès sans l’utilisation d’autres technologies, telles que le traitement intelligent des documents (IDP), l’IA, l’extraction de données et autres. L’IDP est une première étape naturelle dans le processus visant à déceler et à rendre les données accessibles. Avec les bonnes données dans un format structuré, les outils RPA disposeront d’un ensemble de données complet pour fournir les meilleurs résultats. Les solutions IDP acheminent les données vers les systèmes RPA, qui les exportent ensuite vers d’autres applications, telles que les applications de veille stratégique, les ERP, les CRM, les flux de travail et d’autres systèmes opérationnels.

Comprendre vos indicateurs clés de performance (ICP) vous aidera à découvrir si, par exemple, vous devez mesurer les économies de coûts en termes d’effectifs ou peut-être pourquoi vous n’avez pas payé une facture à temps, ce qui a entraîné des amendes. Ou avez-vous besoin de demander à vos employés s’ils préfèrent travailler à un niveau plus élevé, résoudre des problèmes et faire preuve de créativité plutôt que d’effectuer des tâches manuelles banales ? Quel est le coût d’un audit et le temps de préparation par rapport à un robot qui exécute un rapport et imprime toute la documentation en quelques minutes ou quelques heures ? En général, comme mentionné précédemment, les coûts de main-d’œuvre et les gains de temps sont les plus faciles à quantifier.

Après avoir obtenu les premiers résultats, il sera temps de prendre les données que vous avez recueillies sur les avantages des outils RPA et de les appliquer à un plan global pour l’avenir de votre entreprise, en vous concentrant sur l’hyperautomatisation comme objectif à long terme. Mais comme il s’agit là d’un projet encore plus important, n’oubliez pas qu’une stratégie de gestion du changement sera nécessaire pour que les employés adoptent et accueillent les nouvelles technologies. Intégrer l’innovation et les changements technologiques dans la culture d’entreprise demande du temps et de la compréhension. Mais si l’on considère les avantages que l’hyperautomatisation peut apporter à votre entreprise, l’effort en vaut vraiment la peine.