Combiner des forces de la comptabilité fournisseurs et du service informatique

Le service comptabilité fournisseurs est essentiel à la santé générale et au bien-être d’une organisation. Le paiement des factures permet de se maintenir en activité, et garantit et maintient la bonne qualité des relations avec les fournisseurs, ce qui permet d’aller de l’avant.

Cependant, si nous examinons les processus d’une organisation plus largement et de plus près, la transformation digitale, que Gartner définit comme « le processus d’exploitation des technologies numériques et la capacité à créer un nouveau modèle d’entreprise numérique robuste », étend sa portée, souvent en dehors de la seule comptabilité fournisseurs.

On parle de transformation digitale, et non de copie numérique

Le mot le plus important de la définition de Gartner est nouveau. La transformation digitale ne consiste pas à produire la copie numérique d’un processus analogique – cela ne ferait que rajouter davantage de travail et de données non structurées. La transformation digitale consiste à créer de nouveaux processus numériques pour effectuer des tâches qui s’avèrent impossibles à effectuer dans le monde analogique.

Le Tiffany’s Blue Book, premier catalogue de vente par correspondance aux États-Unis, a été lancé en 1845. Beaucoup d’autres ont suivi, mais Amazon et eBay sont-ils simplement la copie numérique d’un catalogue de vente par correspondance ? Bien-sûr que non. Amazon et d’autres entreprises prospères ont eu tôt fait de réaliser que web et autres technologies numériques étaient capables d’offrir des expériences utilisateur uniques.

Si l’on prend l’exemple d’Amazon, l’interactivité proposée est bien plus stimulante que celle d’un catalogue de vente par correspondance ou d’un point de vente physique. Amazon et ses vendeurs partenaires offrent un inventaire de produits à vendre qui évolue sans cesse. Ce réseau élaboré de chaînes d’approvisionnement est conçu pour offrir une expérience d’achat simple et orientée client.

Le ROI est Roi

Alors, pourquoi assurer la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs ? Comme pour toute initiative de grande envergure, et la transformation digitale n’est pas différente, le ROI est essentiel lorsqu’il s’agit de se lancer dans de nouveaux projets. L’équipe de direction, le service financier et le service achats sont tous intransigeants en la matière car les organisations doivent pouvoir justifier de l’impact de leurs grands projets sur un marché actuel de plus en plus concurrentiel et sensible aux coûts. Dans le passé, l’idéologie a pu mener à des questions du type « Quel est le montant du chèque à émettre ? », tandis qu’une réaction courante est aujourd’hui du type « Sous quel délai ce projet va-t-il être rentabilisé ? »

Pour la plupart des organisations, la comptabilité fournisseurs est aujourd’hui encore un processus très peu efficace. Plus de 80 % d’entre elles utilisent encore essentiellement des processus manuels, avec un coût moyen de traitement d’une facture de 14,38 USD (presque 13 EUR) et un temps de traitement pouvant atteindre jusqu’à 10,6 jours (Rapport “ State of ePayable 2018 ” [État des lieux de la facturation électronique] publié par Ardent Partners). Ajoutez à cela la génération d’erreurs ou la perte éventuelle de factures, et ces chiffres peuvent rapidement monter en flèche. Point positif, ces 80 % d’organisations peuvent bénéficier de processus améliorés, automatisés, et plus rapides, leur permettant d’apporter une réponse à leurs problématiques et de générer un ROI.

L’IA au service de la comptabilité fournisseurs

L’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs peut réduire considérablement les coûts de traitement des factures. Les technologies telles que l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning supervisé peuvent servir à automatiser la reconnaissance des factures, c.-à-d. la reconnaissance des documents de type facture et l’émetteur de chaque facture.

L’identification automatique de l’émetteur est importante lorsqu’il s’agit d’automatiser la comptabilité fournisseurs. Chaque fournisseur dispose généralement de son propre modèle de facture. En apprenant le modèle de chaque fournisseur, le système localise et extrait les données indispensables des factures, peu importe où les données se trouvent.

Que se passe-t-il lorsqu’un fournisseur modifie son modèle de facture ? Cela ne pose aucun problème. Vous souhaitez ajouter un nouveau fournisseur ? Rien de plus simple. Lorsque le système traite un modèle pour la première fois, il est capable de supposer avec intelligence et, en-deçà du seuil de certitude défini, de solliciter de l’aide. Lorsque l’utilisateur confirme l’emplacement des données, le système met à jour ses algorithmes intelligents afin d’être en mesure de traiter automatiquement la prochaine facture similaire.

Ne vous contentez pas de réduire les coûts, générez du revenu

L’exploitation des technologies numériques contribue à réduire les coûts opérationnels et à améliorer la performance grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Cela ne transforme pas vraiment le processus mais le rend simplement plus rapide et moins onéreux.

Que pensez-vous de transformer le centre de coût qu’est la comptabilité fournisseurs en un centre de profit ? L’accès à plus d’informations plus rapidement vous permet d’effectuer des tâches jusqu’alors non-envisageables. Imaginez une facture à 10 000 EUR avec un escompte commercial de 5 % en cas de paiement anticipé ; disposer rapidement de cette information donne au personnel de la comptabilité fournisseurs la possibilité de générer 500 EUR de recettes.

Votre capacité à payer vos factures rapidement constitue pour vos fournisseurs un réel intérêt, et pour vous un important effet de levier lors de la définition des conditions de paiement. Le paiement des factures sous 48 heures contribue à négocier des conditions de paiement plus favorables, comme un escompte commercial de 5 %. De tels paiements rapides encourage également les fournisseurs à utiliser un compte marchand. Un compte marchand, ou CM, est une solution de paiement par carte de paiement bancaire qui est sécurisée et attribue un numéro de compte virtuel à 16 chiffres pour chaque paiement, ce qui vous permet de définir pour chaque CM une limite de crédit correspondant au montant spécifique du paiement.

Non seulement le CM rationalise vos paiements, en effectuant des paiements aux fournisseurs plus rapides qu’un chèque ou qu’un paiement ACH, mais il améliore votre trésorerie et permet à votre organisation de faire des économies sous forme d’escomptes commerciaux. L’un de nos clients a misé là-dessus et s’est montré ravi des résultats.

Pour revenir à l’exemple précédent, un escompte commercial de 5 % a rapporté au service financier 500 EUR, ainsi qu’une remise de 2 % sur le solde dû de 9 500 EUR, soit 190 EUR supplémentaires. L’économie générée à partir d’une facture de 10 000 EUR s’est donc élevée à 690 EUR !

Partenariat avec le service informatique

Nous ne devrions pas considérer la comptabilité fournisseurs isolément, même si elle constitue le point d’entrée le plus simple pour la transformation digitale. Les organisations peuvent agir ailleurs qu’au niveau du service financier pour accroître et impacter la performance.

Établir un partenariat avec le service informatique est une prochaine étape stratégique. Comme pour le service comptabilité fournisseurs, le service informatique accompagne le déploiement de la plupart des technologies au sein d’une organisation, ce qui fait de ce service une base de connaissances pour tout autre cas d’utilisation de l’automatisation. Souvent, le service informatique aide l’organisation à identifier d’autres processus métier à moderniser.

D’autres services couramment identifiés sont le tri du courrier, les contrats, l’assistance juridique ou client, c’est-à-dire tout service amené à manipuler un volume important de documents ou de données. Le service informatique est en mesure d’apporter une vision stratégique sur la façon dont les nouveaux processus de transformation digitale s’intégreront aux autres systèmes de l’organisation, tant sur le plan opérationnel que de l’infrastructure. La capture intelligente, la robotisation des processus (RPA pour Robotic Process Automation), les solutions de workflow intelligent et les autres technologies de transformation digitale ont un rôle à jouer ici, mais le service informatique est indispensable pour parvenir à combiner ces technologies en vue d’obtenir le meilleur résultat possible.

Selon Gartner (Information and Technology Strategy for the Enterprise on the Cusp of Digital Business [Stratégie en matière de technologies de l’information et d’entreprise numérique], publié le 24 mai 2018), l’un des cinq facteurs essentiels pour réussir à planifier la stratégie en matière de technologies de l’information est l’incorporation de cette stratégie au sein de la stratégie commerciale. Gartner souligne l’importance de lier le succès des technologies de l’information “ explicitement aux résultats de l’organisation, plutôt qu’aux activités internes comme le coût, le déploiement des projets ou les niveaux de service. ”

Le service informatique continuera de jouer un rôle croissant dans la réalisation des objectifs de la stratégie de transformation digitale d’une organisation. IDC prévoit que “ d’ici 2020, 30 % des entreprises du G2000 disposeront d’un budget d’investissement équivalent à au moins 10 % de leurs revenus pour alimenter leurs stratégies numériques ”.

Quelle est la prochaine étape ?

Vous convertissez donc votre service comptabilité fournisseurs en générateur d’efficacité digitale, mais pourquoi vous arrêter là ? L’utilisation omniprésente de l’automatisation intelligente à l’aide de l’IA ou du machine learning supervisé non seulement rationalisera vos processus, mais vous donnera également un avantage concurrentiel par la capacité de répondre aux clients plus rapidement et avec une meilleure précision. Pour les sociétés d’assurance, automatiser le processus de déclarations de sinistre permet de réduire les délais de traitement de 50 à 80 % en moyenne. Le temps de classification des prêts passe de 45 min par prêt à moins de 5 min, et un prestataire d’externalisation des processus métier a réduit les coût de main d’œuvre de 80 %. Tous ces exemples témoignent du fait que les organisations sont gagnantes en termes de réussite, fidélité et engagement des clients. Tout secteur traitant un volume important de contenu peut bénéficier des processus de transformation digitale.

Les stratégies de transformation digitale reposent sur les moyens d’accéder aux données et de les utiliser. La comptabilité fournisseurs est un bon point de départ, mais s’adapter au paysage numérique actuel nécessite de voir grand. Vous envisagez de passer aux prochaines étapes, envoyez-nous vos questions ou demandez une présentation de la solution à l’adresse suivante : info.eu@ephesoft.com.