Depuis des années, les services de comptabilité fournisseurs des entreprises à travers le monde s’agacent de la manière non structurée dont les factures leur parviennent : certaines arrivent par courrier postal, tandis que d’autres sont reçues par e-mail ou transmises par l’intermédiaire d’un portail en ligne. Cette absence d’uniformité est une source de frustration et de perte de temps pour de nombreuses entreprises.

Au cours de ses 125 ans d’activité, J. Barbour & Sons Ltd n’a pas fait exception à la règle et a dû traiter sa juste part de factures. Implantée dans le Nord-Est de l’Angleterre, Barbour est une entreprise familiale depuis sa création en 1894. Ses vêtements d’extérieur fonctionnels, en particulier ses vestes classiques en coton huilé, sont un incontournable de la vie rurale britannique depuis des générations. Barbour a su se positionner comme marque unique de vêtements lifestyle aussi bien auprès des stars de film que de la famille royale.

L’entreprise a fortement évolué depuis les premières importations de vêtements huilés au 19e siècle, mais la manière dont elle a jusque-là traité ses factures fournisseurs n’a pas suivi la croissance de l’activité de l’entreprise. Avec une clientèle aujourd’hui présente dans plus de 40 pays et une chaîne d’approvisionnement complexe digne d’un détaillant des temps modernes, Barbour a fait le choix de remodeler en profondeur le
traitement des factures.

Le service de comptabilité fournisseurs de Barbour traite chaque année environ 50 000 factures émises depuis plusieurs pays sous divers formats. Jusqu’à récemment, Barbour rencontrait des difficultés à traiter toutes ces factures rapidement et se reposait sur la main d‘œuvre du service de comptabilité fournisseurs pour trier, classer et traiter chaque facture manuellement.

En 2018, Barbour commence à moderniser le traitement des factures. Pour parvenir à gérer le volume considérable de factures fournisseurs généré par l’activité de l’entreprise, il devenait nécessaire de remplacer les processus manuels fastidieux par des processus rationalisés grâce à la technologie de capture de documents. Avec l’ancien système de traitement, le service comptabilité fournisseurs devait saisir manuellement les données facture par facture, ce qui occupait la majeure partie du temps des employés et laissait de la place aux erreurs
humaines. De plus, en l’absence d’un système de gestion de documents électroniques permettant de stocker les données, toutes ces données recueillies étaient conservées dans des dossiers physiques difficiles à localiser et archiver, en particulier lors des pics d’activité.

Avec l’assistance de Cobwebb Communications, un partenaire Ephesoft de longue date, Ephesoft Transact a été déployé avec succès au sein du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) de Barbour, Infor M3 ; et en juillet 2019, Barbour commence à utiliser Ephesoft Transact pour traiter toutes ses factures fournisseurs. La solution mise en place est une solution de capture intelligente de documents entièrement intégrée, déployée au cœur de la technologie de gestion d’entreprise de Barbour.

Une fois les images des factures téléchargées dans Ephesoft Transact, la solution capture et numérise les données clés : du numéro de facture à la date d’émission, en passant par le nom du fournisseur, avant d’extraire les données et de les exporter directement dans le système ERP de Barbour, Infor M3.

“ Nous étions enthousiastes à l’idée d’utiliser la solution Ephesoft Transact ” précise Lori Sproat, responsable comptable chez Barbour. “ Nous avons eu accès au produit avant son intégration à notre système de bout- en-bout, et nous avons ainsi pu nous familiariser au produit avant son lancement effectif. Le produit est vraiment simple d’utilisation, et avec l’aide et l’expertise de Cobwebb nous sommes parvenus à déployer le système très rapidement. ”

La solution a libéré du temps au service de comptabilité fournisseurs et a permis aux dirigeants de mieux savoir comment utiliser efficacement leur temps. “ Depuis le déploiement de la solution, nous avons observé deux avantages ” déclare Gareth Dixon, contrôleur financier chez Barbour. “ Tout d’abord, nous traitons maintenant les factures beaucoup plus rapidement et nous avons accéléré le processus d’approbation de nos fournisseurs. Mais probablement plus important encore, la technologie nous permet d’avoir une vision plus globale du workflow de notre système ERP : nous savons maintenant exactement ce qui est en attente, ce qui est en cours de traitement et ce qui a été traité. ”

En termes de volume, l’équipe comptable est capable de traiter 200 factures dans Infor M3 en deux heures. Auparavant, en raison des méthodes manuelles répétitives et nécessitant une main d‘œuvre abondante, l’équipe parvenait péniblement à traiter 200 factures dans la journée. Lors des pics d’activité de Barbour, cela devenait très problématique. Il était courant que des factures émises depuis une semaine soient encore en attente d’intégration dans le système. Cela impliquait un paiement tardif des factures sans possibilité de bénéficier d’escomptes. Les factures sont dorénavant traitées dans les 24 heures suivant leur réception, et Barbour réalise des économies grâce aux déductions d’escompte.

“ En tant que responsable ”, précise Sproat, “ cela m’offre une tranquillité d’esprit bien supérieure. Non seulement la technologie accélère le traitement, mais elle supprime également le risque d’erreurs humaines en entrée, ce qui garantit l’exactitude des données visualisées.

Mais ce que j’apprécie le plus dans le produit, c’est la bien meilleure visibilité des volumes traités par l’équipe. Je peux savoir ce qui est en cours de traitement dans Ephesoft et ce qui est en attente de traitement dans l’ERP. Avant l’acquisition de cette technologie, je pouvais seulement voir les piles de documents sur les plans de travail, sans pouvoir évaluer précisément le volume. Je peux maintenant gérer mon temps et celui de l’équipe bien plus efficacement. ”

Au-delà des avantages observés par Barbour sur l’activité de l’entreprise, la technologie offerte par Ephesoft Transact contribue aux efforts de développement durable, l’une des six valeurs de l’entreprise. “ Côté environnemental ” précise Dixon, “ utiliser Ephesoft est évidemment bien plus écoresponsable que de tout traiter au format papier. Auparavant, nous avions des piles de factures provenant du monde entier, aujourd’hui tout est électronique et donc bien plus propre. Nous y attachons de l’importance. Nous sommes toujours partants pour investir dans des technologies métiers qui contribuent à une chaîne d’approvisionnement plus durable et Ephesoft Transact va dans ce sens. ”