SERIS, le 1er groupe français indépendant sur le marché de la sécurité des biens et des personnes, emploie 18 000 collaborateurs dans le monde entier et a réalisé en 2016, un chiffre d’affaires de 400 millions d’euros. Son activité (surveillance, sûreté aéroportuaire, ingénierie sûreté, technologies, télésurveillance, sécurité mobile, sûreté cynophile, formations et services) couvre toutes les exigences et domaines d’expertise liés au secteur de la sécurité. Présent en France et à l’international, le Groupe, présidé par Guy TEMPEREAU, se caractérise par un actionnariat privé regroupé autour de la famille TEMPEREAU, garantissant ainsi la stabilité et la pérennité de l’entreprise.

Le secteur de la sécurité requiert la conformité aux lois du travail et aux règles de sécurité dans cette industrie spécifique. En France, SERIS compte aujourd‘hui près de 9 000 collaborateurs avec tous les ans près de 2 000 nouveaux collaborateurs arrivant avec de nouveaux contrats. C‘est un effet direct d‘un marché très concurrentiel. De plus, SERIS opère sur 50 agences en France ce qui l‘oblige à transférer fréquemment des documents d‘un site à un autre. Ces dossiers d‘employés peuvent contenir plus de 100 types de documents différents, certains périodiques, comme le bulletin de paie mensuelle, d‘autres non. Certains de ces documents sont réglementaires avec des dates de validité à surveiller et des renouvellements à anticiper. Les pratiques classiques de SERIS impliquaient jusqu‘ici des documents papier et des photocopies, synonyme de lourdeur de gestion de l’accès à l’information, qui généraient notamment des risques potentiels de perte de document et un manque de métriques et de transparence pour les dossiers des employés.

C‘est au printemps 2014 que la décision de dématérialiser tous les dossiers du personnel a été prise. SERIS a l’obligation de se conformer aux exigences de la réglementation du travail dans le secteur de la sécurité privée. Il y avait aussi des enjeux de réduction des coûts et d‘améliorer le processus opérationnel des ressources humaines (RH). Ce projet technologique était aussi une opportunité d’innover pour se démarquer de la concurrence en étant l‘une des premières sociétés du secteur à dématérialiser les dossiers du personnel dans les RH.

SERIS a évalué six solutions différentes et options de déploiement « on premise », « in the cloud » ou externalisées. Ephesoft a répondu à sa demande et prouvé la faisabilité du projet. « Nous voulions non seulement numériser, mais aussi recevoir des métriques à partir de nos documents. C‘est la raison pour laquelle, il était primordial d‘extraire de nos dossiers d‘employés les métadonnées correspondantes, notamment les dates de validité, » a souligné Philippe Kervoëlen, Directeur Général Délégué Support chez SERIS. «Grâce au machine learning, Ephesoft a été validé comme une plateforme de capture fiable pour automatiser les processus de tri des documents par employé, type de document et capture des métadonnées requises en fonction du type de document. »

Ce contrat a été signé à la mi-octobre 2014 et le système complet était installé en février 2015. Après une phase test et la configuration des différents types de document, le déploiement de la solution aux agences a commencé en mai 2015. Toutes les agences étaient opérationnels en juillet 2015. La solution est aujourd‘hui utilisée au siège social de SERIS et dans toutes les agences où des agents de sécurité sont gérés. Les utilisateurs du système ont pu l‘appréhender aisément grâce à une interface utilisateur à la prise en main facile et simple d’accès via un navigateur web.

Pour numériser ses documents dans Ephesoft, SERIS a connecté son parc de copieurs multifonctions existants via des dossiers partagés pour le transfert des fichiers numérisés. Ultérieurement, pour augmenter la productivité, des scanners individuels en réseau ont été ajoutés. Dans un second temps, une migration sous Linux ainsi que la mise à jour d‘Ephesoft ont permis d‘améliorer encore les performances.

La base de données du fichier du personnel fournit la liste des employés via une interface. Les documents et les métadonnées sont stockés sur la plateforme de gestion de contenu Nuxeo.

Désormais, dès qu‘un matricule a été généré dans la base de données RH, tous les documents liés à cet employé peuvent être scannés et chargés. La technologie d‘Ephesoft aide à identifier les différents types de documents grâce à de puissants algorithmes de machine learning et l‘interface web permet aux utilisateurs de valider facilement les informations. Une fonction de reconnaissance de texte associée à l‘image du document permet le cas échéant de remplir encore plus aisément les informations demandées. Après la validation, les données sont exportées dans Nuxeo pour y être stockées et accessibles par des applications tierces.

La plateforme Smart Capture® d‘Ephesoft a permis à SERIS de numériser plus de 10 000 dossiers d‘employé en quelques mois. Grâce à elle, SERIS a modifié la façon dont les collaborateurs accèdent maintenant aux informations sur les employés. Les dossiers numérisés sont aisément accessibles, sans déranger un intermédiaire, grâce à une application web dédiée. Par le biais des métriques établies pour ses dossiers, SERIS maitrise l’intégrité et la conformité des dossiers, essentielles à son activité dans le secteur de la sécurité privée. Ce gage de qualité et de conformité réglementaire, renforcé par la technologie, est un argument important et rassurant pour les clients.

« Cette solution innovante nous a permis de gagner sensiblement en efficacité, en contrôle et en fiabilité sur cette activité centrale et critique, notamment grâce à Ephesoft », déclare Philippe Kervoelen. « Nous prévoyons déjà d‘étendre cette procédure aux factures des fournisseurs.