Devenez plus intelligent : dites adieu à la saisie et au traitement fastidieux des données

Les admissions, dossiers, relevés de notes, factures, bons de commande, formulaires d’aide financière, documents fiscaux, ordres de travail, dossiers administratifs, réponses manuscrites et autres types de formulaires peuvent enliser tout établissement d’enseignement supérieur. Il en résulte souvent des temps de réponse plus lents, des saisies de données en double, des erreurs de frappe et un manque d’efficacité, ce qui mécontente les étudiants, les fournisseurs, le corps enseignant et le personnel. Il y a une meilleure solution.

Success Story

Traitement rapide des relevés de notes et des dossiers grâce au traitement intelligent des documents (IDP)

L’IDP alimenté par l’IA peut éliminer les problèmes liés aux documents pour l’officier de l’état civil, les administrateurs, les opérations, les finances, les programmes pour les anciens élèves, les ressources humaines et tout autre département ayant une lourde charge de documents. Les établissements d’enseignement supérieur modernisent leurs systèmes et leurs processus pour gagner en efficacité et en précision, et réduire les coûts grâce à des plateformes d’automatisation.

Transformer les données grâce à l’automatisation

Une fois que les données sont dans un format numérique, la plateforme d’Ephesoft peut automatiquement détecter le type de document, le classer, extraire les données, les valider et les exporter dans n’importe quelle autre application. Ce qui était autrefois non structuré et piégé dans un PDF, un relevé de notes, un formulaire ou un document écrit peut désormais être converti en données structurées et exploitables qui peuvent être recherchées, analysées et utilisées pour obtenir des informations et établir des rapports.

Cas d’utilisation

Les solutions IDP constituent la première étape de toute initiative de transformation numérique ou d’hyperautomatisation qui inclut des flux de travail centrés sur les documents, car des données utilisables et structurées sont une condition préalable à tout type d’automatisation. Voici quelques applications courantes pour automatiser l’enseignement supérieur :

Gestion des inscriptions

relevés de notes des étudiants, documents fiscaux, documents de résidence, documents de vérification d’identité (étrangers et nationaux), formulaires avec réponses manuscrites

Aide financière

documents fiscaux, formulaires d’aide financière fédérale, documents de résidence, vérification d’identité, formulaires avec réponses manuscrites

Ressources humaines

intégration des employés, formulaires d’inscription, formulaires avec réponses manuscrites

Opérations et administration

factures, bons de commande, ordres de travail, fournitures, audits, rapports, conformité, progression

Études de cas

Nous avons constaté d’importants gains d’efficacité, une productivité accrue et des économies de temps grâce à Ephesoft. L’automatisation de la numérisation et de la reconnaissance des documents a rendu ce processus plus rapide pour nos utilisateurs. Auparavant, notre département des finances devait photocopier les chèques, les placer en lots séparés par des feuilles de séparation, puis les numériser. Après la numérisation, il fallait attribuer les codes de plan comptable appropriés à chaque copie de chèque. Cette procédure était très laborieuse et chronophage et le département des finances ne dispose pas des ressources supplémentaires nécessaires. Ce qui prenait environ 4 heures ne prend plus que 10 minutes. — Reyn Oyadomori, responsable de l’assistance institutionnelle au sein de la technologie de l’information et des services à la clientèle de l’université Pepperdine.

Athabasca University

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Une grande université applique la transformation digitale à plus de 34 types de documents, dossiers et relevés de notes d’étudiants afin d’économiser du temps et de l’argent.

Pepperdine University

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See how this higher education institution accelerated processes by 95% in their Admissions, Finance and Advancement departments.

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