Si vous traitez encore des documents papier, comblez le retard

Dossiers, archives et autres documents physiques s’empilent dans des armoires, salles et entrepôts d’archivage à travers le monde. Les données qu’ils contiennent ne sont pas interrogeables ; il est donc très difficile de trouver l’information recherchée, sans compter que les recherches se font manuellement et prennent un temps considérable. De plus, les nouvelles réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données vous placent à risque de non conformité.

Les organismes publics et les secteurs produisant de grandes quantités de dossiers papier sont celles à plus haut risque, en particulier aux États-Unis, puisque la National Archives and Records Administration (NARA) exige la numérisation de 100 % des dossiers fédéraux d’ici fin 2022. L’initiative de modernisation des dossiers électroniques fédéraux (FERMI)Federal Electronic Records Modernization Initiative) tend à encourager cette numérisation. Vous êtes prêts à relever le défi ?
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La numérisation, rien de plus facile

Les organismes publics se doivent d’utiliser les technologies modernes dans leur mission d’aide aux citoyens, en particulier dans les périodes critiques. De même, les secteurs produisant de grandes quantités de dossiers, tels que les services financiers, le prêt immobilier, les assurances, l’enseignement supérieur et la santé, se doivent de réaliser leur transformation digitale, pour passer du papier aux données.

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Optimisez votre contenu de valeur

Après numérisation d’un document, la technologie brevetée d’Ephesoft basée sur l’IA et le machine learning capture, classe, extrait, valide et exporte les données de ce document vers votre système de workflows ou votre application de gestion documentaire. Aucun traitement manuel ni aucune distribution manuelle ne sont nécessaires. Une fois les données numérisées, elles deviennent accessibles, ce qui vous permet d’obtenir une vision plus globale et d’accélérer la prise de décision.

Avantages


Automatisation du classement, de l’indexation et de l’extraction des données

Élimination de la saisie manuelle de données

Accélération du traitement des documents

Réduction des coûts de stockage physique

Données interrogeables

Conformité réglementaire

Attention des collaborateurs portée sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

Expérience numérique du client rehaussée

Applications

Gestion des dossiers

Dossiers fédéraux et militaires

Courrier

Gestion des litiges

Gestion des correspondances

Archivage à long terme de documents sur un dépôt unique centralisé

Dossiers médicaux

Dossiers des salariés

Audit et mise en conformité

Dossiers de prêt et registres fonciers

Contrats

Déclarations de sinistre

Factures fournisseur et documents financiers

Dossiers et relevés de notes de l’enseignement supérieur

Formulaires métier

Externalisation des processus métier / BPO

Images, cartes, conception architecturale, conception technique

Études de cas

Nos missions sont de comprendre et servir nos clients. L’administration du personnel traitait manuellement des millions de pages de documents. Ils avaient besoin d’une solution avancée mais simple, capable de capturer, classer, valider et exporter automatiquement les données dans leur système, et Ephesoft s’est clairement positionnée comme la meilleure solution. La plateforme Ephesoft nous a fait économiser des heures de main d’œuvre. — Tom Flitter, Responsable TIC et intégration chez TASC

La State Workforce Agency

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Une entité de la State Workforce Agency remplace son ancien système pour automatiser le traitement des formulaires d’avantages sociaux et de contentieux, et élimine ainsi l’indexation manuelle.

TASC

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Un prestataire d’externalisation des processus au service de grandes agences gouvernementales en charge de traiter de manière automatisée les demandes, formulaires et documents fiscaux et financiers.

Une agence fédérale

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Cette entité fédérale utilise Ephesoft pour traiter plus de 450 000 documents et 61 millions de pages chaque année.

Bristol City Council (Mairie de Bristol)

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Initiative de numérisation et d’archivage de dossiers de permis de construire et d’extraction automatique des informations en en-tête, accompagnée d’une baisse des coûts.

Découvrez comment la plate-forme Ephesoft a aidé nos clients à gagner en efficacité, précision et productivité.

Comment bien démarrer

1. Sollicitez notre expertise

2. Faites-vous guider dans le choix de la solution la mieux adaptée

3. Déployez rapidement et très facilement la solution

4. Devenez un héros de l’automatisation ! Faites-en plus avec moins de ressources.

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