Réalisez la transformation digitale de vos dossiers
Si vous traitez encore des documents papier, comblez le retard
Dossiers, archives et autres documents physiques s’empilent dans des armoires, salles et entrepôts d’archivage à travers le monde. Les données qu’ils contiennent ne sont pas interrogeables ; il est donc très difficile de trouver l’information recherchée, sans compter que les recherches se font manuellement et prennent un temps considérable. De plus, les nouvelles réglementations en vigueur en matière de confidentialité des données vous placent à risque de non conformité.
Les organismes publics et les secteurs produisant de grandes quantités de dossiers papier sont celles à plus haut risque, en particulier aux États-Unis, puisque la National Archives and Records Administration (NARA) exige la numérisation de 100 % des dossiers fédéraux d’ici fin 2022. L’initiative de modernisation des dossiers électroniques fédéraux (FERMI)Federal Electronic Records Modernization Initiative) tend à encourager cette numérisation. Vous êtes prêts à relever le défi ?
Are you ready?
La numérisation, rien de plus facile
Les organismes publics se doivent d’utiliser les technologies modernes dans leur mission d’aide aux citoyens, en particulier dans les périodes critiques. De même, les secteurs produisant de grandes quantités de dossiers, tels que les services financiers, le prêt immobilier, les assurances, l’enseignement supérieur et la santé, se doivent de réaliser leur transformation digitale, pour passer du papier aux données.
Avantages
Automatisation du classement, de l’indexation et de l’extraction des données
Élimination de la saisie manuelle de données
Accélération du traitement des documents
Réduction des coûts de stockage physique
Données interrogeables
Conformité réglementaire
Attention des collaborateurs portée sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
Expérience numérique du client rehaussée
Gestion des dossiers
Dossiers fédéraux et militaires
Courrier
Gestion des litiges
Gestion des correspondances
Archivage à long terme de documents sur un dépôt unique centralisé
Dossiers médicaux
Dossiers des salariés
Audit et mise en conformité
Dossiers de prêt et registres fonciers
Contrats
Déclarations de sinistre
Factures fournisseur et documents financiers
Dossiers et relevés de notes de l’enseignement supérieur
Formulaires métier
Externalisation des processus métier / BPO
Images, cartes, conception architecturale, conception technique
“Nos missions sont de comprendre et servir nos clients. L’administration du personnel traitait manuellement des millions de pages de documents. Ils avaient besoin d’une solution avancée mais simple, capable de capturer, classer, valider et exporter automatiquement les données dans leur système, et Ephesoft s’est clairement positionnée comme la meilleure solution. La plateforme Ephesoft nous a fait économiser des heures de main d’œuvre.” — Tom Flitter, Responsable TIC et intégration chez TASC
La State Workforce Agency
Une entité de la State Workforce Agency remplace son ancien système pour automatiser le traitement des formulaires d’avantages sociaux et de contentieux, et élimine ainsi l’indexation manuelle.
TASC
Un prestataire d’externalisation des processus au service de grandes agences gouvernementales en charge de traiter de manière automatisée les demandes, formulaires et documents fiscaux et financiers.
Une agence fédérale
Cette entité fédérale utilise Ephesoft pour traiter plus de 450 000 documents et 61 millions de pages chaque année.
Bristol City Council (Mairie de Bristol)
Initiative de numérisation et d’archivage de dossiers de permis de construire et d’extraction automatique des informations en en-tête, accompagnée d’une baisse des coûts.