Bessere Erfassung beflügelte die RPA

Nur mit der richtigen Erfassungsplattform ist der Erfolg der robotischen Prozessautomatisierung (RPA) gewährleistet. Nach der Teilnahme an der Konferenz UiPath Forward erläutern wir Ihnen hier, weshalb die intelligente Erfassung in Fachkreisen in aller Munde ist. Zudem zeigen wir, welche Rolle die Activities von Ephesoft in UiPath und den ihnen zugrunde liegenden Web-Services spielen. Es ist an der Zeit, sich angesichts des Stimmengewirrs in der Branche Klarheit zu verschaffen und eine Bestandsaufnahme zu machen.

Falls Sie an der UiPath Forward teilgenommen haben, ist Ihnen der ganze Hype über die KI-basierte Erfassung sicher nicht entgangen. Man konnte kaum einen Schritt gehen, ohne von Anbietern in ein Gespräch verwickelt zu werden, in dem sie das brandneue Release ihrer dokumentenbasierten Datenintelligenz anpriesen. Falls es Ihnen wie mir erging, hat Sie dies sicher an die großen Versprechungen des maschinellen Lernens bei RPA-Lösungen erinnert – und deren enttäuschende Performance.

Die Everest Group prägte für diese neue Produktkategorie den Begriff „Intelligent Document Processing“. Experten gehen davon aus, dass der Markt im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung in den nächsten zwei Jahren um 80-90 % wachsen wird. Angesichts dieser Aussichten ist es nicht verwunderlich, dass alle RPA-Anbieter und Unternehmen der Technologiebranche, die sich mit Dokumentenprozessen befassen, auch ein Stück vom Kuchen des Capture-Markts haben wollen. Doch neu veröffentlichte Produkte bergen einige Risiken. Viele wirken eher wie Alpha-Versionen und nicht wie Anwendungen, die bereits in einer Produktivumgebung eingesetzt werden können.

Wie wir den Ankündigungen auf der UiPath Forward und den Kommentaren anderer wichtiger RPA-Akteure entnehmen konnten, ist Dokumentenintelligenz ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche RPA-Implementierung. Experten gehen davon aus, dass bei über der Hälfte aller Geschäftsprozesse Dokumente eine mehr oder weniger wichtige Rolle spielen. Angesichts dieser Entwicklung und des von der Everest Group prognostizierten Marktwachstums ist es kaum verwunderlich, dass so viele RPA-Anbieter und Start-ups im Bereich Dokumentenerfassung mitmischen möchten. Für die Ausstattung robotergesteuerter Prozesse mit Dokumentenintelligenz bieten die meisten RPA-Systeme nun Standard-Tools für die Erfassung. Anfang des Jahres behauptete Gartner, dass Erfassung „für die eigentliche RPA nebensächlich“ ist. Und wie aus dem Nichts tauchte optische Zeichenerkennung (OCR) – die Konvertierung von Bilddateien in durchsuchbaren Text – als attraktive und „neue“ Technologie auf. Seien wir mal ehrlich: Seit den Achtzigerjahren ist die OCR ein zwar praktisches, aber glanzloses Tool.

Doch eine Erfassungstechnologie, die den in Dokumenten enthaltenen Text durchsuchbar macht oder Textfelder anhand ihrer Position auf einer Seite nach Informationen durchsucht, erfüllt bei Weitem nicht die Anforderungen, die ein Großteil der Unternehmen heute stellt. Wenn Ihre Bots wirklich erkennen sollen, was sich in den Dokumenten verbirgt, sollten Sie sich nach einem Spezialisten für intelligente Erfassung umsehen. Dieser wird Ihnen Technologie anbieten, die unabhängig vom jeweiligen RPA- oder BPM-Tool hinter den Kulissen läuft.

Sarah Burnett, eine der führenden RPA-Expertinnen bei der Everest Group: „Lösungen für intelligente Dokumentenprozesse überzeugen solche Unternehmen mit ihrem Nutzenversprechen, die sich den Herausforderungen höherer Prozesseffizienz und Genauigkeit stellen müssen.“ In diesem Bereich gibt es zwar enorme Chancen, dennoch sollte man sich nach Lösungen und Anbietern umsehen, die Ergebnisse liefern und nicht nur unhaltbare Versprechungen in Bezug auf Datenextraktion á la „Minority Report“ machen.

Wir bei Ephesoft legen Wert darauf, Innovationen zu entwickeln und Ergebnisse zu liefern. Wir haben unser Vorzeigeprodukt Ephesoft Transact entwickelt, um die automatisierte Konvertierung und Zuordnung von Dokumenten zu ermöglichen und die Extraktion der darin enthaltenen Daten zu unterstützen. Dadurch beschleunigt sich die Informationsverarbeitung und teure Fehler durch den Menschen lassen sich vermeiden. Bei Ephesoft Transact wird eine Kombination aus überwachtem maschinellen Lernen und regelbasierter Logik eingesetzt, um Metadaten mit größerer Genauigkeit zu extrahieren. Dabei sind nur sehr kleine Stichproben erforderlich. So konnten wir bei vielen unserer Kunden den Zeitaufwand für die Verarbeitung von Dokumenten um über 80 % senken. Auch die Einrichtung der Erfassungsprojekte erfolgt mit Ephesoft wesentlich schneller als mit Produkten von Wettbewerbern. Darüber hinaus konzentrieren wir uns einzig und allein auf intelligente Erfassung. Angesichts von nun bald zehn Jahren Erfahrung auf diesem Gebiet haben wir einen Vorsprung vor Marktneulingen, die auf den Wagen der intelligenten Erfassung aufspringen wollen.

Nachdem es hier auch um UiPath geht: Die Activities von Ephesoft Transact können vom Marktplatz UiPath Go heruntergeladen werden. Nach dem Download finden Sie diese in der Registerkarte Integrations in der Ansicht Activities. Mittels Drag-and-drop lassen sich beliebige Activities in das Designstudio verschieben und so konfigurieren, dass die Dokumente an den angegebenen Ephesoft Transact Server gesendet werden. Je nach gewählten Activities können Sie die Verarbeitung eines Dokumentenstapels für ein bestimmtes Projekt beginnen. Sie erhalten unter anderem die extrahierten Werte, die nach Typ aufgeteilten und zugeordneten Dokumente sowie die zugehörigen Metadaten.

Solche Activities bestehen im Grunde aus visuellen Elementen, die wie Wrapper für die Ephesoft Web-Services fungieren und für Entwickler verfügbar sind. Die API für die Ephesoft Transact Web-Services bietet eine einfache Methode für die Echtzeitintegration und die Bereitstellung von Prozessen in Ephesoft Transact für externe Anwendungen. Auf diese Weise können Entwickler die Möglichkeiten und Technologien für die intelligente Erfassung in Content-Management-Systeme, BPM-Tools und – dem Thema dieses Blogbeitrags – RPA-Systeme integrieren und einsetzen. Dadurch ist eine bidirektionale Kommunikation zwischen UiPath und dem Ephesoft Transact Server möglich, wodurch eine nahtlose Integration des Workflows gewährleistet ist. Damit ist nun Schluss mit schlechter Datenqualität oder fehleranfälligen Bots, die bei unternehmenseigenen Workflows zur Überprüfung von Dokumenten und zur Verarbeitung der Daten eingesetzt werden.

Auf YouTube sehen Sie das Zusammenspiel zwischen Ephesoft Transact und UiPath bei der automatisierten Erfassung von Steuerformularen:
https://www.youtube.com/watch?v=DiLQUGwV27E&feature=youtu.be.