So sieht ein typischer Tag für einen Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung aus. Die Papierstapel türmen sich auf dem Schreibtisch und scheinen sich selbst immer wieder aus unversiegbaren Quellen zu erneuern.
Ihr Chef möchte, dass das Unternehmen mit Ihrer Hilfe bei Anbietern Rabatte herausschlägt. Doch nachdem Sie stundenlang recherchiert haben, welche Anbieter Rabatte in welcher Höhe anbieten, rückt das Ziel angesichts der aktuellen Prozesse in weite Ferne. Die Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung rebellieren, nachdem sie schon wieder eine Woche lang Überstunden geleistet haben, um Dokumenten hinterherzujagen und Berge von Rechnungen manuell zu verarbeiten. Zu allem Übel hat die Leiterin von Operations gerade einen Anruf ihres wichtigsten Lieferanten durchgestellt, der damit droht, die Lieferungen einzustellen, da die Zahlungen verspätet erfolgen.
Wenn sich diese Situation wie ein normaler Dienstag in der Finanzbuchhaltung anfühlt, sollten Sie jetzt „Das Einmaleins automatisierter Rechnungsverarbeitung“ von Ephesoft lernen.
Ephesoft Transact nutzt eine patentierte, intelligente Technologie für die Dokumentenerfassung, mit der Sie zum Helden oder zur Heldin Ihres Unternehmens aufsteigen, indem Sie Prozesse automatisieren und Kosten sparen. (Erfahren Sie über diesen Link, wie Sie mithilfe von Ephesoft Transact zum Superhelden mit wehendem Umhang werden.) Die robusten Funktionen und das überwachte maschinelle Lernen von Ephesoft Transact reduzieren oder eliminieren die größten Hindernisse, die effizienten Abläufen in der Finanzbuchhaltung entgegenstehen:
- manuelle Dateneingabe,
- manuelle Rechnungsfreigabe,
- verlegte oder fehlende Rechnungen,
- nicht in Anspruch genommene Skonti,
- Doppelzahlungen,
- Rechnungen in Papierform,
- Platz für die Aufbewahrung und
- keine Erfassungsmöglichkeit für wertvolle Daten.
Wie ein aktueller Anwenderbericht zeigt, können die Lösungen von Ephesoft, durch modernisierte Prozesse zu innovativen Zahlungsmethoden beitragen. Die Finanzbuchhaltung kann so den Umsatz positiv beeinflussen.
Die Einführung einer Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung vom Konzept bis zur Anwendung kann eine Herausforderung sein. Doch Ephesoft bietet hierbei umfassende Unterstützung und so ist die Prozessoptimierung leichter, als Sie denken. Was ist nun das Einmaleins – die Grundlage – für die Vorbereitung und Umsetzung Ihrer Strategie mit Ephesoft?
Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch. Bevor Sie mit einer neuen Software loslegen, sollten Sie sich zunächst Gedanken über deren Auswirkungen auf Ressourcen und Prozesse machen. Berücksichtigen Sie dabei zunächst folgende Punkte:
- Welche Folgen sind für das Budget und die Kapitalrendite zu erwarten?
- Wie hoch ist das jährlich eingehende Rechnungsvolumen?
- Kann die Software ins eigene ERP-System integriert werden?
- Ist die Software skalierbar, sodass sie mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten und von anderen Abteilungen eingesetzt werden kann?
Vorbereitung und Timing sind alles. Ephesoft steht bereit, seine Kunden bei der Einführung der Software sofort zu unterstützen. Dennoch erfordert die Umstellung auf Ephesoft Transact zunächst eine Analyse und die sorgfältige Planung durch das Kundenunternehmen. Die Führungsetage möchte wissen, wie sich die Lösung zur Rechnungsverarbeitung auf die Ergebnisse und Kosten des Unternehmens auswirkt. Sie sollten daher in der Lage sein, Fakten zur Software zu präsentieren und zu erläutern, wie sie zu höheren Margen und höherer Effizienz beitragen kann. Die IT im Unternehmen möchte wissen, wie sich der Kauf der Software auf ihr Budget auswirkt. Womöglich muss sie den Zeitplan für die Einführung aufgrund anderer Projekte nach hinten verschieben. Je nachdem, welche Methode Sie für die Implementierung der Software in Ihrem Unternehmen bevorzugen, kann es eine Weile dauern, bis sich Ephesoft Transact im Gesamtbild der Unternehmensfinanzen widerspiegelt – sei es als Investition oder als webbasiertes Abonnement, dessen Kosten auf die operativen Budgets verteilt werden.
Wir empfehlen, ein Projektteam zusammenzustellen, mit Vertretern aus der Finanzabteilung, Kreditorenbuchhaltung und der operativen Bereiche, die weitere Argumente für die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung liefern können. Beginnen Sie, indem Sie den aktuellen Rechnungsfluss analysieren, den Sie von den einzelnen Abteilungen erhalten. Finden Sie heraus, wie Rechnungen eingehen und wer sie bearbeitet. Wo gibt es Lücken im Prozess, die die Lösung füllen könnte? Wie viele Mitarbeiterstunden könnten in der Finanzbuchhaltung und im gesamten Unternehmen eingespart werden, wenn Sie die intelligente Dokumentenerfassung von Ephesoft nutzen?
Überlegen Sie, welche Daten aus den Dokumenten extrahiert werden müssen, die regelmäßig an die Finanzbuchhaltung gehen, beispielsweise Rechnungsnummer und Bestellnummer. Dabei sollten Sie auch solche Daten in Betracht ziehen, die aus den regelmäßig eingehenden Dokumenten extrahiert werden könnten. Ephesoft Transact kann die strukturierten und unstrukturierten Inhalte in Ihren Dokumenten erfassen. Die Software „lernt“ unterschiedliche Dokumenten zu erkennen, die sich im Layout unterscheiden, sie kann diese klassifizieren und Daten extrahieren. Sehr wahrscheinlich können Sie mit den unstrukturierten oder bislang nicht berücksichtigten Abschnitten der Dokumente Analysen erstellen, die ein Licht auf den Cashflow, die Rabattmöglichkeiten, die pünktliche Bezahlung und andere Aspekte werfen.
Die Ephesoft-Lösung kann on-Premise oder cloudbasiert bereitgestellt werden. Für Ihre Kollegen in der IT sind das gute Neuigkeiten, doch was heißt dies nun für den Laien? Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Ihre Organisation je nach Wunsch, die Software und die Bilddaten auf Computern innerhalb seiner Gebäude speichern kann oder auf einer Serverfarm bzw. in einem anderen sicheren Rechenzentrum außerhalb des Unternehmens. Ist Letzteres der Fall, muss Ihre Organisation kein Geld und Personal für die Verwaltung der eigenen IT-Infrastruktur aufwenden.
Die Lösung von Ephesoft verarbeitet Rechnungen aus den unterschiedlichsten Eingangskanälen, wie
- Scanner
- Multifunktionsgeräte (MFPs),
- Faxgeräte,
- E-Mails und
- mobilen Endgeräte
Durch die verstärkte Bearbeitung von Dokumenten aus elektronischen Quellen sparen Sie sich die Nachverfolgung von Rechnungen in Papierform, die Bearbeitung in der Poststelle oder die Weiterleitung von anderen Unternehmensstandorten. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen einen einzigen Standort hat oder über mehrere Standorte verfügt – der skalierbare Workflow wirkt sich positiv auf die Prozesse aus.
Mobilisieren Sie Unterstützung. Die Einführung einer neuen Software erfordert eine Anpassung der etablierten Prozesse und Abläufe in diversen Geschäftseinheiten. Menschen brauchen Zeit, um sich daran zu gewöhnen und zu verstehen, wie sie mithilfe der Software ihre Arbeit besser erledigen können. Deshalb sollten Sie die Unterstützung für das Projekt im gesamten Unternehmen mobilisieren, vom Vorstand bis zur Poststelle. Die Planung der Umstellung – wie und wann, das Projekt umgesetzt wird und Mitarbeiter für den neuen Prozess geschult werden – und die geplanten Kosteneinsparungen sind wichtige Punkte, die Sie bei Besprechungen mit diesen Gruppen erläutern sollten. Der Vertrieb von Ephesoft (Kontaktieren Sie uns hier) unterstützt Sie bei einer Präsentation der Software für wichtige Stakeholder.
Sie und ich wissen zwar, dass die Software effizientere Dokumentenprozesse ermöglicht und aufgrund der Skalierbarkeit von Ephesoft Transact jegliches Volumen bewältigt. Dennoch sollten Sie den Rat eines zertifizierten Projektmanagers beherzigen, der Erfahrung mit der Implementierung von Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung hat: Führen Sie die Veränderungen in eng definierten Phasen und Bereichen ein, die datenbasierte Ergebnisse und den Komfort bieten, mit dem Sie die Zustimmung von Führungskräften und Mitarbeitern erreichen. Beginnen Sie mit einem Bereich Ihres Unternehmens, der genügend Rechnungen generiert, um überzeugende Ergebnisse zu erzielen, der aber andere Sparten nicht beeinträchtigt.
Sobald Sie die Ergebnisse der ersten Implementierungsphase veröffentlicht und grünes Licht bekommen haben, um weitere Rechnungen über Ephesoft Transact zu bearbeiten, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um Ihre Stakeholder anhand des einfachen Workflows von der Effektivität der Lösung zu überzeugen.
Erfassen Sie Ihre Dokumente. Der Workflow von Ephesoft umfasst sechs Schritte:
- Erfassung
- Bildverarbeitung
- Klassifizierung
- Extraktion
- Validierung
- Export und Bereitstellung
Die Software leitet die Dokumente automatisch weiter – von der Erfassung bis zum Export, mit minimaler oder ohne Intervention eines Mitarbeiters. Ihr Unternehmen kommt bei der Zuführung der Dokumente an die Software (Erfassung) und bei der Prüfung der als Ausnahmen markierten Dokumente (Validierung) mit der Anwendung in Berührung. Sie können das Konfidenzniveau in der Software festlegen. Dieses sorgt dafür, dass bestimmte Informationen von Mitarbeitern geprüft werden, damit etwaige Fehler nicht in die nachgelagerten Systeme gelangen. Ephesoft unterscheidet sich hierdurch positiv von anderen Softwareprodukten. So können Ihre Mitarbeiter sogar auf einen strukturierten Abschnitt des Dokuments klicken, um fehlende oder als „Ausnahme“ gekennzeichnete Daten durch das zu ersetzen, was im Bild erscheint.
Es ist tatsächlich so einfach.
Sind Sie bereit, die Rechnungsberge auf Ihrem Schreibtisch abzutragen? Wenn Sie das Einmaleins von Ephesoft bei der Planung der Prozessautomatisierung in der Finanzbuchhaltung berücksichtigen, empfehlen Sie sich Ihrem Chef eher für eine Beförderung als Sie denken.