Entscheider in IT und Operations: Datenkonformität ist wichtigster Anwendungsbereich für die Dokumentenerfassung

Die Plattform CIO.com befragte kürzlich CIOs, Entscheider in Bereichen IT, Operations und Finanzwesen sowie Daten – und Sicherheitsspezialisten in Nord- und Südamerika und im asiatisch-pazifischen Raum zu den wichtigsten Anwendungsfällen und Schwerpunkten bei intelligenten Dokumentenprozessen. Unter den Befragten waren überwiegend Vertreter von mittleren und großen Unternehmen der Finanzbranche, einschließlich Banken und Wirtschaftsprüfer, sowie aus produzierendem Gewerbe, Versicherungswirtschaft und staatlichen Einrichtungen.

Den aufschlussreichsten Hinweis über den aktuellen Bedarf an Daten- und Dokumentenerfassung lieferte die Antwort, die 61 % der Befragten gaben. Demnach hat das Thema Datenkonformität ihr Interesse an einer Lösung für die Dokumentenerfassung geweckt. Nur jeweils 10 % der Befragten gaben hier die Rechnungsbearbeitung bzw. eine Initiative der digitalen Transformation an, gefolgt von Kreditprüfung mit 7 %, RPA/BMP bzw. Antragsbearbeitung bei Behörden mit jeweils 5 % sowie Onboarding von Kunden, Patienten, Studierenden oder Mitarbeitenden bzw. Automatisierung der Poststelle mit jeweils 1 %.

Warum hat Datenkonformität für die meisten Führungskräfte in der IT und im Finanzwesen höchste Priorität?

Unter Datenkonformität versteht man die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, damit Unternehmen die sensiblen digitalen Ressourcen (Daten) in ihrem Besitz so strukturieren, speichern und verwalten, dass sie vor Verlust, Beschädigung, Diebstahl und Missbrauch geschützt sind. Datenkonformität geht meist Hand in Hand mit Datensicherheit und Datenschutz. Angesichts von Gesetzen wie der DSGVO in der EU, dem HIPPA in den USA, dem internationalen Sicherheitsstandard PCI DSS der Kreditkartenbranche sowie dem kalifornische Datenschutzgesetz CCPA müssen Unternehmen vorbereitet sein. Sie sollten ihre Daten nicht nur kennen und verstehen, sondern auch verantwortungsbewusst damit umgehen.

Durch die von COVID-19 jüngst ausgelöste, unerwartete Krise, wurde die Nachverfolgung von Kontaktdaten ein wichtiges Thema für die Datenkonformität und den Datenschutz. In einem Artikel zu diesem Thema hebt McKinsey einen wichtigen Punkt hervor:

„Ein paar im Rahmen der DSGVO weiterentwickelte Grundsätze sind hierbei wichtig. Die DSGVO fordert „Datenminimierung“ und „Zweckbindung“. Nach diesen beiden Prinzipien sollten möglichst wenig personenbezogene Daten und nur für einen konkreten, eng definierten Zweck verwendet werden. Im Beispiel der Pandemie besteht die Zweckbindung darin, die Ausbreitung des Virus zu verhindern und den Gesundheitsschutz von Mitarbeitern zu gewährleisten. Auch Transparenz ist laut DSGVO erforderlich. Somit müssen die Betroffenen über die Nutzung ihrer Daten in einfacher, verständlicher Sprache informiert werden. Ein weiteres Prinzip besteht im ausreichenden Schutz der Daten: Sie müssen technisch vor Cyberrisiken und organisatorisch vor unbefugter Weitergabe geschützt werden.“

Das Beispiel der Pandemie und der DSGVO zeigen, weshalb sich Wirtschaftsführer Gedanken um ihre Daten machen und Organisationen sich mit Lösungen für intelligente Dokumentenprozesse (IDP) befassen sollten. In Zukunftsszenarien brauchen sowohl staatliche Einrichtungen als auch Unternehmen die IDP, um schnell und proaktiv die Anforderungen an die Datenkonformität zu gewährleisten. Zudem können einmal erfasste, klassifizierte und extrahierte Daten als Grundlage für Entscheidungen und Erkenntnisse dienen, um ihre Geschäfte weiter auszubauen. Kunden erwarten und fordern Transparenz über den Umgang mit ihren Daten. Dadurch kann Vertrauen in das Unternehmen gefördert werden, mit dem sie Geschäfte machen.

Angesichts dieser und weiterer Argumente liefern die Befragungsergebnisse wichtige Empfehlungen zum Thema Dokumente, Datenerfassung, Datenextraktion und Datenkonformität für Ihre nächste Initiative der digitalen Transformation. Zudem lernen Unternehmer von Entscheidern anderer Organisationen.

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