Ein Beitrag von Brandyn Campbell
Mit intelligenter Prozessautomatisierung (IPA) bezeichnen wir in der Regel Verfahren, bei denen Systeme für die robotische Prozessautomatisierung (RPA) durch Ephesoft Transact erweitert werden.
Für diese Art der intelligenten Dokumentenerfassung gibt es im Wesentlichen zwei Anwendungsfälle, um Geschäftsprozesse zu verbessern: (1) als Mechanismus zur Identifizierung und Extraktion verwertbarer geschäftlicher Informationen, der die Daten liefert, um einen Geschäftsprozess anzustoßen, sowie (2) als Tool für die Dokumentenintelligenz, auf das während des Prozesses über API-Aufrufe zugegriffen wird.
Es gibt jedoch einen dritten und selten diskutierten Anwendungsfall, bei dem die Beziehung zwischen intelligenter Erfassung und Workflowautomatisierung im Mittelpunkt steht. Hierbei erweitert ein RPA-System die Möglichkeiten der Dokumentenprozesse in Ephesoft Transact. In diesem Fall können Informationen oder Daten, die nicht in den von Ephesoft Transact analysierten Dokumenten und Unterlagen vorhanden sind, aus externen Quellen abgerufen und in den Workflow integriert werden.
Viele RPA-Systeme wie UiPath oder Blue Prism haben speziell entwickelte Benutzeroberflächen, über die Endanwender die Möglichkeit haben, ohne aufwendige Programmierung Workflows für die Prozessautomatisierung einzurichten. Tools dieser Art ermöglichen Organisationen, komplexe oder manuelle Prozesse zu automatisieren, die normalerweise von einem Menschen durchgeführt werden. Beispiele hierfür sind Hintergrundrecherchen oder die Validierung vorliegender Informationen, wenn beispielsweise ein Antrag geprüft wird.
Bei diesem Anwendungsfall weisen wir Ephesoft Transact die Aufgabe der Dokumentenidentifizierung und der Datenerhebung zu. Hand in Hand mit Ephesoft führt das RPA-System eine Überprüfung der von Antragstellern angegebenen Informationen durch. Sehen wir uns die Schritte dieses Workflows im Einzelnen genauer an:
Ein Antragsteller reicht die vom Unternehmen benötigten Dokumente per E-Mail ein.
Ephesoft Transact überwacht den angegebenen Posteingang für neue Anträge und erfasst beim Erhalt der E-Mails deren Anhänge.
Die Dokumente werden nach Typ eingeteilt und wichtige Metadaten extrahiert. Hierfür wird eine Verbindung aus regelbasierter Logik und überwachtem maschinellen Lernen eingesetzt.
Um die vom Antragsteller angegebenen Daten zu bestätigen oder zu überprüfen, fordert Ephesoft Transact das RPA-System auf, die Informationen zu validieren. So kann die robotische Software beispielsweise automatisch die Website eines Dritten wie LinkedIn prüfen und verifizieren, dass die im Antrag angegebenen Positionsbezeichnungen den Informationen im Internet entsprechen.
Falls bestimmte Informationen bei diesem automatischen Abgleich den Daten im Antrag nicht entsprechen, werden diese zur Prüfung markiert.
Der Abgleich der in den Dokumenten enthaltenen Informationen mit Quellen strukturierter Daten, zum Beispiel mit externen Datenbanken, ist einfach. Diese Aufgabe lässt sich leicht konfigurieren und automatisieren. Doch derselbe Abgleich mit unstrukturierten Daten Dritter – wie mit dem Text in einem LinkedIn-Profil – ist äußerst komplex. Ohne Einsatz eines RPA-Tools, um diesen dokumentenlastigen Workflow zu optimieren, wird ein Mensch mit dieser aufwendigen Überprüfung der Fakten betraut.
Ein Tool für Dokumentenintelligenz ohne die Leistungsfähigkeiten eines RPA-Systems ist nur schwer denkbar. Die Art und Weise, wie die künstliche Intelligenz der RPA-Systeme die Workflows der intelligenten Dokumentenerfassung ergänzen, fördert die effiziente Bearbeitung. Dadurch ist bei solchen Dokumentenprozessen nur noch minimales Eingreifen des Menschen erforderlich.
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