Übersetzung aus dem Englischen 

Die Erfassung handschriftlicher Informationen fiel den meisten Unternehmen schon immer schwer. Deshalb erläutern wir hier die wichtigsten fünf Faktoren, die bei einer Initiative für die digitale Transformation zu berücksichtigen sind, wenn handschriftliche Informationen und Dokumente im Spiel sind. Gerade im Hinblick auf intelligente Zeichenerkennung (ICR) bietet Ephesoft einige spannende neue Möglichkeiten, die mit dem nächsten Release von Ephesoft Transact zur Verfügung stehen.

Flexible Erfassung von Inhalt ist wichtig

Wer glaubt, dass sich handschriftliche Informationen nur auf starren, standardisierten Formularen befinden, hat sich vermutlich noch nie intensiver mit den Prozessen in Behörden befasst oder ist noch nie einem nicht ausfüllbaren Online-Formular eines Unternehmens begegnet. Unterschiedliche Varianten und Versionen, schlechte Scans, die Umwandlung gefaxter Formulare und viele andere Faktoren beeinflussen, wie Informationen auf einem Formular angeordnet sind. Mit Datenextraktion, die auf Vorlagen basiert, kommt man hier nicht sehr weit.

Extrapoliert man die Ergebnisse einer Umfrage von AIIM mit 300 Teilnehmern, nutzen über ein Viertel aller Organisationen bei zentralen Geschäftsprozessen Formulare und Dokumente, die handschriftliche Informationen enthalten. Dies umfasst auch Prozesse, die mithilfe von Tools wie RPA-Systemen und BPM-Anwendungen automatisiert wurden – oder die Unternehmen versucht haben zu automatisieren.

• 26 % aller Unternehmen nutzen bei zentralen Geschäftsprozessen noch immer Formulare und Dokumente mit handschriftlichen Informationen.
• 42 % aller Unternehmen, die mithilfe von Formularen Informationen erheben oder Anträge entgegennehmen, erhalten mindestens die Hälfte davon mit handschriftlichen Informationen.

Handschriftliche Informationen sind bei staatlichen und privatwirtschaftlichen Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme.

Engpässe

Im öffentlichen Sektor gibt es die größten Engpässe bei der Bearbeitung handschriftlicher Informationen. Viele Anliegen der Bürger sind mit dem Einreichen von Formularen verbunden. Ganz gleich, ob es sich um Bundes- und Landesbehörden handelt oder die Behörden von Landkreisen und Gemeinden – meist fehlen Budgets und die entsprechende Technologie. Man braucht nur an die durch die Pandemie strapazierten Haushalte der eigenen Kommune zu denken. Stellen Sie sich nun die Prozesse vor, die mit Genehmigungen, Auskunftsersuchen und Anträgen auf Sozialhilfe oder Steuerstundungen verbunden sind. Angesichts dünner Personaldecke, Kurzarbeit und geringerer Arbeitskapazität haben Behörden mit einem Rückstand an handschriftlich ausgefüllten Formularen zu kämpfen.

Doch auch die Privatwirtschaft ist vor dem schwarzen Loch nicht gefeit, das handschriftliche Informationen darstellen. So erhalten Versicherungsgesellschaften oft handschriftliche Schadenmeldungen der Versicherungsnehmer. Oder denken Sie nur an die Termine bei Haus- und Fachärzten, bei denen Sie in Gegenwart hustender, krank aussehender Patienten im Wartezimmer diverse Fragebögen und Formulare ausfüllen mussten. Vielleicht haben Sie sich sogar schon auf COVID-19 testen lassen oder einem Antikörpertest unterzogen und mussten entsprechende Formulare von Hand ausfüllen. Alle diese Informationen sind wichtig und sollten in digitaler, durchsuchbarer und verwertbarer Form verfügbar sein.

Intelligente Erfassungslösung

Der Ablauf innerhalb von Ephesoft Transact umfasst folgende Schritte. Der Dokumenteninhalte gelangen – im Rahmen des Workflows eines externen Systems oder als eigenständige Aktion – von der eigentlichen Dokumentenerfassung oder Dateneingabe zur Stelle, an der die bearbeiteten Dokumente sowie die damit verknüpften Metadaten und Indexwerte zum Zielort oder zum nächsten Schritt im Geschäftsprozess weitergeleitet werden.

Das Neue und Spannende an Ephesoft Transact ist, dass wir die Plattform um Möglichkeiten für die Datenextraktion erweitert haben, die in erster Linie auf intelligenter Zeichenerkennung (ICR) und optischer Markierungserkennung (OMR) basieren. Mithilfe von ICR wird Handschrift in ein Format umgewandelt, das sich bearbeiten bzw. durchsuchen lässt. Bei herkömmlichen ICR-Systemen können die Genauigkeit und die Voraussetzungen in Bezug auf Server ganz unterschiedlich sein. Auch werden regelmäßig neue cloudbasierte ICR-Systeme am Markt eingeführt, die auf maschinellem Lernen basieren. Das OMR-Tool erfasst Daten aus Elementen wie Kontrollkästchen oder die markierten Kreise einer Multiple-Choice-Matrix.

Mit dem Release von Ephesoft Transact 2020.01 Feature Pack können Benutzer über die Systemverwaltung die Erkennung von Unterschriften und Extraktionsregeln für unstrukturierte handschriftliche Informationen konfigurieren.

Fünf Faktoren für erfolgreiche Projekte der digitalen Transformation

Einer Studie von PTC zufolge ist für Entscheider die größere betrieblicher Effizienz einer der wesentlichen Vorteile der digitalen Transformation. Dies ist der Schlüssel, um die IT-Ausgaben zu senken, die Markteinführung neuer Produkte und Services zu beschleunigen und die Kluft zwischen Kundenerwartung und Servicequalität zu schließen. Für die meisten Organisationen sind handschriftliche Informationen untrennbar mit einem ganzheitlichen Vorgehen bei der Automatisierung verbunden. Sehen wir uns daher die wichtigsten fünf Elemente erfolgreicher digitaler Transformation unter dem Gesichtspunkt handschriftlicher Informationen an.

1. Die Quelle der Dokumente

Berücksichtigen Sie zunächst die Quelle der Informationen. Wie erhalten Sie Dokumente mit handschriftlichen Informationen? Dies ist je nach Branche und Prozess ganz unterschiedlich. Dennoch ist die Quelle der Dokumente für den gesamten Arbeitsablauf und die Erfolgs- oder Genauigkeitsquote wichtig. Wie gehen die Dokumente im Unternehmen ein – als Fax, E-Mails, Postsendung über eine zentrale Stelle oder als Scans handschriftlicher Formulare und Briefe, die als Foto eines Mobilgeräts über ein Unternehmensportal hochgeladen werden? Die unterschiedlichen Verfahren, über die Dokumente in Papierform in die zentralen Informationssysteme des Unternehmens gelangen, sollten zu einem zentralen Prozess gebündelt werden. Somit ist die Einheitlichkeit gewährleistet und die dokumentenspezifischen Geschäftsprozesse können optimiert werden.

Ephesoft Transact unterstützt die Erfassung von Dokumenten aus allen diesen Quellen. Sogar eine App kann mithilfe eines SDK in die Anwendung von Unternehmen integriert oder nativ genutzt werden, sodass die dezentrale Erfassung im Außendienst oder von unterwegs möglich ist.

2. Sicherheit

Der zweite Faktor, der berücksichtigt werden sollte, damit die digitale Transformation bei Prozessen mit handschriftlichen Informationen erfolgreich verläuft, sind die sicherheitsrelevanten Anforderungen der Organisation oder Branche. Gibt es etwa konkrete Anforderungen für sicheren Zugriff oder die sichere Integration der Anwendung in die Public Cloud?

Oder aber das einsatzbereite ICR-System von Ephesoft Transact wird On-Premises installiert oder in der Private Cloud genutzt. Sensible Informationen oder Kundendaten müssen Netzwerk und Firewalls Ihrer Organisation somit gar nicht erst verlassen, um von den vielfältigen Möglichkeiten der ICR zu profitieren.

3. Komplexität und Varianten

Ephesoft Transact nutzt Schlüssel-Wert-Paare, um Informationen aus unstrukturierten Dokumenten zu identifizieren und zu extrahieren. Die Anwendung sucht dabei nach einem bestimmten Textmuster – dem Schlüssel – und ermittelt, in welcher Beziehung der Wert des gewünschten Extraktionsfeldes zum Schlüssel steht. Dieses Vorgehen erlaubt die Datenextraktion, ohne dass hierfür dokumententypspezifische Vorlagen konfiguriert werden müssen, und kann auf handschriftliche Informationen angewendet werden.

Dadurch ist Ephesoft Transact in der Lage, mithilfe der Schlüssel-Wert-Logik die auf einer Seite befindlichen handschriftlichen Elemente zu finden und an ein externes ICR-Tool in der Cloud zu senden oder den konvertierten Wert auf andere Weise abzurufen. Beachten Sie jedoch, dass bei der Verwendung externer ICR-Tools anderer Anbieter zusätzliche Kosten anfallen können. Viele Hersteller von ICR-Tools rechnen nach extrahierten Feldern ab.

Bei Ephesoft Transact ist das ICR-Modul Recostar jedoch ins Produkt integriert und für die Extraktion handschriftlicher Informationen fallen keine weiteren Kosten an – weder für Sie noch Ihren Kunden, weder pro Feld noch pro Seite.

Viele Produkte für die Dokumentenerfassung setzen voraus, dass starre Vorlagen erstellt werden, um handschriftliche Informationen aus Scans zu extrahieren. Wenn ein Projekt nur ein Formular und eine einzige Version davon umfasst, ist dies aus Perspektive der Konfiguration und des Projektmanagements kein großes Thema. Doch was ist, wenn ältere Varianten des Formulars noch immer in Umlauf sind? Vielleicht wird das Formular einmal pro Jahr aktualisiert oder erweitert. Und was ist, wenn sich das Formular – wie häufig bei Behörden – von Bundesland zu Bundesland unterscheidet?

Hier ein Beispiel aus den USA: Die Formulare für die Steuerfreistellung stammen aus drei US-amerikanischen Bundesstaaten. Damit werden dieselben Informationen abgefragt, doch die Struktur und die Formatierung sind jeweils unterschiedlich.

In diesem Fall sind auch die Quellen des Dokuments und deren Einfluss auf die Struktur der Dokumente zu berücksichtigen. Wird ein Formular über ein Mobilgerät erfasst, wird dadurch womöglich das Seitenverhältnis des digitalen Bildes beeinträchtigt. Auch wenn Dokumente beim Einscannen verrutschen oder falsch auf das Scannerglas gelegt werden, kann sich dies auf die Koordinaten bestimmter Bereiche im Dokument auswirken. Dasselbe gilt für Verzerrungen, die beim Faxen von Dokumenten auftreten. Falls Sie darauf bauen, dass sich die handschriftlichen Informationen in einem bestimmten Seitenbereich befinden, werden Sie nur eingeschränkt in der Lage sein, in großem Maßstab echte digitale Transformation zu erreichen.

4. Erkennen von Unterschriften

Der vierte Faktor für erfolgreiche Projekte der digitalen Transformation, bei denen Handschrift und handschriftliche Informationen eine Rolle spielen, besteht in der Handhabung von unterschriebenen Dokumenten. Das Erkennen von Unterschriften ist unter Umständen mit großem manuellen Aufwand und zeitaufwendigen Schritten verbunden. Über alle Branchen hinweg wird dadurch eine Bearbeitung von Anträgen verlangsamt.

Nehmen wir die Immobilienfinanzierung als Beispiel. Das Formular „Uniform Residential Loan Application“ einer US-amerikanischen Hypothekenbank ist zumeist Teil eines großen Bündels von mit dem Immobilienkredit verbundenen Dokumenten, die unterschiedlich lang und komplex sind. Die Prüfung der Unterschriften von Kreditnehmern und Mitunterzeichnern ist äußerst wichtig. Doch sobald der Mensch ins Spiel kommt, werden die Seiten einfach solange durchgeblättert, bis das betreffende Feld gefunden ist und grünes Licht gegeben werden kann. Die Automatisierung dieses Schritts spart Zeit und somit auch Geld, da die Kreditvergabe beschleunigt wird.

Ein weiteres Beispiel ist die Überprüfung von Hintergrundinformationen oder das Onboarding neuer Mitarbeiter. Alle Branchen und Unternehmen haben individuelle Bewerbungsprozesse, in deren Verlauf die Bewerber Dokumente, Formulare oder Erklärungen unterschreiben müssen. Durch die Einrichtung automatisierter Validierungsschritte für solche verbreiteten Aufgaben, können riesige Summen gespart werden. Meiner Ansicht nach ist dies das zentrale Element von Initiativen für die digitale Transformation.

5. Mit OCR, ICR oder OMR gewünschte Informationen extrahieren

Und schließlich sollten Sie unbedingt wissen, ob die relevanten Informationen gedruckt, handgeschrieben, in Verbindung mit optischen Markierungen wie Kontrollkästchen oder Radiobuttons oder als Kombination daraus vorliegen. Häufig erlebe ich, dass bei Projekten Unternehmen oder Behörden sämtliche Felder eines Formulars oder alle Informationen aus einem Dokument extrahieren wollen. Wenn ich nach dem Grund dafür frage und wissen möchte, für welchen Zweck die Informationen in den nachgelagerten Prozessen eingesetzt werden, gibt es oft keine Antwort. Beschränken Sie den Umfang eines Projekts auf die relevanten Daten – seien es Unterschriften in einem Vertragsdokument, ein Kontrollkästchen in einem Formular oder eine bestimmte handschriftliche Information – Projektzeitplan und Implementierungskosten bleiben so im Rahmen.

Fazit

Diese Faktoren sollten Sie bei der digitalen Transformation eines Prozesses berücksichtigen: Machen Sie sich die Quellen der Informationen bewusst und beachten Sie die Sicherheitsanforderungen, die bei der Übermittlung von Daten aus dem Netzwerk oder jenseits der Firewall zu erfüllen sind. Bedenken Sie die Komplexität und die unterschiedlichen Versionen von Formularen und Dokumenten und konzentrieren Sie sich auf die Arbeitsabläufe, bei denen eine Unterschrift validiert werden muss. Sie sollten sich außerdem mit den Voraussetzungen vertraut machen, die bei der Datenextraktion mittels OCR, ICR und OMR erfüllt sein müssen – da diese für die jeweiligen Geschäftsprozesse relevant sind.

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