Die Erfassung von Handschriftendaten stellt für die meisten Unternehmen ein Problem dar. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Faktoren vor, die bei der Arbeit an einer Hyperautomation-Initiative zu berücksichtigen sind, wenn handschriftliche Daten und Dokumente betroffen sind. Vor diesem Hintergrund bietet Ephesoft einige spannende neue Funktionen und erstklassige Genauigkeitsraten – mit Blick auf Schreibschrift branchenweit die höchsten.

Die Bedeutung einer flexiblen intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)

Wer glaubt, dass handschriftliche Daten nur auf festen, standardisierten Formularen vorkommen, hat sich noch nie mit einem behördlichen Verfahren beschäftigt oder an einem nicht ausfüllbaren Online-Formular für eine Anwendung in der freien Wirtschaft gearbeitet. Formularvariationen und -versionen, schlechte Scanqualität, Faxkonvertierungen und vieles mehr können sich auf das Layout der Informationen in einem Formular auswirken. Wenn diese Faktoren ins Spiel kommen, ist eine Datenextraktion nach Schablonen einfach nicht mehr möglich.

Ausgehend von einer AIIM-Umfrage mit rund 300 Befragten verwenden mehr als ein Viertel aller Unternehmen Formulare und Dokumente, die Handschriften enthalten, als Teil ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse. Dazu gehören auch Abläufe, die mit Hilfe von Tools wie RPA-Systemen und BPM-Anwendungen automatisiert wurden oder werden sollen.

  • 26 Prozent der Unternehmen nutzen Formulare und Dokumente mit handschriftlichen Daten für wichtige Geschäftsprozesse.
  • 42 Prozent der Unternehmen, die Formulare für die Übermittlung von Informationen und Anträgen verwenden, erhalten mindestens die Hälfte dieser Formulare mit handschriftlichen Daten.

Für Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors sind handschriftlich übermittelte Informationen eher die Regel als die Ausnahme.

Engpässe

Der öffentliche Sektor ist einer der größten Verursacher von Engpässen bei der Verarbeitung handschriftlicher Daten. Wenn es um Bürgerinnen und Bürger geht, müssen die meisten Behörden Formulare bearbeiten. Unabhängig davon, ob es sich um Bundesministerien oder staatliche und lokale Behörden handelt, sind Budget und Technologieeinführung definitiv wichtige Faktoren. Die Etats für operative Aufgaben sind immer in Gefahr, nach den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie erst recht. Denken Sie auch an Prozesse wie Genehmigungsanträge, Informationsanfragen, Anträge auf Sozialleistungen, Steuerstundungen und viele mehr, die für alle sozioökonomischen Schichten gelten müssen. Angesichts von Personalknappheit, Stellenstreichungen und einer insgesamt verringerten Arbeitskapazität werden die Behörden absehbar mit einem Rückstau bei der manuellen Dateneingabe für all diese von den Bürgern gestellten Anfragen konfrontiert.

Darüber hinaus machen die Datenschutzgesetze den Prozess noch komplizierter, da sie immer höhere Anforderungen stellen. Aber auch die Geschäftswelt ist nicht immun gegen die Informationslücke, die handschriftliche Daten mit sich bringen. So akzeptieren beispielsweise Versicherungsgesellschaften Schadensformulare von Versicherungsnehmern, die handschriftlich eingereicht wurden. Oder erinnern Sie sich an jeden Besuch bei Ihrem Hausarzt, bei dem Sie im Wartezimmer zusammen mit all den anderen hustenden, unglücklich aussehenden Mitpatienten das Formular mit den „aktualisierten Versicherungs- und Kontaktinformationen“ ausfüllen mussten. All diese medizinischen Informationen sind wichtig und müssen in einem digitalen, durchsuchbaren und verwertbaren Format verwaltet werden.

Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung

In Ephesoft Transact werden Inhalte von der eigentlichen Dokumentenerfassung oder -eingabe – entweder als Teil des Workflows eines externen Systems oder als eigenständige Aktion – bis hin zu dem Punkt bewegt, an dem die verarbeiteten Dokumente und ihre zugehörigen Metadaten und Indexwerte an ihr endgültiges Ziel oder den nächsten Schritt im Geschäftsprozess weitergeleitet werden.

Das Neue und Aufregende an Transact ist, dass wir weitere Datenextraktionsfunktionen hinzugefügt haben. Erstens gibt es ein neues, fortschrittliches hOCR-Plugin, das die Extraktion von Handschrift, Schreibschrift und Maschinenschrift ermöglicht. Zweitens baut die Transact-Funktion zur Handschrifterkennung/Intelligent Character Recognition (ICR) auf den in einer früheren Version eingeführten Tools zur Extraktion von gebundenen Blöcken (OCR) und Kontrollkästchen/Optical Mark Recognition (OMR) auf. Zusammen bieten sie eine umfassende, zuverlässige und dennoch schnelle sowie einfache Möglichkeit für Benutzer, Handschriftwerte aus Dokumenten zu extrahieren und Unterschriften oder ausgefüllte Kontrollkästchen zu erkennen. Die Technologie liest sowohl gedruckte als auch Schreibschrift mit einer Genauigkeit von bis zu 88 Prozent – selbst Handschriften, die für den Menschen nicht leicht lesbar sind. Die Benutzer können einen Scanner, ein Tablet, ein Smartphone oder andere Hilfsmittel verwenden, um das Dokument oder Formular zu scannen.

ICR konvertiert Bilder von handgeschriebenem Text in ein bearbeitbares und/oder durchsuchbares Dateiformat. Herkömmliche ICR Engines variieren in Bezug auf Genauigkeit und Serveranforderungen, und es kommen regelmäßig neue, Cloud-basierte und auf maschinellem Lernen basierende ICR Engines auf den Markt. OMR erfasst Daten aus Formularelementen wie Kontrollkästchen und Multiple-Choice-Feldern.

5 Faktoren für ein erfolgreiches Projekt zur digitalen Transformation

Laut einem PTC-Bericht über die digitale Transformation geben Führungskräfte an, dass die Hauptvorteile dieser Initiativen in einer verbesserten betrieblichen Effizienz liegen – ein entscheidender Faktor bei schrumpfenden IT-Budgets. Weitere wichtige Benefits liegen in einer schnelleren Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen sowie in einer immer größer werdenden Kluft zwischen den Erwartungen der Kunden und den Leistungen des Unternehmens. Und für die meisten Betriebe sind Handschriftdaten untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz zur Hyperautomation verbunden. Schauen wir uns also die fünf wichtigsten Elemente eines erfolgreichen digitalen Transformationsprojekts an, wenn es um Handschriftdaten geht.

  1. Quelle der Dokumente

Überlegen Sie zunächst, woher Ihre Inhalte stammen. Wie erhalten Sie Dokumente mit Handschriftdaten? Dies ist von Branche zu Branche und von Prozess zu Prozess unterschiedlich, aber es ist wichtig für den gesamten Arbeitsablauf und den Erfolg sowie die Genauigkeitsrate Ihres Automatisierungsprojekts für die Datenextraktion. Gehen die Dokumente als Faxe, E-Mails oder per Post an eine zentrale Stelle ein, oder werden Bilder von handschriftlichen Formularen und Briefen auf einem mobilen Gerät in ein Unternehmensportal hochgeladen? Diese Methoden, mit denen Papierdokumente in die wichtigsten Informationssysteme Ihres Betriebs gelangen, sollten gebündelt und durch einen zentralen Prozess geleitet werden, um Einheitlichkeit zu gewährleisten und Ihre dokumentenspezifischen Geschäftsprozesse zu optimieren. Glücklicherweise unterstützen wir mit einer Anwendung wie Transact die Aufnahme von Dokumenten aus all diesen Quellen.

  1. Sicherheit

Der zweite Faktor, der für eine erfolgreiche digitale Transformation einschließlich Dokumenten mit Handschrift zu berücksichtigen ist, sind die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche. Gibt es spezielle Sicherheitsanforderungen für den Zugriff auf oder die Integration mit Public-Cloud-Anwendungen?

Transact kann On-Premises installiert oder in einer Private Cloud genutzt werden. Es besteht keine Notwendigkeit, sensible Informationen oder Kundendaten außerhalb des Netzwerks und der Firewalls Ihres Unternehmens zu verschieben, um die umfangreichen Funktionen von ICR zu nutzen.

  1. Komplexität und Vielfalt

Transact verwendet Schlüssel-Wert-Paare zur Identifizierung und Extraktion von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten. Das heißt, die Anwendung sucht nach einem bestimmten Textmuster, das den Schlüssel darstellt, und findet dann den entsprechenden Wert auf Grundlage der Beziehung des gewünschten Extraktionsfeldwertes zum Schlüssel. Dieser Ansatz macht die Konfiguration koordinatenbasierter Vorlagen für die Datenextraktion überflüssig und kann auf Handschriftdaten angewendet werden.

Einige Lösungen für Handschriftdaten sehen Zeichenbeschränkungen oder Kosten pro Feldbasis vor, die unflexibel oder kostspielig sein können. Mit Transact, der OCR-Engine von OpenText Capture Recognition Engine (ehemals Recostar) und dem fortschrittlichen hOCR-Plugin (powered by Google Vision oder Azure, kommt Ende 2022) im Produkt, das einen ganzseitigen OCR-Ansatz verwendet, entstehen Ihnen oder Ihren Kunden jedoch nur minimale Kosten für die Extraktion von Handschriften – entweder pro Feld oder pro Seite.

Viele Erfassungsprodukte erfordern, dass Sie feste Formulare oder koordinatenbasierte Vorlagen erstellen, um Handschriftdaten aus gescannten Dokumenten zu extrahieren. Wenn Sie ein Projekt haben, bei dem es nur ein einziges Formular und eine einzige Variante dieses Formulars gibt, ist dies aus Sicht der Projektkonfiguration und -verwaltung vielleicht kein großes Problem. Was aber, wenn es mehrere historische Varianten dieses Formulars gibt, die der Öffentlichkeit zugänglich sind? Vielleicht wird das Formular jedes Jahr aktualisiert oder erweitert. Was ist, wenn – im Bereich der öffentlichen Verwaltung – das Formular je nach Bundesland unterschiedlich ist?

Dann müssen Sie die Dokumentenquelle und die Auswirkungen berücksichtigen, die diese auf das tatsächliche Layout der Dokumente haben könnte. Wenn ein Formular mit einem mobilen Gerät erfasst wird, kann sich dies auf das Seitenverhältnis des digitalen Bildes auswirken. Wenn physische Dokumente gescannt werden, können sie schief oder falsch herum auf dem Scanner liegen, was wiederum Auswirkungen auf die tatsächlichen Zonenkoordinaten eines Dokuments hat. Das Gleiche gilt für Verzerrungen, die beim Faxen eines Dokuments auftreten. Wenn Sie sich auf einen festen Bereich einer Seite verlassen, um handschriftliche Informationen zu finden, wird Ihre Fähigkeit, ein echtes digitales Transformationsprojekt zu skalieren, durch die Zeit oder die Kosten begrenzt, die für die Gestaltung jeder koordinatenbasierten Vorlage aufgewendet werden müssen.

Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem erforderlichen Maß an Vorhersagbarkeit und Extraktionsgenauigkeit und den Kosten für die unterschiedlichen Formulare, die Sie verarbeiten müssen, bietet und gleichzeitig Ihre Zeitvorgaben einhalten kann. Die gute Nachricht ist, dass Transact ein umfassendes und flexibles Angebot an Tools für Ihren Anwendungsfall bietet, um dieses Gleichgewicht zu finden. Von der traditionellen Extraktion fester Formulare bis hin zur fortschrittlicheren, regellosen KI-Entity-Extraktion ist alles enthalten und arbeitet nahtlos mit unserer Handschriftlösung zusammen.

  1. Erkennung von Unterschriften

Der vierte Faktor für ein erfolgreiches digitales Transformationsprojekt, bei dem Handschriften eine Rolle spielen, ist die Interaktion mit und die Verwaltung von Dokumenten mit Unterschriften. Die Erkennung von Unterschriften kann ein manueller, zeitaufwändiger Schritt sein, der die Antragsbearbeitung in allen Branchen verlangsamt.

Nehmen Sie zum Beispiel die Hypothekenbranche. Das einheitliche Antragsformular für Wohnungsbaudarlehen ist in der Regel Teil eines großen Pakets von kreditbezogenen Dokumenten, die unterschiedlich lang und komplex sind. Die Bestätigung, dass alle Kreditnehmer und Mitkreditnehmer unterschrieben haben, ist entscheidend. Aber wenn ein Mensch sich in diesen Prozess einschaltet, verbringt er viel Zeit damit, durch die Seiten zu blättern, um dieses eine Feld zu finden und dem Paket grünes Licht zu geben. Die Automatisierung dieses Schritts spart Zeit und damit Geld, da der Kreditprozess beschleunigt wird.

Ein weiteres Beispiel sind die Hintergrundüberprüfungen oder das Onboarding von Mitarbeitern in der Personalabteilung. In jeder Branche und in jedem Unternehmen gibt es irgendeine Art von Bewerbungsverfahren, bei denen die Mitarbeiter Dokumente, Formulare oder Erklärungen unterschreiben müssen. Die Einführung automatisierter Validierungsprüfungen für diese allgegenwärtigen Aufgaben birgt ein enormes Zeiteinsparungspotenzial. Ich glaube, dass dies ein Schlüsselelement von Initiativen zur digitalen Transformation sein sollte.

  1. OCR, ICR oder OMR – Extrahieren Sie, was Sie brauchen

Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, ob die relevanten Daten maschinell gedruckt, handgeschrieben, mit optischen Markierungen wie Kontrollkästchen oder Optionsfeldern oder in einer Kombination davon dargestellt werden. Manchmal gibt es Projektanfragen, bei denen ein Unternehmen oder eine Agentur jedes Feld eines Formulars oder jede Information eines Dokuments extrahiert haben möchte. Aber wenn ich nach dem Grund frage, nach dem Zweck der nachgelagerten Informationen, gibt es keine Antwort. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts auf die relevanten Daten beschränken – egal, ob es sich um eine Unterschrift auf einem Vertrag, ein Kontrollkästchen auf einem Formular, eine maschinell oder handschriftlich erfasste Information handelt –, wird sich dies positiv auf den Zeitplan und die Kosten der Implementierung auswirken.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass folgende Aspekte in die Strategie für Ihre Initiative zur digitalen Transformation aufgenommen werden sollten: Berücksichtigen Sie Ihre Dokumentenquellen, prüfen Sie die Sicherheitsanforderungen für die Datenübertragung außerhalb des Netzwerks oder der Firewall Ihres Unternehmens, achten Sie auf die Komplexität und Vielfalt der Formulare und Dokumente, suchen Sie nach Workflows, die eine Unterschriftsvalidierung erfordern und verschaffen Sie sich ein solides Verständnis der Anforderungen an die OCR-, ICR- und OMR-Datenextraktion im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsprozess.

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