Minimieren Sie Ihr Risiko in einem Umfeld voller Veränderungen

Umfassende Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen wirken sich auf Unternehmen aller Branchen aus. Geänderte Richtlinien für die Datenverwaltung, neue Anforderungen an die Rechnungslegung und strengere Sicherheits- und Datenschutzvorgaben beeinträchtigen meist den Geschäftsalltag. Und für IT-Abteilungen bedeutet dies, dass die Liste der Aufgaben noch länger wird. Unternehmen können mit neuen Vorschriften Schritt halten und ihre Risiken mindern, auch wenn sich der internationale Finanzsektor ständig weiterentwickelt, indem Sie Ihre Dokumente mit einer Intelligenz versehen.

Bei der Priorisierung interner Projekte oder bei der Planung und Finanzierung der unternehmenseigenen IT-Strategie werden unstrukturierte Inhalte oft übersehen. Dokumente gelten selten als neues, beeindruckendes Asset, in das Unternehmen gerne investieren. Deshalb befinden sich Unmengen von Daten unerschlossen in Rechnungen, Memos und Personalakten. Sie werden nur berücksichtigt oder überprüft, wenn es absolut notwendig ist. Doch mit neuen Vorschriften für das Daten- und Informationsmanagement sind unausweichlich Änderungen verbunden. Organisationen, die proaktiv die in den Dokumenten verborgenen Daten erschließen, machen das Risiko zu einem Wettbewerbsvorteil.

Sehen wir uns anhand einiger Beispiele an, wie sich die Branchenstandards verändern und wie sich dies auf nahezu jeden Aspekt der Daten- und Dokumentenverwaltung in Organisationen auswirkt.

DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung, oder auch DSGVO, regelt den Umgang mit und den Schutz von personenbezogenen Daten der EU-Bürger. Seit ihrem Inkrafttreten vor etwa einem Jahr wurden weltweit viele Unternehmen für Verletzungen der Datenschutzbestimmungen mit Geldbußen belangt. Die Einhaltung der Richtlinien und Bestimmungen dieser Verordnung erforderten eine grundlegende Umstellung der Abläufe in den Unternehmen. Vor Inkrafttreten der DSGVO im Mai vergangen Jahres bemühten sich Unternehmen auf der ganzen Welt, ihre Verfahren zu verbessern, Lösungen für die Datenverwaltung zu implementieren und Datenschutzbeauftragte zu ernennen. Die meisten Organisationen hatten bisher keine vergleichbaren Mechanismen für den Datenschutz. Dies galt insbesondere für solche Organisationen, die sich bisher nicht mit dem Mining oder der Erhebung von Daten in den sozialen Medien befasst hatten.

Unternehmen, die gegen die europäischen Datenschutzgesetze verstoßen, indem sie Kundeninformationen nicht entfernen oder löschen, winken saftige Geldbußen. Organisationen mit unterschiedlichen Ablagesystemen und zentraler Freigabe von Daten ist vielleicht nicht einmal bewusst, an wie vielen Stellen im Netzwerk oder in der Cloud sich Kundendaten befinden. In diesem Fall stellen die in den Dokumenten enthaltenen Informationen ein Risiko dar. Ein intelligentes Erfassungstool, mit dessen Hilfe Unternehmen die verborgenen Daten erschließen und wichtige Werte identifizieren können – wie Kundeninformationen oder darin enthaltene personenbezogene Daten – minimiert das Risiko ungewollter Datenschutzverletzungen. Außerdem nimmt das innovative Erfassungstool Mitarbeitern und Datenverarbeitern die manuelle Überprüfung der Dokumente ab.

LIBOR

Wikipedia zufolge ist der LIBOR, oder auch London Interbank Offered Rate ein „an allen Bankarbeitstagen unter bestimmten Bedingungen ermittelter Referenzzinssatz für das Interbankengeschäft, der unter anderem als Grundlage für die Berechnung des Kreditzinses herangezogen wird.“ Obwohl dieser Referenzzinssatz in London ermittelt wird, ist er die Grundlage für die meisten Kredite mit variablem Zinssatz. Für die Finanzbranche bedeutet dies, dass ausstehende Kredite in Höhe von etwa 1,2 Billionen US-Dollar auf dem LIBOR basieren, dessen Einsatz weltweit nun allmählich abgeschafft wird. Nun ist aber das Ende des LIBOR in Sicht und seine vollständige Abschaffung bis 2022 geplant.

Dies bedeutet, dass alle Banken und Finanzinstitute mit offenen Kreditverträgen, denen LIBOR als Referenzzinssatz zugrunde liegt, davon betroffen sind. Bei Neuverträgen weisen Kreditgesellschaften nun in den Vertragsklauseln darauf hin, dass sich der Referenzzinssatz ändern kann. Doch bei den bestehenden Verträgen müssen die jeweils festgelegten Bestimmungen umgesetzt werden. Die neuen Vertragsbedingungen erfordern die Überprüfung und Analyse der Kreditdokumente – angesichts von Millionen an Kreditverträgen ein beängstigend hoher Arbeitsaufwand.

Den Unternehmen bleibt nichts anderes übrig, als weitere Mitarbeiter einzustellen, um die Kundendokumente zu identifizieren, zu lesen und um Kundendokumente und Vertragsvereinbarungen zu aktualisieren. Oder aber diese Unternehmen nutzen die Vorteile von Smart Capture® und automatisieren diese Analyse von Inhalten und die Datenextraktion monumentalen Ausmaßes.

IFRS & GAAP

Der „International Financial Reporting Standard“ (IFRS) ist eine weltweit festgelegte Sammlung internationaler Rechnungslegungsvorschriften zur Aufstellung, Darstellung und zum Vergleich von Konzernabschlüssen. GAAP steht für Generally Accepted Accounting Principles. Dabei handelt es sich um die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze in den Vereinigten Staaten, die von der Securities and Exchange Commission (SEC) – der US-amerikanischen Aufsichtsbehörde für Wertpapier- und Börsenhandel – zur Darstellung der Informationen anwendet werden.

All diese Vorschriften werden immer wieder überarbeitet, damit Organisationen ihre Konzernabschlüsse und die Darstellung ihrer Finanzaktivitäten nach den Maßstäben moderner Rechnungslegung vornehmen. Werden neue oder überarbeitete Anforderungen an die Rechnungslegung bekannt gegeben, müssen alle Unternehmen, für die diese neuen Rechnungslegungskriterien gelten, ihre Prozesse und Verfahren entsprechend anpassen.

Wie bei den Beispielen der DSGVO und des LIBOR stellen auch hier verborgene Daten in unstrukturierten Dokumenten ein großes Hindernis bei der Prozessautomatisierung dar. Für Unternehmen, die bereits Tools für die Dokumentenintelligenz einsetzen, bedeuten Änderungen bei den Rechnungslegungsstandard nur eine kleine Anpassung bei der automatisierten Bearbeitung von Verträgen, im Gegensatz dazu tiefgreifenden Veränderungen in der Finanzabteilung, um den Änderungen gerecht zu werden.

Lassen Sie die Daten in Ihren Dokumenten nicht zum schwächsten Glied der internen Informationskette verkommen. Gehen Sie die Herausforderung der unstrukturierten Inhalte proaktiv mit Dokumentenintelligenz an, anstatt nur auf die neuesten Datenschutzvorschriften zu reagieren oder die aktuellen Rechnungslegungsgrundsätze umzusetzen.

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