Die Lösungen von Ephesoft und Nintex ergänzen sich, sodass Sie damit alle Ihre Prozesse bändigen können. Ephesoft ist dabei der erste Schritt. Was geschieht, wenn Smart Capture® und die Workflow-Automatisierung zusammenkommen?

Die Herausforderung

Gemeinsam nehmen wir uns der überwältigenden Datenflut an, die jedes Jahr um den Faktor zehn anwächst. Die Menge der weltweit vorhandenen Daten bemisst sich in Zettabyte und wird 2025 voraussichtlich ein Volumen von 163 ZB erreichen. Welche Datenmenge sich hinter einem Zettabyte verbirgt, musste ich erst recherchieren: Ein Zettabyte umfasst 1.000 Exabytes – mehr Nullen als ich zählen kann. Hinter all diesen Bytes verbirgt sich eine Menge manueller Dateneingabe. Tatsächlich kosteten Unternehmen die für manuelle Dateneingabe zuständigen Mitarbeiter 5,8 Mrd. USD. Die digitale Transformation versucht im Wesentlichen, genau dies zu ändern.

Trends

Unabhängig davon, wie weit die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen fortgeschritten ist, kennen wir Ihre Erwartungen aus den Erfahrungen unserer Kunden und Nutzer. Die meisten Menschen wollen vor Netflix sitzen, um dabei Rechnungen zu überweisen, das Angebot für eine Versicherung einzuholen oder umgehend eine Lizenz zu erneuern.

Unternehmen haben verstanden, dass sie die gewünschte Servicequalität am ehesten bieten, wenn sie mit führenden Lösungen arbeiten, anstatt sich von alten Workflows und veralteten Erfassungslösungen ausbremsen zu lassen. Indem sie mit Anbietern zusammenarbeiten, die OpenAPIs und Low-Code-Lösungen für die Cloud anbieten, profitieren diese Unternehmen von den Vorteilen größerer Effizienz und niedrigeren Kosten. Das Entscheidende dabei ist, dass die erforderliche manuelle Bearbeitung und Dateneingabe dabei verringert werden. Dadurch erreichen Unternehmen schnellere Time-to-Value und erhalten fundierte Erkenntnisse.

Wir automatisieren Prozesse, damit mehr Aufgaben durch weniger Aufwand erledigt werden können. Dabei entlasten wir Mitarbeiter, die sich nun anspruchsvolleren Aufgaben widmen können, anstatt einfach nur Daten einzugeben. Wenn Smart Capture und Workflow-Automatisierung Hand in Hand arbeiten, nähern wir uns immer der voll automatisierten Bearbeitung. Da keine manuelle Dateneingabe mehr erfolgt, profitieren Unternehmen von größerer Sicherheit, Genauigkeit und Produktivität. Gleichzeitig sinken die Kosten.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Bei Ephesoft verfolgen wir einen modernen Ansatz, der Organisationen bisher unerreichten Zugriff auf die Informationen gibt, die sich in ihren Dokumenten verbergen. Die meisten Branchen oder Funktionsbereiche mit großen Mengen an Dokumenten oder Inhalten – wie Finanzdienstleister, Versicherungswirtschaft, Gesundheitswesen, staatliche Einrichtungen, Finanzbuchhaltung, Poststellen, produzierendes Gewerbe und Logistik – könnten von der Automatisierung enorm profitieren. Die bei Smart Capture eingesetzte Technologie beinhaltet alle möglichen Systeme zur Erfassung – vom manuellen Einscannen von Stapeln unterschiedlicher Dokumente und Verträge bis hin zu Rechnungen, RPA-Systemen und anderen Anwendungen. Die erfassten Dokumente werden automatisch ohne Trennblätter bearbeitet – auch E-Mail-Anhänge, Dokumente von Mobilgeräten, aus Faxgeräten oder Ordnern.

Smart Capture führt alle Dokumente zusammen und bereitet die automatische Verarbeitung der Inhalte vor. Die intelligente Technologie ist in der Lage den Unterschied zwischen einem Vertrag und einer Rechnung zu erkennen. Ermöglicht wird dies durch patentierte Tools für überwachtes maschinelles Lernen. Anschließend klassifiziert das System diese Dokumente automatisch und extrahiert die gewünschten Daten. Beispielsweise benötigen Sie vielleicht den Kundennamen, die Rechnungsnummer oder den Rechnungsbetrag. So haben „Wissensarbeiter“ (Knowledge Workers) die Möglichkeit, die extrahierten Daten zu validieren, die anschließend exportiert werden – in Workflows in Nintex, robotische Software, ein ERP-System, eine SharePoint-Repository oder in Box – in praktisch alle branchenspezifische Systeme. Automatisierte intelligente Workflow-Systeme wie Nintex bieten vergleichbare Vorteile, indem die die Geschäftsprozesse straffen und Kunden eine schnellere Time-to-Value bieten.

Durch die Automatisierung lassen sich die Fehler bei der manuellen Eingabe vermeiden. Mitarbeiter können sich so Aufgaben mit höherer Wertschöpfung widmen und sich überlegen, wie die Rendite jedes investierten Euros sichergestellt werden kann. Dieses Szenario ist heute schon Realität – und Organisationen, die intelligente Automatisierungstechnologie einsetzen, haben im Wettbewerb die Nase vorn.

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